APLIKACJEKATEGORIENARZ臉DZIAPRODUKTYWNO艢膯

7 produktywnych trik贸w w Evernote

W produktywno艣ci jest takie poj臋cie 鈥瀌okumenty referencyjne鈥. Brzmi lekko lamersko, ale dotyczy bardzo wa偶nego aspektu jakim jest gromadzenie wszelkich informacji, materia艂贸w, baz wiedzy niezb臋dnych do tego, by efektywnie realizowa膰 swoje zadania. G艂贸wnym za艂o偶eniem jest, by owe informacje by艂y uporz膮dkowane, dobrze posegregowane i zawsze pod r臋k膮. I do tego idealnie sprawdza si臋 opisany ju偶 przeze mnie Evernote. Pokaza艂em w tym wpisie jak bardzo wiele zastosowa艅 ma ta aplikacja i jak mo偶na wykorzysta膰 j膮 w swojej pracy czy innej tw贸rczo艣ci. W tym wpisie natomiast chcia艂bym zwr贸ci膰 twoj膮 uwag臋 na kilka trick鈥櫭硍 Evernote i podpowiedzie膰 jakie mo偶esz znale藕膰 dla nich zastosowanie.

1. W艂asny adres e-mail Evernote

Tak, w Evernote masz sw贸j unikalny adres e-mail. Prosta rzecz a jak偶e przydatna. Pierwszym i najbardziej oczywistym jej zastosowaniem jest wysy艂anie na ten adres maili, kt贸rych tre艣膰 – po tym jak trafi ju偶 do Evernote – staje si臋 tre艣ci膮 notatki. Je艣li jeste艣 u偶ytkownikiem Evernote rekomenduje ci doda膰 sw贸j adres do swoich kontakt贸w, co u艂atwi ci szybkie wpisywanie adresu, kt贸ry zwykle nie jest tak prosty do zapami臋tania jak e-mail, kt贸ry przygotowujesz dla siebie samemu zak艂adaj膮c poczt臋 e-mail.

2. Automatyczne przypisywanie notatnik贸w i znacznik贸w

Ok, to co ju偶 wiesz to, 偶e mo偶esz wysy艂a膰 maile wprost do swojego systemu do tworzenia notatek. To czego by膰 mo偶e nie wiesz to fakt, 偶e dodaj膮c do tytu艂u maila odpowiedni膮 kombinacj臋 znak贸w mo偶esz automatyzowa膰 segregowanie wysy艂anych do Evernote notatek. Killer feature ! Ok, jak to zastosowa膰 w praktyce:


馃搶Przyk艂ad 
Kiedy wykonujesz w艂a艣nie zadanie dnia jakim jest opr贸偶nianie pocztowego inboxa to ka偶dorazowo kiedy natrafiasz na maila, kt贸ry zawiera w swej tre艣ci jakie艣 zadanie dla ciebie mo偶esz sforwardowa膰 tego maila do swojego Evernote, dodaj膮c na ko艅cu tytu艂u wysy艂anego maila 鈥@TO DO鈥 (lub jak膮kolwiek nazw臋, kt贸ra jest dla ciebie wygodna). Wtedy – pod warunkiem, 偶e masz w Evernote notatnik o takiej nazwie – ta notatka trafi do Evernote bezpo艣rednio do notatnika o nazwie 鈥濼O DO鈥. Tym samym mo偶esz u偶ywa膰 swojego systemu do notatek jako magazyn zada艅 do wykonania.


Aby rozr贸偶ni膰 w Evernote i wspomnianym notatniku TO DO te zadania, kt贸re zosta艂y przys艂ane do ciebie mailem od tych, kt贸re doda艂e艣 do Notatnika r臋cznie mo偶esz dodatkowo tagowa膰 wysy艂ane w tej formie maile. Wystarczy doda膰 na ko艅cu tytu艂u wiadomo艣ci znak 鈥#email鈥 (lub inn膮 nazw臋 znacznika, wa偶ne by nazw臋 poprzedza艂 znak #). Pami臋taj by wcze艣niej zdefiniowa膰 鈥瀦nacznik鈥 o takiej nazwie w swoim Evernote.

Jak zatem wygl膮da膰 b臋dzie tytu艂 maila zawieraj膮cy oba – 艣cie偶k臋 do odpowiedniego Notatnika oraz odpowiedni znacznik:

email wysy艂any wprost do Evernote

 

Teraz czas na przyk艂ad heavy user , kt贸ry poka偶e ci bardziej konkretne zastosowanie.

馃搶Przyk艂ad
Z racji mojej pracy ka偶dego dnia otrzymuj臋 zapytania od klient贸w dotycz膮cych naszych produkt贸w i us艂ug. Takie zapytania (leady sprzeda偶owe) rozsy艂am nast臋pnie podleg艂ym mi handlowcom uwzgl臋dniaj膮c rejonizacj臋 oraz produkt, kt贸rego dotyczy zapytanie. Wa偶ne jest dla mnie abym w nast臋pstwie tej powtarzalnej czynno艣ci m贸g艂 w ka偶dym momencie wygenerowa膰 w Evernote zestawienie lead贸w wys艂anych ka偶demu handlowcowi z osobna (taki szybki raport). Staram si臋 zatem maksymalnie to zautomatyzowa膰. Co robi臋? W Evernote zdefiniowa艂em odpowiednie dla ka偶dego handlowca znaczniki, np.:

  • 鈥濲anNowak鈥
  • 鈥濭rzegorzIksinski鈥
  • 鈥濧nnaKowalska鈥
  • itd.

Ponadto mam oczywi艣cie utworzony notatnik 鈥濴eady sprzeda偶owe鈥. To nie wszystko. Aby ka偶dorazowo nie wpisywa膰 na ko艅cu tytu艂u maila kombinacji znak贸w jak _@Leady sprzeda偶owe #JanNowak zdefiniowa艂em na swoim Macu skr贸ty klawiaturowe (i tym samym na urz膮dzeniach mobilnych – iPhone, iPad, poniewa偶 skr贸ty te si臋 synchronizuj膮 w ekosystemie Apple), i tak:

  • wpisanie ljn automatycznie generuje mi tre艣膰 鈥濦Leady sprzeda偶owe #JanNowak鈥
  • wpisanie lgi鈥 automatycznie generuje mi tre艣膰 鈥濦Leady sprzeda偶owe #GrzegorzIksinski鈥
  • wpisanie 鈥lak鈥 automatycznie generuje mi tre艣膰 鈥濦Leady sprzeda偶owe #AnnaKowalska鈥

Dzi臋ki temu ekspresowo mog臋 wys艂a膰 takiego leada do handlowca z kopi膮 ukryt膮 (UDW) do Evernote a ten automatycznie trafi do Notatnika z lead鈥檃mi i znacznikiem danego handlowca. Taka segregacja pozwala mi potem 艂atwo wygenerowa膰 list臋 lead贸w wys艂anych do konkretnej osoby.

Zobacz powy偶sze zastosowanie na tym video i zastan贸w si臋 w jakich sytuacjach tobie przyda si臋 taka automatyzacja:

wysy艂anie maila do Evernote ze wskazaniem Notatnika i Znacznika

3. Opisywanie dokument贸w pdf

Jak zapewne ju偶 wiesz do notatek w Evernote mo偶esz dodawa膰 r贸偶ne za艂膮czniki, w tym pliki pdf. To czego mo偶esz nie wiedzie膰 to fakt, 偶e te pliki mo偶esz odpowiednio opisywa膰 korzystaj膮c z dost臋pnych w interfejsie narz臋dzi. Opisywanie plik贸w pdf to 偶adna nowo艣膰, takich aplikacji mamy mn贸stwo. To, 偶e robisz to 鈥瀗atywnie鈥 w obr臋bie notatki Evernote ma jednak dwie kluczowe zalety:

Pierwsza – plik opisujesz w miejscu, w kt贸rym go przechowujesz. Nie musisz pliku pdf przechowywanego w Evernote eksportowa膰 do innej aplikacji w celu opisania go po to, by po wszystkim zn贸w umie艣ci膰 ju偶 opisany plik z powrotem w odpowiedniej notatce

Druga – opisany w aplikacji Evernote plik przygotowuje dla ciebie podsumowanie zmian opis贸w, kt贸rych w nim dokona艂e艣. To 艣wietna funkcja. Wyobra藕 sobie bowiem, 偶e otrzyma艂e艣 do zaopiniowania pi臋膰dziesi臋ciostronicow膮 umow臋, w kt贸rej nast臋pnie zaznaczasz uwagi czy sugestie zmian. Kiedy przychodzi czas na um贸wienie zasugerowanych przez ciebie zmian ze wsp贸艂pracownikami czy klientem, nie musisz skaka膰 po 50-ciu stronach umowy. Wystarczy, 偶e skupisz si臋 na samym podsumowaniu gdzie w jednym miejscu znajduj膮 si臋 tylko te miejsca, w kt贸rych dokona艂e艣 zmiany czyli doda艂e艣 odpowiedni opis, sketch, zakre艣lenie, znaczek, itp.
Idealnie jakby ka偶da z tych zmian by艂a podlinkowana do tego miejsca w umowie, w kt贸rym dane zaznaczenie powsta艂o prawda 馃槈 ? .. voil脿 dok艂adnie tak to dzia艂a. Sp贸jrz:

opisywanie plik贸w pdf w Evernote (铮縈ac)

4. Wtyczka do przegl膮darki www

Evernote przygotowany jest do przechowywania w formie notatek r贸偶nego rodzaju contentu (teksty, rysunki, pliki, nagrania d藕wi臋kowe). Te formaty nie wyczerpuj膮 jednak jego mo偶liwo艣ci. Zastosowanie odpowiedniej wtyczki do u偶ywanej przez ciebie przegl膮darki internetowej jeszcze bardziej wzbogaca mo偶liwo艣ci przechwytywania tre艣ci i przechowywania ich w aplikacji z zielonym s艂oniem. Co zatem umo偶liwia:

  • Jednym klikni臋ciem masz mo偶liwo艣膰 zapisu do Evernote ca艂ej odwiedzanej w艂a艣nie strony, konkretnego artyku艂u, kt贸ry w艂a艣nie przegl膮dasz, zak艂adki (linku) do tej strony lub samego wycinku/zaznaczenia. Ca艂a operacja umo偶liwia wybranie odpowiedniego notatnika i znacznika przy zapisie
Zapisywanie tre艣ci strony przy u偶yciu no偶yczek sieciowych Evernote
  • To jednak nie wszystko. Prawdziwa bomba to funkcja r贸wnoleg艂ego przeszukiwania twojego Evernote podczas gdy wyszukujesz w艂a艣nie czego艣 w internetowej wyszukiwarce. Jak to dzia艂a? Kiedy wpisujesz wybrana fraz臋 w google jed nocze艣nie przeszukiwane s膮 twoje zasoby Evernote. Jakie to ma znaczenie? A co je艣li powiem ci, 偶e ten rodzaj wyszukiwania jest bardziej efektywny ni偶 googlowanie? Przyjrzyjmy si臋 temu na moim przyk艂adzie – mam w Evernote ponad 1500 notatek. Co w nich mam? Ano tre艣ci, kt贸re na przestrzeni lat zebra艂em, odpowiednio przetworzy艂em, tak by wykorzysta膰 je w przysz艂o艣ci, kiedy akurat b臋d膮 mi potrzebne. Czy pamietam co mam w swoim Evernote? Absolutnie nie, czyli w momencie przeszukiwania internetu w celu jaki艣 wa偶nych dla mnie materia艂贸w nie pami臋tam czy i co w kontek艣cie poszukiwanego zagadnienia ju偶 mam do tej pory zgromadzone w Evernote. Jaka jest wi臋c korzy艣膰 tego, 偶e podczas wyszukiwania fraz w google po prawej stronie wyskoczy mi wynik wyszukiwania tej frazy w mojej bazie notatek w Evernote? Ano znajd臋 tam informacje, kt贸rym ju偶 wcze艣niej po艣wi臋ci艂em czas, odpowiednio je przetworzy艂em i uzna艂em za warto艣ciowe do dalszego wykorzystania w nieokre艣lonej przysz艂o艣ci. Ju偶 wiesz do czego zmierzam? Nie musz臋 tego robi膰 ponownie w internecie. Skoro Evernote ju偶 mi przypomnia艂, 偶e mam w艣r贸d swoich notatek tre艣ci na dany temat to ufam w ich jako艣膰, bo鈥soba przeszukuj膮ca w艂a艣nie internet i osoba, kt贸ra przygotowa艂a ju偶 kiedy艣 te notatki to ta sama osoba..mua 馃懆鈥嶐煉.

5. Skanowanie

Nie pami臋tam kiedy skanowa艂em co艣 tradycyjnym skanerem a musz臋 przyzna膰, 偶e du偶o pracuj臋 z przer贸偶nego rodzaju dokumentami. To, 偶e Evernote 鈥瀙rzyjmie鈥 wszelkie rozszerzenia plik贸w jako za艂膮czniki to ju偶 wiesz. To czego mo偶esz nie wiedzie膰, to to 偶e ma r贸wnie偶 wbudowany skaner (cho膰 nie tak to w aplikacji nazwano). Skaner wywo艂ujesz poprzez u偶ycie niewinnie brzmi膮cej funkcji 鈥瀦r贸b zdj臋cie鈥. Po uruchomieniu jej i skierowaniu aparatu urz膮dzenia na fotografowany obiekt aplikacja rozpoznaje (!) czy to co fotografujesz jest: dokumentem, wizyt贸wk膮 czy tablic膮 (typu whiteboard).

scanowanie w Evernote (iPhone)

Tak zeskanowany plik staje si臋 cz臋艣ci膮 notatki – co wa偶ne – w formie pe艂nego widoku a nie pliku, w kt贸ry musisz klikn膮膰 aby zobaczy膰 zawarto艣膰.

Kiedy zatwierdzisz zeskanowan膮 wizyt贸wk臋 aplikacja pyta ci臋 czy chcesz wys艂a膰 swoje dane osobie, kt贸rej dane znajduj膮 si臋 na wizyt贸wce. To funkcja wspierana przez LinkedIn. Oczywi艣cie dane z wizyt贸wki trafiaj膮 do twoich kontakt贸w wzbogacone o zdj臋cie danej osoby (o ile korzystasz z po艂膮czenia z LinkedIn).

Tre艣ci zeskanowanej tablicy whiteboard tworz膮 dla ciebie „wyg艂adzony” plik graficzny. Teksty zapisane na tablicy znajda si臋 w艣r贸d wynik贸w wyszukiwania w wyszukiwarce Evernote tak jakby to by艂 zwyk艂y tekst. 

 

Sam nie przechowuje ju偶 w og贸le dokument贸w ani wizyt贸wek w formie papierowej. skanuje i wyrzucam wi臋kszo艣膰 z nich. Dop贸ki by艂y 鈥瀙rzechowywane鈥 w formie papierowej, nie stanowi艂y dla mnie warto艣ci w przysz艂o艣ci, bo kto nosi ze sob膮 wszystkie dokumenty czy wizyt贸wki, kt贸re zgromadzi艂 dotychczas 馃.

6. Dost臋p z zewn膮trz

To co w nieoceniony spos贸b wp艂ywa na u偶yteczno艣膰 Evernote to dost臋p do aplikacji z 鈥瀦ewn膮trz鈥. Szeroka funkcjonalno艣膰 w obr臋bie samej aplikacji to jedno. To jednak co stanowi o wygodzie i szybko艣ci gromadzenia i tworzenia notatek w samej aplikacji to wszelkie mo偶liwo艣ci automatyzacji poprzez integracje r贸偶nych aplikacji czy us艂ug z aplikacj膮 Evernote.

Skr贸ty (Shortcuts)

Je艣li pad艂o s艂owo automatyzacja, to musz臋 zacz膮膰 od aplikacji Shortcuts. To wydana przez Apple jesieni膮 2018 roku aplikacja do tworzenie tzw. kolejek czynno艣ci (workflows). Prawdziwy turbo boost produktywno艣ci. Wi臋cej pisze o jej zastosowaniu tutaj. W tym miejscu chcia艂bym jednak skupi膰 si臋 na ogromnej roli Evernote w automatyzacji za pomoc膮 skr贸t贸w. Wi臋kszo艣膰 skr贸t贸w, kt贸rych u偶ywam ma bowiem za zadanie – w efekcie dzia艂ania skr贸tu – utworzy膰 notatk臋 lub odwo艂a膰 si臋 do jakiej艣 wcze艣niej utworzonej w Evernote tre艣ci. Okazuje si臋, 偶e Evernote daje naprawd臋 szerokie mo偶liwo艣ci w kontek艣cie 鈥瀙rogramowania鈥 skr贸t贸w, co ciekawe 鈥u偶o wi臋ksze ni偶 systemowa aplikacja Apple do tworzenia notatek (Notatki).

Zobacz przyk艂adowy skr贸t z zastosowaniem Evernote:

Zapisywanie ulubionych restauracji (aplikacja 铮縎kr贸ty)

Udost臋pnianie

Dla porz膮dku warto wspomnie膰 o funkcji systemowego udost臋pniania jako podstawowej mo偶liwo艣ci dodawania r贸偶nego typu contentu w formie notatki do Evernote. Wsz臋dzie gdzie w systemie masz mo偶liwo艣膰 u偶ycia tej funkcji, masz mo偶liwo艣膰 udost臋pnienia zawarto艣ci do Evernote.

przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udost臋pniania w 铮縈acOS
przekazywanie do Evernote poprzez funkcje udost臋pniania w iOS (铮縤Phone)

Dost臋p z aplikacji zewn臋trznych

Evernote pozwala na tworzenie bardzo przydatnych i produktywnych integracji mi臋dzy aplikacjami zewn臋trznymi a samym Evernote. Bardzo dobrym przyk艂adem jest aplikacja polskiego developera do zarz膮dzania zadaniami NOZBE, w kt贸rej nie tylko mo偶esz w obr臋bie danego zadania 鈥瀙odpi膮膰鈥 dan膮 notatk臋, ale co bardzo istotne, nie jest to zwyk艂e skopiowanie jej tre艣ci. To sta艂e po艂膮czenie z ta notatk膮, co powoduje, 偶e kiedy przegl膮dasz zawarto艣膰 tej notatki z poziomu zadania w Nozbe to zawsze widzisz jej aktualna tre艣膰 nawet je艣li w tzw. 鈥瀖i臋dzyczasie鈥 edytowa艂e艣 j膮 bezpo艣rednio w Evernote. Super przydatne w zarz膮dzaniu zadaniami.
Je艣li twoja aplikacja do zarz膮dzania zadaniami nie obs艂uguje tego w podobny spos贸b, nie jest to wielki problem. Mo偶esz 艂atwo wygenerowa膰 link do danej notatki w Evernote i wklei膰 go w polu notatki w aplikacji do zada艅. Po klikni臋ciu w link zostaniesz przeniesiony do webowej wersji tej notatki.

7. Udost臋pnianie notatek i notatnik贸w innym osobom

Evernote umo偶liwia udost臋pnianie w bardzo szerokim zakresie. Innym osobom mo偶esz udost臋pni膰 pojedyncz膮 notatk臋 oraz ca艂y notatnik (z przypisanymi do niego notatkami). To pozwala na sprawn膮 wsp贸艂prac臋 z innymi osobami nad tre艣ciami notatek. Aplikacja daje tobie r贸wnie偶 mo偶liwo艣膰 limitowania dost臋pu do notatki poprzez zabranie mo偶liwo艣ci edycji czy zapraszania kolejnych os贸b. 艢wietna sprawa w przypadku np. tworzenia baz wiedzy czy procedur w firmach.


Czasem jednak mo偶esz mie膰 potrzeb臋 udost臋pnienia publicznie jaki艣 tre艣ci nie maj膮c na wzgl臋dzie jakiej艣 konkretnej osoby. Za艂贸偶my na przyk艂ad, 偶e chcesz umie艣ci na stronie www dost臋p publiczny do regulaminu us艂ugi, kt贸r膮 艣wiadczysz. Nie musisz – maj膮c Evernote – tworzy膰 pod to strony/podstrony internetowej. Wystarczy, 偶e utworzysz notatk臋 z tre艣ci膮 regulaminu i udost臋pnisz j膮 publicznie bezpo艣rednio z Evernote. To bardzo produktywne podej艣cie, kt贸re oszcz臋dza nie tylko sporo pracy, ale pozwala na 艂膮czenie kilku czynno艣ci w jedn膮: regulamin tworz臋 i przechowuje w Evernote, a jego publiczne udost臋pnienie odbywa si臋 bezpo艣rednio z aplikacji. 艢wietna sprawa.

Tutaj zobaczysz przyk艂adow膮 notatk臋, kt贸r膮 udost臋pniam publicznie

Je艣li nie jeste艣 jeszcze u偶ytkownikiem Evernote a ten wpis zach臋ci艂 ci臋 do tego by spr贸bowa膰, skorzystaj z tego linku w celu za艂o偶enia konta oraz koniecznie zapoznaj si臋 z moim wprowadzeniem do Evernote.

Powodzenia
Grzegorz Jaszkiewicz

 

 

Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany.


Tags:

Hey 馃檵 dzi臋kuj臋 za odwiedziny mojego bloga…

Chcia艂bym Ci powiedzie膰, 偶e poza pasj膮 na temat produktywno艣ci, zajmuj臋 si臋 r贸wnie偶 produkcj膮 video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi膰 stron臋 ;)

Odwied藕 moj膮 stron臋 je艣li jeste艣 ciekawy jak Twoja firma mo偶e przyspieszy膰 馃殌 poprzez dzia艂ania marketingowe w oparciu o video.聽