APLIKACJEAUTOMATYZACJANARZ臉DZIAPRODUKTYWNO艢膯

艢ledzenie w biznesie – cz.2

Ten wpis to kontynuacja zagadnienia trackowania w biznesie (od ang. track 鈥 艣ledzi膰, tropi膰). Jak wykazywa艂em w poprzednim wpisie 鈥炁沴edzenie鈥 nie musi mie膰 wyd藕wi臋ku pejoratywnego, o ile dotyczy sfery biznesu i osobistej produktywno艣ci. W pierwszym wpisie tego cyklu porusza艂em g艂贸wnie kwestie trackowania lokalizacji oraz realizacji projekt贸w. Te dzia艂ania maj膮 s艂u偶y膰 lepszemu organizowaniu swojej pracy, bardziej precyzyjnemu wycenianiu swoich us艂ug oraz umo偶liwia膰 szybki dost臋p do historii swoich aktywno艣ci.

W niniejszym wpisie zamieszczam kilka rozwi膮za艅, kt贸re pozwalaj膮 mi – przy wsparciu odpowiednich aplikacji – ewidencjonowa膰 i kontrolowa膰 kwestie formalne, takie jak: wype艂nianie kilometr贸wki, rozliczanie diet s艂u偶bowych, raportowanie prac pod k膮tem fakturowania klient贸w oraz wype艂nianie dziennika swoich aktywno艣ci zawodowych i raportowanie tych aktywno艣ci.

Kilometr贸wka-聽rozliczanie聽

Workflow-rozliczanie kilometr贸wki

Czy tak jak ja musisz rozlicza膰 si臋 z przejechanych kilometr贸w? Mo偶esz mie膰 taki obowi膮zek zwi膮zany z u偶ytkowaniem s艂u偶bowego auta (偶e te偶 nie mogli sobie tego darowa膰 馃槈).

艁atwo czyni si臋 za艂o偶enia, 偶e dla porz膮dku b臋dziemy codziennie ewidencjonowali przejechane kilometry. W praktyce jednak nie jest tak kolorowo. Po d艂ugiej podr贸偶y s艂u偶bowej wracaj膮c p贸藕nym wieczorem, ostatnie na co mam ochot臋, to spisywanie i uzupe艂nianie 鈥瀔ilometr贸wki”. Ka偶da automatyzacja jest tu zatem b艂ogos艂awie艅stwem.

W odpowiednio przygotowanej aplikacji mam mo偶liwo艣膰 jednym klikni臋ciem nie tylko zaewidencjonowa膰 sw贸j pobyt, ale i automatycznie uruchomi膰 pojawienie si臋 tej informacji w odpowiednim miejscu, np. w notatce z zestawieniem delegacji miesi臋cznych w Evernote. Jak to robie – przeczytasz ni偶ej.

Diety – rozliczanie

Rozliczasz diety? Informacje, kt贸re powiniene艣 w tym celu trackowa膰 to rejestrowanie miejsc, do kt贸rych wyje偶dzasz i ile zajmuje ci pobyt w tych miejscach w trybie delegacji. Na podstawie tych informacji w miesi臋cznym podsumowaniu mo偶esz z 艂atwo艣ci膮 utworzy膰 wniosek o wyp艂at臋 diet s艂u偶bowych.

To informacje, kt贸re obok rozliczania kilometr贸wki r贸wnie ci臋偶ko jest utrzyma膰 w ryzach i na bie偶膮co i systematycznie aktualizowa膰. Spokojnie, there’s an app for that 馃憡.

Rozliczanie diet
Workflow-rozliczanie delegacji i diet

 

鈿欙笍Przyk艂ad aplikacji – Workflow*

*aplikacj臋 Workflow zast膮pi艂a w IX 2018 roku aplikacja Skr贸ty (ang.: „Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firm臋 Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wy偶szych. Poni偶sze przyk艂ady nadal s膮 aktualne, poniewa偶 ka偶dy „stary” workflow, kt贸ry uruchomisz natychmiast przekonwertuje si臋 na workflow aplikacji Skr贸ty.聽

W obu powy偶szych obowi膮zkach formalnych wspiera mnie aplikacja Workflow. Szerzej t臋 aplikacj臋 opisa艂em w tek艣cie, kt贸ry stanowi pierwsz膮 cze艣膰 cyklu 鈥炁歭edzenie w biznesie鈥. Z grubsza przypomn臋 tu jednak jakie jest jej przeznaczenie.

Workflow to aplikacja na iOS, kt贸ra pozwala poczu膰 si臋 jak programista (niestety nie pozwala poczu膰 programistycznej pensji 馃槑). Jej przeznaczeniem jest bowiem danie mo偶liwo艣ci 鈥瀙rogramowania鈥 zwyk艂emu 艣miertelnikowi. Zbi贸r zdefiniowanych w programie akcji oraz mo偶liwo艣ci, kt贸re daj膮 tzw. 鈥瀦mienne鈥 pozwalaj膮 na tworzenie 鈥瀔olejek czynno艣ci鈥 (z ang.: workflow), po kt贸rych u艂o偶eniu i zdefiniowaniu w gotowy workflow wystarczy jedno klikni臋cie 鈥瀞tart鈥 aby w tle automatycznie zadzia艂o si臋 kilka a nawet kilkana艣cie akcji, kt贸re to maj膮 da膰 w efekcie u偶ytkownikowi po偶膮dany efekt. Jaki? A no na przyk艂ad powstanie notatki o odpowiedniej tre艣ci, kt贸ra zawiera wszystkie niezb臋dne do rozliczenia kilometr贸wki i diet s艂u偶bowych informacje.


馃搶Zobacz jak to dzia艂a na poni偶szym przyk艂adzie:

Jakie jest zadanie utworzonego prze mnie i opisanego ni偶ej workflow:1

  • przede wszystkim wszystko musi si臋 dzia膰 niemal ca艂kowicie automatycznie – jedyne czego workflow mo偶e wymaga膰 ode mnie podczas u偶ytkowania to uruchomienie workflow (jedno klikniecie) oraz wyb贸r opcjonalnych mo偶liwo艣ci jak np. wyb贸r miejsc, do kt贸rych si臋 wybieram (spo艣r贸d miejsc spotka艅 wpisanych wcze艣niej do mojego elektronicznego kalendarza)
  • utworzenie notatki, kt贸ra zawiera wszystkie niezb臋dne informacje o moich aktywno艣ciach, kt贸re podlegaj膮 pod kwestie rozliczenia przejechanych kilometr贸w oraz rozliczenia diet nale偶nych za delegacje s艂u偶bowe
  • workflow ma za zadanie pobra膰 wszystkie niezb臋dne informacje potrzebne mu do utworzenia wspomnianej notatki w Evernote, czyli: bie偶膮c膮 dat臋, godzin臋 i lokalizacje, odleg艂o艣膰 mi臋dzy punktem startu oraz punktem docelowym oraz czas przejazdu mi臋dzy nimi
  • workflow uruchamiam podczas rozpocz臋cia wyjazdu s艂u偶bowego z jednego okre艣lonego miejsca do drugiego oraz wtedy kiedy rozpoczynam powr贸t z delegacji

Co zatem dzieje si臋 faktycznie (w tle) po uruchomieniu (jednym klikni臋ciem) opisywanego tu workflow, czyli jak 鈥瀦aprogramowane鈥 ono jest 2:

Workflow 1 -start delegacji:

  1. Nast臋puje pobranie bie偶膮cej lokalizacji
  2. Pobranie bie偶膮cej daty i godziny (startu delegacji)
  3. Nast臋pnie pobierane s膮 wszystkie wydarzenia z mojego elektronicznego kalendarza, w celu wy艣wietlenia ich i dania mi opcji wyboru miejsca, do kt贸rego zmierzam
  4. Kiedy aplikacja ma ju偶 informacj臋 o lokalizacji聽startu (adresy i linki) 聽i lokalizacji docelowej, okre艣la ich odleg艂o艣膰 mi臋dzy sob膮 oraz czas przejazdu
  5. Na podstawie powy偶szych informacji powstaje tre艣膰 notatki, kt贸ra zostaje utworzona automatycznie w systemie do notatek – Evernote w notatniku o nazwie 鈥濪elegacje鈥 w notatce 鈥濪elegacje s艂u偶bowe鈥.

Workflow 2 -powr贸t z delegacji:

  1. Nast臋puje pobranie bie偶膮cej daty i godziny
  2. Pobranie bie偶膮cej lokalizacji, z kt贸rej rozpoczynam powr贸t z delegacji/wyjazdu s艂u偶bowego
  3. Nast臋pnie aplikacja daje mi mo偶liwo艣膰 wyboru miejsca, do kt贸rego si臋 kieruje w drodze powrotnej – do domu czy biura (adresy obu tych miejsc s膮 wcze艣niej zdefiniowane3 w tym workflow na etapie jego programowania)
  4. Kiedy aplikacja ma ju偶 informacj臋 o lokalizacji startu (adresy i linki) 聽i lokalizacji docelowej, okre艣la ich wzajemn膮 odleg艂o艣膰 i czas przejazdu
  5. Na podstawie powy偶szych informacji powstaje tre艣膰 notatki, kt贸ra zostaje utworzona automatycznie w systemie do notatek – Evernote w notatniku o nazwie 鈥濪elegacje鈥 w notatce 鈥濪elegacje s艂u偶bowe鈥.

Zobacz w akcji tak zdefiniowany workflow:

T臋 sam膮 akcj臋 mo偶esz wywo艂a膰 na Apple Watch.


Wa偶ne鉂楋笍

  • nie musisz tworzy膰 podobnego workflow od podstaw – przygotowa艂em je dla ciebie i mo偶esz je pobra膰 z miejsca poni偶ej w formie gotowego pliku (wcze艣niej zainstaluj aplikacje Workflow)
  • workflow ma zdefiniowane kalendarze, z kt贸rych czerpie informacje o moich spotkaniach, lokalizacje biura i domu oraz nazwy notatnika i notatki w Evernote – zainstaluj zatem wcze艣niej aplikacje Evernote, zmie艅 pod siebie wspomniane dane edytuj膮c workflow oraz zdefiniuj w niej odpowiedni notatnik i notatk臋 o podanej nazwie ( je艣li notatnik i notatk臋 nazwiesz w Evernote inaczej – pami臋taj, by ich nazwy zmieni膰 r贸wnie偶 w samym workflow)
  • „workflow 1” (start delegacji) mo偶esz uruchamia膰 dla ka偶dego spotkania w ci膮gu dnia, na kt贸re zmierzasz – nie tylko na pierwsze z nich, czyli 鈥瀢orkflow 1鈥 uruchamiasz ka偶dorazowo, kiedy wybierasz si臋 na spotkanie/delegacje (nawet je艣li jest ich kilka nast臋puj膮cych po sobie w trakcie dnia)
  • z 鈥瀢orkflow 2鈥 korzystasz, kiedy 鈥瀦je偶d偶asz鈥 ju偶 z wyjazdu do domu lub biura

Aplikacje Workflow pobierzesz tutaj:


Gotowe workflow z filmu powy偶ej do pobrania*

*aplikacj臋 Workflow zast膮pi艂a w IX 2018 roku aplikacja Skr贸ty (ang.: „Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firm臋 Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wy偶szych. Poni偶sze przyk艂ady nadal s膮 aktualne, poniewa偶 ka偶dy „stary” workflow, kt贸ry uruchomisz natychmiast przekonwertuje si臋 na workflow aplikacji Skr贸ty.聽

Workflow 1 – start聽delegacji

Workflow 2 – koniec delegacji


Zbiorcze fakturowanie klient贸w

W pierwszym tek艣cie serii 鈥炁歭edzenie w biznesie鈥 opisa艂em przyk艂ady takich form pracy i rozlicze艅 z klientami, kt贸re maj膮 specyfik臋 rozliczania prac w formie fakturowania zbiorczego, zwykle miesi臋cznego. Kiedy masz np. konieczno艣膰 podsumowania odbytych w miesi膮cu wizyt u klient贸w w celu zafakturowania us艂ug, metoda trackowania lokalizacyjnego okazuje si臋 bezcenna. Podobnie jest w sytuacjach kiedy musisz podsumowa膰 – w celu ich rozliczenia- czas pracy na rzecz konkretnych projekt贸w (przyj臋tych zlece艅). We wspomnianym ju偶 wpisie na blogu prezentowa艂em aplikacje pozwalaj膮ce trackowa膰 tego typu aktywno艣ci. W tym wpisie jest miejsce na przytoczenie mo偶liwo艣ci raportowania tych prac z poziomu tych samych opisanych ju偶 wcze艣niej aplikacji (Timely i Rewind).

Raportowanie w TIMELY:

Aplikacja Timely to bardzo wygodne narz臋dzie do trackowania aktywno艣ci wykonywanych w ramach poszczeg贸lnych projekt贸w. Funkcja raportowania zapewnia zatem tworzenie wygodnych zestawie艅 tych prac utworzonych dla wskazanego okresu czasu z wyszczeg贸lnieniem:

  • klient贸w, dla kt贸rych prowadzimy dane projekty
  • projekt贸w, kt贸re prowadzimy
  • u偶ytkownik贸w, kt贸rzy wykonywali dane dzia艂ania
  • tag贸w, kt贸rymi by艂y oznaczone dane aktywno艣ci (opcja)

Wygenerowane raporty mog膮 uwzgl臋dnia膰 takie informacje jak:

  • bud偶et (czasu lub pieni臋dzy) okre艣lony dla projektu (podstawa do rozlicze艅)
  • daty wykonania danej czynno艣ci w ramach projektu
  • czasu planowanego oraz faktycznego wykonania aktywno艣ci
  • wycena aktywno艣ci wg typu bud偶etu okre艣lonego dla projektu
  • tagi przypisane do aktywno艣ci (znaczniki)
  • notatki przypisane do wykonanej aktywno艣ci

Raporty mo偶na wyeksportowa膰 do format贸w:

  • Excel鈥檃
  • PDF

 

Timely-raport w PDF

Raportowanie w aplikacji REWIND:

Aplikacja Rewind to trackowanie lokalizacyjne. W poprzednim wpisie opisa艂em mi臋dzy innymi przyk艂ad jej wykorzystania na potrzeby 艣ledzenia wizyt u klient贸w.

G艂贸wna zaleta tej aplikacji polega na tym, 偶e samo trackowanie lokalizacji odbywa si臋 ca艂kowicie automatycznie i nie wymaga od u偶ytkownika 偶adnych czynno艣ci.

Tu raportowanie prezentuje si臋 nast臋puj膮co:

 


Aplikacje REWIND pobierzesz:


Raportowanie swojej pracy

Trackowanie informacji o swoich dzia艂aniach (gdzie i co robi艂em w danym dniu) to informacje, kt贸rych zapewne potrzebowa膰 mo偶esz z r贸偶nych powod贸w.

Przydaje si臋 przede wszystkim jako swoisty „pami臋tnik s艂u偶bowy”, dzi臋ki kt贸remu zawsze mo偶esz przywo艂a膰 informacje o swoich aktywno艣ciach z przesz艂o艣ci. Ile razy zastanawia艂e艣/a艣 si臋 „hmm…kiedy to ja ostatnio by艂em u tego klienta..?„.聽Podobnym pytaniem zaskoczy膰 mo偶e ci臋 tw贸j szef, kt贸ry zapyta weryfikuj膮cym tonem „Kiedy ostatnio wizytowa艂e艣 nasz oddzia艂 w Gda艅sku ?„.

W tego typu trackowaniu wa偶na jest nie tylko mo偶liwo艣膰 przywo艂ania miejsca, w kt贸rym przebywa艂e艣/a艣. Wa偶na jest r贸wnie偶 mo偶liwo艣膰 powrotu do notatki z tego zebrania, spotkania handlowego, ustale艅 z klientem, etc.

Powy偶sze prowadzi nas do wniosku, 偶e trackowanie tych informacji mo偶e pos艂u偶y膰 tobie r贸wnie偶 do zrobienia pe艂nego raportu z Twoich dzia艂a艅, np. miesi臋cznego. Przyjazne aplikacj臋 daj膮 t臋 mo偶liwo艣膰 przy minimalnym zaanga偶owaniu nie tylko ewidencjonowania miejsc i czasu jaki w tych miejscach sp臋dzi艂e艣/a艣. Pozwala r贸wnie偶 zautomatyzowa膰 (a wr臋cz wymusza膰) proces uzupe艂nienia kr贸tkiej notatki z tego spotkania/dzia艂ania i jej 鈥瀘d艂o偶enie si臋鈥 we wskazanym miejscu lub wyeksportowanie.


鈿欙笍Przyk艂ad aplikacji – Day One

Day One to nic innego jak elektroniczny pami臋tnik. Nie u偶ywam go jednak do tego do czego jest stricte przeznaczony (prowadzenie osobistego pami臋tnika) – mo偶e by膰 doskonale wykorzystany jako swoisty 鈥瀌ziennik s艂u偶bowy鈥. Czym innym jest bowiem odnotowywanie swoich dzia艂a艅 s艂u偶bowych – cho膰by w celu p贸藕niejszego raportowania – ni偶 pewnego rodzaju prowadzeniem pami臋tnika.

Sama aplikacja z pozoru jest prosta, jednak po chwili zapoznania si臋 z ni膮 odkrywa przed u偶ytkownikiem naprawd臋 spore zapasy solidnie zaprojektowanych funkcjonalno艣ci.

Wymieniaj膮c kilka z nich:

  • opcja prowadzenia notatek przypisanych do konkretnej daty
  • mo偶liwo艣膰 do艂膮czania wszelkiego typu za艂膮cznik贸w do tych偶e notatek
  • pe艂na synchronizacja mi臋dzy urz膮dzeniami mobilnymi (iOS) a aplikacj膮 desktop鈥檕w膮 (MacOS)
  • tworzenie dowolnej ilo艣ci dziennik贸w oraz tag贸w (znacznik贸w)
  • funkcje przypominania w okre艣lonych godzinach i dniach tygodnia o konieczno艣ci dodania wpisu dnia

 

  • funkcja Activity Feed – automatyczne trackowanie lokalizacji, galerii zdj臋膰 oraz wpis贸w w kalendarzu w celu 艂atwego tworzenia wpis贸w dnia z poziomu utworzonej automatycznie listy zaistnia艂ych zdarze艅 w danym dniu
widok aktywno艣ci z danego dnia
  • funkcje widoku wpis贸w z perspektywy: listy wpis贸w, lista zdj臋膰, mapka, widok kalendarza
widok mapki
widok kalendarza
  • mo偶liwo艣ci dost臋pne z poziomu Apple Watch鈥檃 – notyfikacje, tworzenie wpis贸w, meldowanie lokalizacji ( tzw. check-in)

  • pewnego rodzaju smaczkiem jest funkcja przypisywania pogody do danego wpisu dnia, co mo偶e mie膰 r贸wnie偶 zastosowanie biznesowe (np. restaurator wpisuj膮c do 鈥瀙ami臋tnika鈥 utargi z danego dnia mo偶e wstecznie odnosi膰 utarg swojej restauracji do stanu pogody w danym dniu, co w tym biznesie jest 艣ci艣le skorelowane)

Poni偶ej zobaczysz kilka zrzut贸w z ekranu aplikacji oraz przyk艂adowe raporty.

Wg mnie aplikacja doskonale nadaje si臋 jako system do ewidencjonowania swoich aktywno艣ci zawodowych i p贸藕niejszego ich raportowania. Sam raport do PDF prezentuje si臋 艣wietnie i jest de facto 鈥瀠branym鈥 w form臋 ksi膮偶kow膮 przedstawieniem tekstowo-graficznym wszystkich wpis贸w z dziennika Day One z odpowiednimi informacjami dodatkowymi.



Aplikacja

iPad:


Apple Watch:

Apple Watch – dodawanie zdarze艅

 


Raportowanie

Zobacz raport z opisami klikaj膮c聽tutaj

 

 

Warto odnotowa膰, 偶e opisane聽funkcje daj膮 mo偶liwo艣膰 wykorzystania tej aplikacji, r贸wnie偶 w innych potrzebach opisanych na blogu, jak: trackowanie wizyt u klient贸w czy ewidencjonowanie, trackowanie i raportowanie prac nad projektami).


Aplikacje DAY ONE聽pobierzesz:


W聽tym i poprzednim wpisie tego cyklu聽 na blogu zaprezentowa艂em kilka ods艂on poj臋cia trackowania i jak mo偶e ono funkcjonowa膰 w twoim biznesie czy twojej pracy. Wspomnia艂em o trackowaniu pracy nad projektami, trackowaniu lokalizacji,聽spotka艅 u klient贸w, opisa艂em jak wspiera膰 si臋 automatyzacj膮 w kwestiach formalnych (kilometr贸wka, delegacje) oraz jak wygodnie i efektywnie raportowa膰 swoj膮 prac臋.

Do ka偶dej z opisywanych typ贸w potrzeb stara艂em si臋 przypisa膰 przyk艂adow膮 aplikacj臋 z聽prezentacj膮聽jej zastosowania. Po szczeg贸艂owej analizie i testach poszczeg贸lnych rozwi膮za艅 „na sobie” zorientujesz si臋 jednak, 偶e聽jedn膮 aplikacj膮 mo偶esz zabezpieczy膰 sobie „obs艂ug臋” kilku z opisanych potrzeb trackowania i nie zawsze jest konieczno艣膰 korzystania z wielu aplikacji, by zrealizowa膰 swoje cele. Wystarczy, 偶e rozpoznasz funkcje poszczeg贸lnych aplikacji i wybierzesz rozwi膮zanie najbardziej odpowiednie dla ciebie.

Powodzenia 馃檪

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. Ten workflow mo偶esz bez problemu pobra膰 poni偶ej na swojego iPhone鈥檃 lub iPad鈥檃. Nie musisz sk艂ada膰 go dla siebie od podstaw.
  2. Najciekawsze jest to, 偶e wszystko si臋 dzieje automatycznie po uruchomieniu workflow jednym klikni臋ciem.
  3. Zmie艅 dane w tych miejscach na swoje lokalizacje odpowiadaj膮ce tym miejscom
Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany.


Tags:

Hey 馃檵 dzi臋kuj臋 za odwiedziny mojego bloga…

Chcia艂bym Ci powiedzie膰, 偶e poza pasj膮 na temat produktywno艣ci, zajmuj臋 si臋 r贸wnie偶 produkcj膮 video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi膰 stron臋 ;)

Odwied藕 moj膮 stron臋 je艣li jeste艣 ciekawy jak Twoja firma mo偶e przyspieszy膰 馃殌 poprzez dzia艂ania marketingowe w oparciu o video.聽