APLIKACJEKATEGORIENARZ─śDZIAPRODUKTYWNO┼Ü─ć

7 produktywnych trik├│w w Evernote

W produktywno┼Ťci jest takie poj─Öcie ÔÇ×dokumenty referencyjneÔÇŁ. Brzmi lekko lamersko, ale dotyczy bardzo wa┼╝nego aspektu jakim jest gromadzenie wszelkich informacji, materia┼é├│w, baz wiedzy niezb─Ödnych do tego, by efektywnie realizowa─ç swoje zadania. G┼é├│wnym za┼éo┼╝eniem jest, by owe informacje by┼éy uporz─ůdkowane, dobrze posegregowane i zawsze pod r─Ök─ů. I do tego idealnie sprawdza si─Ö opisany ju┼╝ przeze mnie Evernote. Pokaza┼éem w tym wpisie jak bardzo wiele zastosowa┼ä ma ta aplikacja i jak mo┼╝na wykorzysta─ç j─ů w swojej pracy czy innej tw├│rczo┼Ťci. W tym wpisie natomiast chcia┼ébym zwr├│ci─ç twoj─ů uwag─Ö na kilka trickÔÇÖ├│w Evernote i podpowiedzie─ç jakie mo┼╝esz znale┼║─ç dla nich zastosowanie.

1. Własny adres e-mail Evernote

Tak, w Evernote masz sw├│j unikalny adres e-mail. Prosta rzecz a jak┼╝e przydatna. Pierwszym i najbardziej oczywistym jej zastosowaniem jest wysy┼éanie na ten adres maili, kt├│rych tre┼Ť─ç – po tym jak trafi ju┼╝ do Evernote – staje si─Ö tre┼Ťci─ů notatki. Je┼Ťli jeste┼Ť u┼╝ytkownikiem Evernote rekomenduje ci doda─ç sw├│j adres do swoich kontakt├│w, co u┼éatwi ci szybkie wpisywanie adresu, kt├│ry zwykle nie jest tak prosty do zapami─Ötania jak e-mail, kt├│ry przygotowujesz dla siebie samemu zak┼éadaj─ůc poczt─Ö e-mail.

2. Automatyczne przypisywanie notatnik├│w i znacznik├│w

Ok, to co ju┼╝ wiesz to, ┼╝e mo┼╝esz wysy┼éa─ç maile wprost do swojego systemu do tworzenia notatek. To czego by─ç mo┼╝e nie wiesz to fakt, ┼╝e dodaj─ůc do tytu┼éu maila odpowiedni─ů kombinacj─Ö znak├│w mo┼╝esz automatyzowa─ç segregowanie wysy┼éanych do Evernote notatek. Killer feature ! Ok, jak to zastosowa─ç w praktyce:


­čôîPrzyk┼éad 
Kiedy wykonujesz w┼éa┼Ťnie zadanie dnia jakim jest opr├│┼╝nianie pocztowego inboxa to ka┼╝dorazowo kiedy natrafiasz na maila, kt├│ry zawiera w swej tre┼Ťci jakie┼Ť zadanie dla ciebie mo┼╝esz sforwardowa─ç tego maila do swojego Evernote, dodaj─ůc na ko┼äcu tytu┼éu wysy┼éanego maila ÔÇ×@TO DOÔÇŁ (lub jak─ůkolwiek nazw─Ö, kt├│ra jest dla ciebie wygodna). Wtedy – pod warunkiem, ┼╝e masz w Evernote notatnik o takiej nazwie – ta notatka trafi do Evernote bezpo┼Ťrednio do notatnika o nazwie ÔÇ×TO DOÔÇŁ. Tym samym mo┼╝esz u┼╝ywa─ç swojego systemu do notatek jako magazyn zada┼ä do wykonania.


Aby rozr├│┼╝ni─ç w Evernote i wspomnianym notatniku TO DO te zadania, kt├│re zosta┼éy przys┼éane do ciebie mailem od tych, kt├│re doda┼ée┼Ť do Notatnika r─Öcznie mo┼╝esz dodatkowo tagowa─ç wysy┼éane w tej formie maile. Wystarczy doda─ç na ko┼äcu tytu┼éu wiadomo┼Ťci znak ÔÇ×#emailÔÇŁ (lub inn─ů nazw─Ö znacznika, wa┼╝ne by nazw─Ö poprzedza┼é znak #). Pami─Ötaj by wcze┼Ťniej zdefiniowa─ç ÔÇ×znacznikÔÇŁ o takiej nazwie w swoim Evernote.

Jak zatem wygl─ůda─ç b─Ödzie tytu┼é maila zawieraj─ůcy oba – ┼Ťcie┼╝k─Ö do odpowiedniego Notatnika oraz odpowiedni znacznik:

email wysyłany wprost do Evernote

 

Teraz czas na przykład heavy user , który pokaże ci bardziej konkretne zastosowanie.

­čôîPrzyk┼éad
Z racji mojej pracy ka┼╝dego dnia otrzymuj─Ö zapytania od klient├│w dotycz─ůcych naszych produkt├│w i us┼éug. Takie zapytania (leady sprzeda┼╝owe) rozsy┼éam nast─Öpnie podleg┼éym mi handlowcom uwzgl─Ödniaj─ůc rejonizacj─Ö oraz produkt, kt├│rego dotyczy zapytanie. Wa┼╝ne jest dla mnie abym w nast─Öpstwie tej powtarzalnej czynno┼Ťci m├│g┼é w ka┼╝dym momencie wygenerowa─ç w Evernote zestawienie lead├│w wys┼éanych ka┼╝demu handlowcowi z osobna (taki szybki raport). Staram si─Ö zatem maksymalnie to zautomatyzowa─ç. Co robi─Ö? W Evernote zdefiniowa┼éem odpowiednie dla ka┼╝dego handlowca znaczniki, np.:

  • ÔÇ×JanNowakÔÇŁ
  • ÔÇ×GrzegorzIksinskiÔÇŁ
  • ÔÇ×AnnaKowalskaÔÇŁ
  • itd.

Ponadto mam oczywi┼Ťcie utworzony notatnik ÔÇ×Leady sprzeda┼╝oweÔÇŁ. To nie wszystko. Aby ka┼╝dorazowo nie wpisywa─ç na ko┼äcu tytu┼éu maila kombinacji znak├│w jak _@Leady sprzeda┼╝owe #JanNowak zdefiniowa┼éem na swoim Macu skr├│ty klawiaturowe (i tym samym na urz─ůdzeniach mobilnych – iPhone, iPad, poniewa┼╝ skr├│ty te si─Ö synchronizuj─ů w ekosystemie Apple), i tak:

  • wpisanie ÔÇ×ljnÔÇŁ automatycznie generuje mi tre┼Ť─ç ÔÇ×@Leady sprzeda┼╝owe #JanNowakÔÇŁ
  • wpisanie ÔÇ×lgiÔÇŁ automatycznie generuje mi tre┼Ť─ç ÔÇ×@Leady sprzeda┼╝owe #GrzegorzIksinskiÔÇŁ
  • wpisanie ÔÇ×lakÔÇŁ automatycznie generuje mi tre┼Ť─ç ÔÇ×@Leady sprzeda┼╝owe #AnnaKowalskaÔÇŁ

Dzi─Öki temu ekspresowo mog─Ö wys┼éa─ç takiego leada do handlowca z kopi─ů ukryt─ů (UDW) do Evernote a ten automatycznie trafi do Notatnika z leadÔÇÖami i znacznikiem danego handlowca. Taka segregacja pozwala mi potem ┼éatwo wygenerowa─ç list─Ö lead├│w wys┼éanych do konkretnej osoby.

Zobacz powy┼╝sze zastosowanie na tym video i zastan├│w si─Ö w jakich sytuacjach tobie przyda si─Ö taka automatyzacja:

wysyłanie maila do Evernote ze wskazaniem Notatnika i Znacznika

3. Opisywanie dokument├│w pdf

Jak zapewne ju┼╝ wiesz do notatek w Evernote mo┼╝esz dodawa─ç r├│┼╝ne za┼é─ůczniki, w tym pliki pdf. To czego mo┼╝esz nie wiedzie─ç to fakt, ┼╝e te pliki mo┼╝esz odpowiednio opisywa─ç korzystaj─ůc z dost─Öpnych w interfejsie narz─Ödzi. Opisywanie plik├│w pdf to ┼╝adna nowo┼Ť─ç, takich aplikacji mamy mn├│stwo. To, ┼╝e robisz to ÔÇ×natywnieÔÇŁ w obr─Öbie notatki Evernote ma jednak dwie kluczowe zalety:

Pierwsza – plik opisujesz w miejscu, w kt├│rym go przechowujesz. Nie musisz pliku pdf przechowywanego w Evernote eksportowa─ç do innej aplikacji w celu opisania go po to, by po wszystkim zn├│w umie┼Ťci─ç ju┼╝ opisany plik z powrotem w odpowiedniej notatce

Druga – opisany w aplikacji Evernote plik przygotowuje dla ciebie podsumowanie zmian opis├│w, kt├│rych w nim dokona┼ée┼Ť. To ┼Ťwietna funkcja. Wyobra┼║ sobie bowiem, ┼╝e otrzyma┼ée┼Ť do zaopiniowania pi─Ö─çdziesi─Öciostronicow─ů umow─Ö, w kt├│rej nast─Öpnie zaznaczasz uwagi czy sugestie zmian. Kiedy przychodzi czas na um├│wienie zasugerowanych przez ciebie zmian ze wsp├│┼épracownikami czy klientem, nie musisz skaka─ç po 50-ciu stronach umowy. Wystarczy, ┼╝e skupisz si─Ö na samym podsumowaniu gdzie w jednym miejscu znajduj─ů si─Ö tylko te miejsca, w kt├│rych dokona┼ée┼Ť zmiany czyli doda┼ée┼Ť odpowiedni opis, sketch, zakre┼Ťlenie, znaczek, itp.
Idealnie jakby ka┼╝da z tych zmian by┼éa podlinkowana do tego miejsca w umowie, w kt├│rym dane zaznaczenie powsta┼éo prawda ­čśë ? .. voil├á dok┼éadnie tak to dzia┼éa. Sp├│jrz:

opisywanie plik├│w pdf w Evernote (´ú┐Mac)

4. Wtyczka do przegl─ůdarki www

Evernote przygotowany jest do przechowywania w formie notatek r├│┼╝nego rodzaju contentu (teksty, rysunki, pliki, nagrania d┼║wi─Ökowe). Te formaty nie wyczerpuj─ů jednak jego mo┼╝liwo┼Ťci. Zastosowanie odpowiedniej wtyczki do u┼╝ywanej przez ciebie przegl─ůdarki internetowej jeszcze bardziej wzbogaca mo┼╝liwo┼Ťci przechwytywania tre┼Ťci i przechowywania ich w aplikacji z zielonym s┼éoniem. Co zatem umo┼╝liwia:

  • Jednym klikni─Öciem masz mo┼╝liwo┼Ť─ç zapisu do Evernote ca┼éej odwiedzanej w┼éa┼Ťnie strony, konkretnego artyku┼éu, kt├│ry w┼éa┼Ťnie przegl─ůdasz, zak┼éadki (linku) do tej strony lub samego wycinku/zaznaczenia. Ca┼éa operacja umo┼╝liwia wybranie odpowiedniego notatnika i znacznika przy zapisie
Zapisywanie tre┼Ťci strony przy u┼╝yciu no┼╝yczek sieciowych Evernote
  • To jednak nie wszystko. Prawdziwa bomba to funkcja r├│wnoleg┼éego przeszukiwania twojego Evernote podczas gdy wyszukujesz w┼éa┼Ťnie czego┼Ť w internetowej wyszukiwarce. Jak to dzia┼éa? Kiedy wpisujesz wybrana fraz─Ö w google jed nocze┼Ťnie przeszukiwane s─ů twoje zasoby Evernote. Jakie to ma znaczenie? A co je┼Ťli powiem ci, ┼╝e ten rodzaj wyszukiwania jest bardziej efektywny ni┼╝ googlowanie? Przyjrzyjmy si─Ö temu na moim przyk┼éadzie – mam w Evernote ponad 1500 notatek. Co w nich mam? Ano tre┼Ťci, kt├│re na przestrzeni lat zebra┼éem, odpowiednio przetworzy┼éem, tak by wykorzysta─ç je w przysz┼éo┼Ťci, kiedy akurat b─Öd─ů mi potrzebne. Czy pamietam co mam w swoim Evernote? Absolutnie nie, czyli w momencie przeszukiwania internetu w celu jaki┼Ť wa┼╝nych dla mnie materia┼é├│w nie pami─Ötam czy i co w kontek┼Ťcie poszukiwanego zagadnienia ju┼╝ mam do tej pory zgromadzone w Evernote. Jaka jest wi─Öc korzy┼Ť─ç tego, ┼╝e podczas wyszukiwania fraz w google po prawej stronie wyskoczy mi wynik wyszukiwania tej frazy w mojej bazie notatek w Evernote? Ano znajd─Ö tam informacje, kt├│rym ju┼╝ wcze┼Ťniej po┼Ťwi─Öci┼éem czas, odpowiednio je przetworzy┼éem i uzna┼éem za warto┼Ťciowe do dalszego wykorzystania w nieokre┼Ťlonej przysz┼éo┼Ťci. Ju┼╝ wiesz do czego zmierzam? Nie musz─Ö tego robi─ç ponownie w internecie. Skoro Evernote ju┼╝ mi przypomnia┼é, ┼╝e mam w┼Ťr├│d swoich notatek tre┼Ťci na dany temat to ufam w ich jako┼Ť─ç, boÔÇŽosoba przeszukuj─ůca w┼éa┼Ťnie internet i osoba, kt├│ra przygotowa┼éa ju┼╝ kiedy┼Ť te notatki to ta sama osoba..mua ­čĹĘÔÇŹ­čĺ╗.

5. Skanowanie

Nie pami─Ötam kiedy skanowa┼éem co┼Ť tradycyjnym skanerem a musz─Ö przyzna─ç, ┼╝e du┼╝o pracuj─Ö z przer├│┼╝nego rodzaju dokumentami. To, ┼╝e Evernote ÔÇ×przyjmieÔÇŁ wszelkie rozszerzenia plik├│w jako za┼é─ůczniki to ju┼╝ wiesz. To czego mo┼╝esz nie wiedzie─ç, to to ┼╝e ma r├│wnie┼╝ wbudowany skaner (cho─ç nie tak to w aplikacji nazwano). Skaner wywo┼éujesz poprzez u┼╝ycie niewinnie brzmi─ůcej funkcji ÔÇ×zr├│b zdj─ÖcieÔÇŁ. Po uruchomieniu jej i skierowaniu aparatu urz─ůdzenia na fotografowany obiekt aplikacja rozpoznaje (!) czy to co fotografujesz jest: dokumentem, wizyt├│wk─ů czy tablic─ů (typu whiteboard).

scanowanie w Evernote (iPhone)

Tak zeskanowany plik staje si─Ö cz─Ö┼Ťci─ů notatki – co wa┼╝ne – w formie pe┼énego widoku a nie pliku, w kt├│ry musisz klikn─ů─ç aby zobaczy─ç zawarto┼Ť─ç.

Kiedy zatwierdzisz zeskanowan─ů wizyt├│wk─Ö aplikacja pyta ci─Ö czy chcesz wys┼éa─ç swoje dane osobie, kt├│rej dane znajduj─ů si─Ö na wizyt├│wce. To funkcja wspierana przez LinkedIn. Oczywi┼Ťcie dane z wizyt├│wki trafiaj─ů do twoich kontakt├│w wzbogacone o zdj─Öcie danej osoby (o ile korzystasz z po┼é─ůczenia z LinkedIn).

Tre┼Ťci zeskanowanej tablicy whiteboard tworz─ů dla ciebie “wyg┼éadzony” plik graficzny. Teksty zapisane na tablicy znajda si─Ö w┼Ťr├│d wynik├│w wyszukiwania w wyszukiwarce Evernote tak jakby to by┼é zwyk┼éy tekst. 

 

Sam nie przechowuje ju┼╝ w og├│le dokument├│w ani wizyt├│wek w formie papierowej. skanuje i wyrzucam wi─Ökszo┼Ť─ç z nich. Dop├│ki by┼éy ÔÇ×przechowywaneÔÇŁ w formie papierowej, nie stanowi┼éy dla mnie warto┼Ťci w przysz┼éo┼Ťci, bo kto nosi ze sob─ů wszystkie dokumenty czy wizyt├│wki, kt├│re zgromadzi┼é dotychczas ­čĄö.

6. Dost─Öp z zewn─ůtrz

To co w nieoceniony spos├│b wp┼éywa na u┼╝yteczno┼Ť─ç Evernote to dost─Öp do aplikacji z ÔÇ×zewn─ůtrzÔÇŁ. Szeroka funkcjonalno┼Ť─ç w obr─Öbie samej aplikacji to jedno. To jednak co stanowi o wygodzie i szybko┼Ťci gromadzenia i tworzenia notatek w samej aplikacji to wszelkie mo┼╝liwo┼Ťci automatyzacji poprzez integracje r├│┼╝nych aplikacji czy us┼éug z aplikacj─ů Evernote.

Skr├│ty (Shortcuts)

Je┼Ťli pad┼éo s┼éowo automatyzacja, to musz─Ö zacz─ů─ç od aplikacji Shortcuts. To wydana przez Apple jesieni─ů 2018 roku aplikacja do tworzenie tzw. kolejek czynno┼Ťci (workflows). Prawdziwy turbo boost produktywno┼Ťci. Wi─Öcej pisze o jej zastosowaniu tutaj. W tym miejscu chcia┼ébym jednak skupi─ç si─Ö na ogromnej roli Evernote w automatyzacji za pomoc─ů skr├│t├│w. Wi─Ökszo┼Ť─ç skr├│t├│w, kt├│rych u┼╝ywam ma bowiem za zadanie – w efekcie dzia┼éania skr├│tu – utworzy─ç notatk─Ö lub odwo┼éa─ç si─Ö do jakiej┼Ť wcze┼Ťniej utworzonej w Evernote tre┼Ťci. Okazuje si─Ö, ┼╝e Evernote daje naprawd─Ö szerokie mo┼╝liwo┼Ťci w kontek┼Ťcie ÔÇ×programowaniaÔÇŁ skr├│t├│w, co ciekawe ÔÇŽdu┼╝o wi─Öksze ni┼╝ systemowa aplikacja Apple do tworzenia notatek (Notatki).

Zobacz przykładowy skrót z zastosowaniem Evernote:

Zapisywanie ulubionych restauracji (aplikacja ´ú┐Skr├│ty)

Udost─Öpnianie

Dla porz─ůdku warto wspomnie─ç o funkcji systemowego udost─Öpniania jako podstawowej mo┼╝liwo┼Ťci dodawania r├│┼╝nego typu contentu w formie notatki do Evernote. Wsz─Ödzie gdzie w systemie masz mo┼╝liwo┼Ť─ç u┼╝ycia tej funkcji, masz mo┼╝liwo┼Ť─ç udost─Öpnienia zawarto┼Ťci do Evernote.

przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udost─Öpniania w ´ú┐MacOS
przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udost─Öpniania w iOS (´ú┐iPhone)

Dost─Öp z aplikacji zewn─Ötrznych

Evernote pozwala na tworzenie bardzo przydatnych i produktywnych integracji mi─Ödzy aplikacjami zewn─Ötrznymi a samym Evernote. Bardzo dobrym przyk┼éadem jest aplikacja polskiego developera do zarz─ůdzania zadaniami NOZBE, w kt├│rej nie tylko mo┼╝esz w obr─Öbie danego zadania ÔÇ×podpi─ů─çÔÇŁ dan─ů notatk─Ö, ale co bardzo istotne, nie jest to zwyk┼ée skopiowanie jej tre┼Ťci. To sta┼ée po┼é─ůczenie z ta notatk─ů, co powoduje, ┼╝e kiedy przegl─ůdasz zawarto┼Ť─ç tej notatki z poziomu zadania w Nozbe to zawsze widzisz jej aktualna tre┼Ť─ç nawet je┼Ťli w tzw. ÔÇ×mi─ÖdzyczasieÔÇŁ edytowa┼ée┼Ť j─ů bezpo┼Ťrednio w Evernote. Super przydatne w zarz─ůdzaniu zadaniami.
Je┼Ťli twoja aplikacja do zarz─ůdzania zadaniami nie obs┼éuguje tego w podobny spos├│b, nie jest to wielki problem. Mo┼╝esz ┼éatwo wygenerowa─ç link do danej notatki w Evernote i wklei─ç go w polu notatki w aplikacji do zada┼ä. Po klikni─Öciu w link zostaniesz przeniesiony do webowej wersji tej notatki.

7. Udost─Öpnianie notatek i notatnik├│w innym osobom

Evernote umo┼╝liwia udost─Öpnianie w bardzo szerokim zakresie. Innym osobom mo┼╝esz udost─Öpni─ç pojedyncz─ů notatk─Ö oraz ca┼éy notatnik (z przypisanymi do niego notatkami). To pozwala na sprawn─ů wsp├│┼éprac─Ö z innymi osobami nad tre┼Ťciami notatek. Aplikacja daje tobie r├│wnie┼╝ mo┼╝liwo┼Ť─ç limitowania dost─Öpu do notatki poprzez zabranie mo┼╝liwo┼Ťci edycji czy zapraszania kolejnych os├│b. ┼Üwietna sprawa w przypadku np. tworzenia baz wiedzy czy procedur w firmach.


Czasem jednak mo┼╝esz mie─ç potrzeb─Ö udost─Öpnienia publicznie jaki┼Ť tre┼Ťci nie maj─ůc na wzgl─Ödzie jakiej┼Ť konkretnej osoby. Za┼é├│┼╝my na przyk┼éad, ┼╝e chcesz umie┼Ťci na stronie www dost─Öp publiczny do regulaminu us┼éugi, kt├│r─ů ┼Ťwiadczysz. Nie musisz – maj─ůc Evernote – tworzy─ç pod to strony/podstrony internetowej. Wystarczy, ┼╝e utworzysz notatk─Ö z tre┼Ťci─ů regulaminu i udost─Öpnisz j─ů publicznie bezpo┼Ťrednio z Evernote. To bardzo produktywne podej┼Ťcie, kt├│re oszcz─Ödza nie tylko sporo pracy, ale pozwala na ┼é─ůczenie kilku czynno┼Ťci w jedn─ů: regulamin tworz─Ö i przechowuje w Evernote, a jego publiczne udost─Öpnienie odbywa si─Ö bezpo┼Ťrednio z aplikacji. ┼Üwietna sprawa.

Tutaj zobaczysz przyk┼éadow─ů notatk─Ö, kt├│r─ů udost─Öpniam publicznie

Je┼Ťli nie jeste┼Ť jeszcze u┼╝ytkownikiem Evernote a ten wpis zach─Öci┼é ci─Ö do tego by spr├│bowa─ç, skorzystaj z tego linku w celu za┼éo┼╝enia konta oraz koniecznie zapoznaj si─Ö z moim wprowadzeniem do Evernote.

Powodzenia
Grzegorz Jaszkiewicz

 

 

Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw├│j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt├│rych wype┼énienie jest wymagane, s─ů oznaczone symbolem *


Tags:

Hey ­čÖő dzi─Ökuj─Ö za odwiedziny mojego bloga…

Chcia┼ébym Ci powiedzie─ç, ┼╝e poza pasj─ů na temat produktywno┼Ťci, zajmuj─Ö si─Ö r├│wnie┼╝ produkcj─ů video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi─ç stron─Ö ;)

Odwied┼║ moj─ů stron─Ö je┼Ťli jeste┼Ť ciekawy jak Twoja firma mo┼╝e przyspieszy─ç ­čÜÇ poprzez dzia┼éania marketingowe w oparciu o video.┬á