Zabójcy produktywności-kalendarz

Przez ostatnie kilkanaście miesięcy miałem możliwość zapytania blisko setkę osób aktywnych zawodowo o to jakimi narzędziami wspierają swoją prace, zarządzanie projektami, organizację swojego czasu i realizację zadań.

„Odpytanie” tak wielu osób umożliwiły mi spotkania rekrutacyjne, które to prowadzę zarówno na stanowiska managerskie jak i na stanowiska niższego szczebla – ale takie które wymagają dużej samoorganizacji. Odpowiedz na to pytanie dostarcza dużo ważnych informacji na temat kandydata. Dobra organizacja pracy i wysoka efektywność w realizacji celów to przecież jedna z kilku prawdziwie pożądanych przez pracodawce kompetencji zawodowych.

Wyniki tego „badania” okazały się dla mnie szokujące. Nie przestaje mnie zadziwiać, że niemal każdy kandydat wskazał kalendarz jako jedyne narzędzie wspierające jego organizacjęi produktywność. Tak, zwykły papierowy kalendarz, czasem była mowa o kalendarzu elektronicznym.

Kalendarz – (nie)do wszystkiego

Zanim rozwinę myśl skąd moje zdziwienie (i brak zrozumienia dla tego podejścia) wspomnę o moich przemyśleniach – z czego to może wynikać. Dlaczego kalendarz „rządzi” wśród wskazywanych narzędzi produktywnościowych i do dziś uchodzi za standard.

Dla porządku należy wspomnieć, że kalendarz sam w sobie jest bardzo potrzebnym narzędziem i pełni od zawsze ważna rolę w organizacji dnia, tygodnia. Jest tak oczywiście wtedy kiedy używamy go zgodnie z jego przeznaczeniem. Problem polega na tym, że błędnie przypisujemy mu również kolejne role, które do kalendarza pasują jak … do świni pasuje turkusowa kamizelka (ale o tym później).

Kalendarz to narzędzie, które zna każdy. Używali go nasi rodzice, używają współpracownicy, szefowie. Widzimy go wszędzie wokół, na spotkaniach biznesowych, wszelkiego typu recepcjach, a większości z nas jest on wręczany przez pracodawce w pierwszym dniu pracy. Jest nieodłącznym elementem krajobrazu polskiego (choć nie tylko) życia zawodowego.

Ten przedmiot stał się przez to niemal standardem służbowego prezentu świątecznego. Kupowany na hałdy pod koniec roku ma uszczęśliwić naszych klientów kiedy wizytujemy ich w okresie przedświątecznym. (Dostałeś/aś jakiś w ostatnim „sezonie”, a może podarowałeś/aś komuś?)

Kalendarz jest bardzo często jedynym (niestety) narzędziem obok komputera, w który wyposażają nas pracodawcy, tym samym sugerując niejako, iż to narzędzie jest wystarczające do organizacji twojej pracy i bieżących zadań. Przecież nie po to zatrudnili kompetentnego i doświadczonego ciebie, żeby nie oczekiwać produktywności, wydajności i efektów na najwyższym poziomie c’nie ;).

Powyższe sprowadza się do tego, że silna pozycja tego narzędzia w codziennym życiu zawodowym urosła do poglądu, iż kto nie ma/nie używa kalendarza ten … nie jest profesjonalny. Co więcej panuje pogląd, że jeśli podczas spotkania nie masz przed sobą rozłożonego kalendarza, nie podchodzisz do tego spotkania poważnie i z należnym dla tej okoliczności zaangażowaniem (OMG…serio ?)

Kalendarz a produktywność i zarządzanie projektami

Problem zaczyna się w momencie, kiedy spojrzymy na kalendarz w kontekście produktywności i zarządzania projektami, czyli podstawowych aspektów funkcjonowania zawodowego i poszukiwania swoich przewag ma rynku pracy czy twoich przewag jako przedsiębiorcy.

Żeby „oczyścić atmosferę” na wstępie zapewnię cię (w razie jakbyś uważał/a, że pojęcia projektu i produktywności ciebie nie dotyczą), że tak, realizujesz projekty (czyli również nimi zarządzasz) i tak, produktywność i chęć jej zwiększania to przedmiot twoich codziennych działań. Po prostu nie nazywasz tego w ten sposób, a i nie silisz się (i słusznie) na definiowanie tych pojęć w odniesieniu do własnej osoby. Dla jasności dalszych rozważań doprecyzujmy więc tu znaczenie tych 2 pojęć.

Projekt

Projektem jest każdy cel, który wymaga od ciebie wykonania więcej niż jednego zadania. Tak – tylko tyle i aż tyle. Wybacz mi tak brutalne uproszczenie tego przecież tak poważnego i nadętego określenia. Oczywistym jest jednak, że ta skromna definicja jest bardzo pojemna mimo swej prostoty. Spokojnie zmieści się w niej projekt, którym jest zakup nowej drukarki do biura, jak i projekt, którym jest zaplanowanie i uruchomienie np. firmy pośrednictwa handlowego (przyznam – kusiło mnie „lot w kosmos”).

Jeśli nadal nieładnie pachnie tobie ta definicja dodam, że podobnie określił ją klasyk – guru produktywności David Allen – twórca metodologii GTD – za www.wikipedia.pl :

GTD, Getting Things Done, dosł. doprowadzanie roboty do końca – popularna metoda organizacji zajęć, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Twórcą metody jest David Allen, który opisał ją w książce pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity, wydanej w 2001. W Polsce wydana w sierpniu 2006 pt. Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań (wydanie drugie: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, Onepress, Gliwice, 2008).

Produktywność

Produktywność jest niczym innym jak umiejętnością planowania i realizacji zadań i projektów jak najbardziej efektywnie w jak najmniej obciążający ciebie sposób. Wiem, znów uproszczenie, ale tak to rozumiem i tak chcę to rozumieć. Dla nienasyconych nieco to rozwińmy zatem:

Kiedy w powyższej definicji wspominam o realizacji zadań i projektów efektywnie – myślę o wykonaniu ich jak najlepiej i w jak najbardziej optymalnym czasie (co nie jest jednoznaczne z „najszybciej jak to możliwe”).

Kiedy natomiast używam określenia „w jak najmniej obciążający sposób” mam na myśli działania z uwzględnieniem twojej dyspozycji dnia, poziomu energii twórczej w danym momencie, zdrowego balansu między wykonywaniem pilnych zadań „na dziś” a realizacją projektów rozłożonych w czasie z powodu swojej złożoności.

Przede wszystkim jednak mowa tu o planowaniu i realizowaniu zadań i projektów z jednoczesnym zwolnieniem „pamięci RAM” twojego mózgu w maksymalnym stopniu. Twój mózg jest bowiem po to by kreować pomysły i je realizować a nie po to by je gromadzić i o wszystkich etapach ich realizacji pamiętać.

Kto z was nie poczuł nigdy gwałtownego wzrostu pomysłów i kreatywności po kilku dniach urlopu..? Zwolniłeś/aś pamięć RAM, po prostu :).

Przychodzi czas odpowiedzieć sobie ma pytanie, gdzie w odniesieniu do tych dwóch pojęć znaleźć rolę dla kalendarza, narzędzia które nie wiedzieć czemu urosło do rangi „wszystkomającego” cuda organizacji osobistej ? W mojej opinii – w niewielu miejscach.

Planowanie w kalendarzu

Główny problem polega na tym, że takie postrzeganie kalendarza, o którym wspominam powyżej i nadmierne przypisywanie mu ról, do których nie jest przeznaczony powoduje, że jego „wyznawcy” są w tym nieprzyzwoicie konsekwentni. Obserwuję tu dwa podejścia:

Pierwsze – osoby, które nie tylko nie mają nawyku myślenia o swoich celach i zadaniach jak o projektach, czyli ciągach powiązanych ze sobą w różny sposób zadań do wykonania, ale które ponadto nie analizują swoich indywidualnych cech wpływających na własną produktywność. Dla tych osób kaledarz ma niemal wszystkie (dobre) cechy organizera ich zadań. Dlaczego? Jak ktoś nie czuje pragnienia, nie szuka wody…

Drugie – osoby mające świadomość złożoności powyższych pojęć jednak nie znające żadnych innych metod ich ogranięcia. Tu kalendarz jest jedynym sprzymierzeńcem. To takie podejście – kontunuując odniesienie do pragnienia – bardzo chce mi się pić, ale przede mną jest tylko słodka jak landryna kolorowa oranżada. Napiję się, ale pragnienie ugaszę tylko na pare minut :/ .

Oba podejścia sprowadzają sie do największego wroga produktywności i zarządzania projektami – twoim dniem zaczyna rządzić kalendarz 😱.

Jakie ograniczenia napotykasz kiedy twoim jedynym organizerem jest kalendarz (papierowy czy elektroniczny):

Planowanie w kalendarzu – ograniczenie pierwsze

Ze względu na formę kalendarza w efektywny sposób jesteś w stanie zapisać w nim jedynie pojedyncze zadania. Ciężko jest bowiem rozpisać w nim pełen projekt, czyli zbiór pogrupowanych w poszczególnych kategoriach zadań z uwzględnieniem możliwości i okoliczności ich wykonywania <tzw. kontekstów> i bez znajomości dat ich wykonywania.

/Szerzej opisuje ten problem poniżej wskazując na typowe ograniczenia jakie napotykamy przy próbie organizacji realizacji projektu „na upartego” przy pomocy zwykłego kalendarza/

Forma kalendarzowa gromadzenia zadań wpływa podstępnie na to jak przepracowujesz swój czas. Siłą rzeczy powoli sprowadzasz planowanie swojego dnia do checklisty z pojedynczymi zadaniami do wykonania. Jednak te zadania nie są tylko poszczególnymi etapami realizacji większego czy średniej wielkości projektu – ponieważ nie miałeś szansy efektywnie rozpisać go w kalendarzu. Co za tym idzie, z dnia na dzień tracisz (a na pewno nie doskonalisz) perspektywę myślenia o realizacji swoich celów jak o realizacji projektu a za to skupiasz się na realizacji checklisty zadań dnia.

Przykład:

Planując sobie pracę – mając przed sobą kalendarz – prędzej wpiszesz do kalendarza zadanie „szukanie w internecie potencjalnych klientów w Bydgoszczy” niż „zdefiniowanie i wdrożenie w życie nowych kanałów sprzedaży”. Dlaczego, ponieważ to drugie to wieloetapowy projekt składający się z różnego typu zadań, często następujących po sobie (tzw. zadania sekwencyjne, czyli kiedy dokończenie pierwszego zadania determinuje dopiero możliwość podjęcie kolejnego). Projekt taki rozpisany jest przecież nawet na kilka miesięcy jego pełnej realizacji.

Planowanie w kalendarzu – ograniczenie drugie

Załóżmy, że zaczynasz dzień z pustą kartą kalendarza na bieżący dzień (a pamiętajmy, ze przy omawianym podejściu jedynie kalendarz – obok twojej pamięci – jest zbiorem zadań i celów). Co dzieje się dalej w tych okolicznościach:

a)

Mamy niekomfortowe poczucie, że ten dzień nie będzie efektywnie przepracowany (niektórzy porwą się nawet na wyrzuty sumienia z tym związane). Zaczynamy więc się ratować. Zaczynamy „na siłę” uzupełniać listę zadań. Wpisujemy więc na nią zadania z najbliższych pokładów naszej pamięci i wyobraźni, czyli zwykle rzeczy z tzw. „bieżączki” a nie z listy dobrze rozpisanych na zadania projektów. Jesteśmy wtedy otwarci na podrzucane przez przełożonych, współpracowników czy klientów pilne prośby o pomoc lub problemy do rozwiązania.

Nie muszę chyba dodawać, że lepiej byłoby w ten dzień realizować jakiś etap ważnych projektów w ramach swoich celów czy nałożonych na ciebie obowiązków a te tzw. „wrzutki” zbyć taktownym „bardzo chciałbym ci pomóc, ale realizuję dziś ważną część projektu X czy Y”. Prośby klienta natomiast raczej wpleść w listę zadań na ten dzień do kategorii „niespodziewane”, a nie traktować je jako swoje podstawowe obowiązki. Wolisz realizować cele swoje czy innych?

b)

Przedstawione wyżej podejście ma pewien niebezpieczny dla całego zagadnienia produktywności efekt. Realizacja zadań w oparciu (tylko) o kalendarz i własną pamięć jest bowiem – uwzględniając powyższe – niebezpiecznie wygodne intelektualnie. Jesteśmy tak skonstruowani (dla fanów sci-fi: zaprogramowani przez Matrix), że odhaczenie wykonania długiej listy zadań dnia nasz umysł odbiera jako dobrze przepracowany dzień i syci nas nie tylko dopływem dopaminy zapewniając efekt nagrody, ale napawa nas poczuciem zwykłej satysfakcji z przepracowanego dnia. Zrobiliśmy przecież dziś taaaaaak dużo …

Pozostaje tylko pytanie czy to czego dokonałeś/aś tego dnia jest realizacją ważnych, przyszłościowych i rozwojowych projektów czy ..zwykłą check listą z kategorii tzw. „bieżączki”.

c)

Wymieńmy jeszcze jedno zagrożenie. Skoro karta kalendarza jest pusta, możesz mieć pokusę wykorzystania tego dnia na odpoczynek, który przecież każdemu się czasem należy (wiadomo!). No bo skoro niczego nie mam w kalendarzu, to przecież niczego nie zaniedbuje. Ba, musiałem być niemało efektywny w minionych dniach, skoro na dziś nic mi do wykonania nie zostało. Czy aby napewno ?

Realizacja projektu w praktyce – poczujmy powagę sytuacji ?

Wiemy już z podejścia opisanego wyżej, że nie powinno się planować swojej pracy i swoich celów od kalendarza zaczynając i na nim kończąc. Wiemy, że powinniśmy wyrabiać w sobie umiejętność myślenia o swoich zadaniach i celach w ujęciu projektowym a nie planując swój czas ad hoc tworząc doraźnie listy zadań na karcie kalendarza.

Zauważysz, że przykład opisywany niżej uwzględnia już bardziej dojrzałe i rozsądne podejście, ponieważ punktem wyjścia do dalszych działań jest dokładne rozpisanie projektu na poszczególne bloki i zadania w ramach tych bloków. Mimo tego „dobrego startu” warto uważać na pułapki związane z nadmiernym „zamiłowaniem” do kalendarza. Niech za przykład do dalszych rozważań posłuży nam konkretny projekt, a następnie przeanalizujmy różne podejścia do użycia kalendarza w jego realizacji – od najbardziej nieprawidłowego do najlepszego.

Projekt do realizacji:

„Organizacja konferencji z okazji premiery produktu”

Jakie zadania zawiera ten projekt w poszczególnych blokach:

Przygotowanie planu konferencji:

• przygotowanie scenariusza konferencji
• wybór prelegentów
• przygotowanie agendy
• zebranie propozycji prezentacji prelegentów
• zgłoszenie poprawek do prezentacji
• odbiór ostatecznych prezentacji

Przygotowania miejsca konferencji:

• wybór obiektu konferencyjno- hotelowego
• przygotowanie listy uczestników i rezerwacje miejsc
• przygotowanie menu na wszystkie posiłki i przerwy kawowe
• zaplanowanie listy i organizacja niezbędnego sprzętu konferencyjnego
• podpisanie umowy

Przygotowanie budżetu

• określenie wstępnych kosztów
• określenie ostatecznych kosztów
• uzyskanie akceptacji zarządu/ wspólników

Przygotowanie atrakcji dla gości konferencji:

• zebranie pomysłów
• zebranie ofert
• wybór oferty
• podpisanie umowy

Przygotowanie i wysyłka zaproszeń:

• zebranie potwierdzeń uczestnictwa
• przygotowanie koncepcji formy zaproszeń
• wykonanie projektu zaproszeń
• druk
• wysyłka (e-mailowa, tradycyjna)

Przygotowanie materiałów dla uczestników konferencji:

• przygotowanie koncepcji formy materiałów drukowanych
• wykonanie projektu materiałów drukowanych
• zamówienie druku
• druk
• zebranie pomysłów na gadgety konferencyjne
• zebranie ofert
• wybór oferty
• zamówienie
• konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych

Uwaga:

Trzeba mieć świadomość, że jest to rozpisanie projektu na średnim poziomie szczegółowości. Łatwo zauważyć, iż niektóre z wymienionych zadań to tak naprawdę zbiór podzadań. Wspominam o tym dla porządku, ale i dla uwydatnienia jak dużym przedsięwzięciem taki przykładowy projekt jest i jak dużym błędem jest planowanie go jedynie przy wsparciu kalendarza.

Kiedy mamy już rozpisany projekt zastanówmy się jak w jego realizacji może nas wesprzeć narzędzie jakim jest kalendarz. Przeanalizujmy następujące opcje:

Opcja pierwsza – rozpisanie wszystkich zadań projektu w kalendarzu

Próbując wyobrazić sobie podjęcie się tej czynności wyobrażam sobie, iż zacząć należy od określenia deadline’u dla całego projektu i dalej próbować zastanowić się, które z zadań (ewentualnie opisanych bloków zadań) powinny zostać wykonane w jakim czasie określając przy tym konkretną datę ich wykonania w kalendarzu.

Do tego miejsca kierunek tego myślenia jest nie tylko słuszny, ale i konieczny. Jakiej metody planowania byśmy bowiem nie obrali, określenie tzw. „kamieni milowych” projektu, czy też „punktów kontrolnych” jest konieczne.

Gdzie widzę zatem problemy w przedsięwzięciu rozpisania całości projektu (z góry) w kalendarzu:

• Nie ma szansy tak rozpisać wszystkich zadań, by zaplanowane daty realizacji poszczególnych części projektu nie uległy potem rożnym zmianom i przesunięciom z jakiś względów. To nie świadczy o złej organizacji. Tak po prostu jest. Masz przecież bieżące obowiązki, nieoczekiwane przeszkody, których intensywności i rodzaju często nie jesteś w stanie przewidzieć i zaplanować.
• Wiele zadań ma charakter tzw. sekwencyjny względem siebie (wykonanie poszczególnego zadania dopiero otwiera możliwość wykonywania zadania następującego po nim, przykład: nie przystąpisz do wyboru obiektu konferencyjnego, bez wcześniejszego zebrania różnych ciekawych ofert), co z góry skazuje nas na nieprecyzyjne określenie dat realizacji na tak wczesnym etapie. Można oczywiście przyjąć pewne założenia i póżniej je efektywnie korygować. W tej symulacji szukamy jednak jak najbardziej produktywnego podejścia, a regularne przesuwanie kilkudziesięciu zadań w kalendarzu do niego nie należy.
• Jest jeszcze jeden problem. W początkowej fazie nie wiemy przecież jakich zadań wymaga realizacja zadania, które już sobie zdefiniowaliśmy.

 Przykład:

nie wiesz czy cel „zebranie potwierdzeń uczestnictwa w konferencji” nie wygeneruje kolejnych aktywności, np.: liczba chętnych uczestników konferencji może być znacznie mniejsza niż planowałeś/aś, co zdeterminuje „przestawienie” event’u na obiekt z mniejszą salą konferencyjną i mniejszą ceną dopasowaną do liczby uczestników. To zaś spowoduje konieczność zrobienia korekt w budżecie wydarzenia i ponownej akceptacji kosztów.

• Pamiętajmy, że opisywany przykładowy projekt nie musi być naszym jedynym celem do zrealizowania. To potęguje opisane wyżej obawy.

Opcja druga – rozpisywanie w kalendarzu projektu sekwencyjnie – np. z tygodnia na tydzień

Wtedy korzystając z bazy jaką jest dobrze rozpisany na czynniki pierwsze projekt i wybierając z niego poszczególne zadania nanosimy daty ich wykonania do kalendarza w perspektywie najbliższego tygodnia. (Oczywiście – tak jak w podejściu opisanym powyżej- mamy też zaplanowane deadline’y dla całości projektu i poszczególnych bloków).

To podejście dużo bardziej rozsądne niż opisane wyżej. Eliminuje nam ono niebezpieczeństwa zbyt dużego przekłamania dat realizacji i tym samym nie zmusza do ciągłych zmian i przesuwania zadań w kalendarzu. Działamy wtedy bardziej efektywnie na bieżąco (w perspektywie tygodnia) uwzględniając założone deadline’y , niespodziewane zadania i inne projekty, które realizujemy równolegle.

Czy w tym podejściu wszystko jest już OK? Czy nie ma tu innych niż już wspomniane w podejściu pierwszym niebezpieczeństw produktywnościowych? Niebezpieczeństw może nie, ale można do tematu podejść jeszcze inaczej zyskując nieco więcej efektywności, a na pewno przejść przez projekt łatwiej i mniej obciążając twoje osobiste zasoby. O tym poniżej.

Opcja trzecia – planowanie zadań w kalendarzu z dnia na dzień

Tu podobnie jak we wcześniejszych opcjach działamy w oparciu o już rozpisany szczegółowo projekt. Co zyskujesz działając wg tej metody?

Przyjmijmy tu założenie, iż swoje zadania (części składowe projektu) przypiszesz do poszczególnych tzw. kontekstów ich wykonania, np.:

• trudne | łatwe
• wymagające dużej energii | nie wymagającej dużej energii
• potrzebny czas na wykonanie 5 min| 30 min| 1 h | 4 h
• delegowane (zadanie, które przekazałeś komuś innemu do realizacji)
• wymagające dobrej dyspozycji dnia | mało angażujące
• wymagają obecności w biurze | nie wymagające obecności w biurze
• inne – indywidualnie określone przez ciebie konteksty

Ponadto załóżmy, że dobrze znasz siebie i wiesz, że np.

• najbardziej efektywny/a jesteś wtedy kiedy w biurze nie ma nikogo i możesz się skupić na czynnościach bardziej wymagających
• najbardziej kreatywny jesteś siedząc w kawiarni przy dobrej kawie, w otoczeniu przyjemnego gwaru
• czasem budzisz się i wiesz, że to „nie jest twój dzień” i nie przyjmiesz „na klatę” nic co wymaga od ciebie dużego zaangażowania umysłowego
• mało wymagające czynności (tzw. mechaniczne) lubisz sobie zostawić na koniec dnia
• inne – indywidualne

Czy już domyślasz się do czego zmierzam? Czy nie jest to już zarządzanie swoją efektywnością przez duże „z”, kiedy to uwzględniając powyższe przykłady kontekstów i osobistej dyspozycji określasz co wykonasz w dniu dzisiejszym i tak układasz swój dzień pracy. Czy nie jest dobrze wybrać ze swojego zbioru zadań (części składowych projektu) te zadania na dziś, które odpowiadają twojej dyspozycji, którą odczuwasz właśnie tego dnia, lub są do wykonania tylko w tym miejscu, w którym się znajdujesz ?

Dodajmy, że przy tym podejściu kalendarz jest tylko jednym z narzędzi wspierających ciebie w realizacji twoich celów. Nie tylko nie jest wyznacznikiem tego czy dziś masz dużo do zrobienia czy mało, nie narzuca też tobie rytmu dnia a twój dzień pracy nie jest zdominowany przez „wygodną bieżączkę”. Służy natomiast do uporządkowania twoich zadań, które świadomie wyznaczyłeś/aś sobie na ten konkretny dzień po zagłebienu się w rozpisane projekty.

BINGO- do tego powinien służyć kalendarz

Notowanie w kalendarzu

Dla niemal każdego użytkownika kalendarza (papierowego) jest on również swoistym notatnikiem/notesem. Dzisiejsza jego wszechobecność, o której mowa była na początku tego wpisu, ma swoje źródło w traktowaniu kalendarza jako notatnika właśnie. Uczestnicy spotkań biznesowych skrzętnie notują uwagi ze spotkania, dlatego tak powszechny jest widok rozłożonego kalendarza i czającego się na niego długopisu.

Notowanie to bardzo ważna część produktywności osobistej. Tu – jak się domyślasz – też nie oszczędzę kalendarza w moich opiniach na temat takiego jego wykorzystania.

O ile notowanie podczas spotkania ma na celu spisanie na szybko myśli, które chcę rozwinąć po tym jak mój rozmówca skończy myśl (aby mu nie przerywać) lub pod koniec spotkania w formie podsumowania, to taka forma w niczym nie przeszkadza i niczego nie tracimy korzystając w tym celu z kart kalendarza.

Jeśli jednak owymi zapiskami są notatki, które najzwyczajniej w świecie mogą nam się w przyszłości przydać to zapisywanie ich na kartach kalendarza kończy się tym, że do tych notatek już nigdy nie wrócimy.

Przykład

Twój rozmówca zgłosił swoje obawy dotyczące produktu, który prezentujesz. Po spotkaniu przygotowujesz kontr-argumenty na bazie tej notatki. Czy nie jest to idealna okazja do tworzenia bazy wiedzy pt.: „Najczęstsze obiekcje klientów oraz odpowiedzi na nie”, do której możesz nie tylko wracać, ale i stale ją rozwijać i doskonalić. Dobrze wiemy co z takimi (wartościowymi) treściami stanie się z upływem czasu jeśli ich żywot zakończy się pod ciężarem kolejnych kart kalendarza z upływem kolejnych dni, tygodni, miesięcy. O tym co dzieje się z kalendarzem kiedy kończy się rok chyba nie muszę pisać 

Poza gromadzeniem cennych notatek i łączeniem ich w przydatne bazy wiedzy na przyszłość jest też prozaiczna potrzeba częstego powrotu do zapisków nawet jeśli nie mają ze względu na swą lakoniczność służyć nam w przyszłości w opisanej wyżej formie. Ile razy chcieliśmy wrócić pamięcią do jakiś szczegółów ze spotkania i wertowaliśmy cierpliwie kalendarz w celu ich odnalezienia. Owszem często pamiętamy, gdzie dana notatka powstała (na jakim spotkaniu), ale kto by po upływie paru miesięcy pamiętał kiedy to dokładnie było, by z sukcesem odnaleźć właściwą stronę w kalendarzu.

Więcej o produktywnym notowaniu przeczytasz we wpisie Evernote – kombajn do notatek.

💡Podsumowanie

• Jeśli kalendarz (papierowy lub elektroniczny) jest twoim jedynym narzędziem do gromadzenia i organizacji swoich projektów i zadań, zabijasz swoją produktywność. Kalendarz narzuca ci błędne metody planowania realizacji twoich celów i zarządzania czasem.
• Pamiętaj, że do kalendarza możesz nanieść tylko pojedyncze zadania. Próby naniesienia do kalendarza planu realizacji całości projektu zwykle kończą się fiaskiem, a w najlepszym przypadku ograniczeniem produktywności. Jak mawiają Anglosasi: „If you don’t take control of your calendar, someone else will„
• Zawsze myśl o wszystkich swoich większych zadaniach i celach jak o projektach, czyli jak o zbiorze określonych zadań, które wymagają określonych okoliczności lub zasobów do ich realizacji.
• Wykorzystuj kalendarz do tego, do czego jest on przeznaczony. Używaj go do nanoszenia i współdzielenie określonych wydarzeń (np. spotkań), ewentualnie do planowania krótkich okresów czasowych (dzień, tydzień).
• Staraj się nie notować jedynie w kalendarzu. Spróbuj notować w elektronicznym notatniku, do którego zawartości możesz łatwo powrócić. Jeśli notujesz w kalendarzu – sukcesywnie przenoś cenne na przyszłość notatki w odpowiednie miejsce, np. do Evernote

Jak wynika z powyższego wpisu, nie mam na celu „zaorać” samej koncepcji używania kalendarza. Chce ciebie przestrzec przed ograniczaniem się do jego formy przy planowaniu twoich celów i bieżących zadań.

Ktoś powiedział: „Jak masz młotek, to wszędzie widzisz gwoździe„. Kalendarz niebezpiecznie mi do tej analogii pasuje. Próbujemy z niego zrobić organizer, kolektor zadań i projektów oraz notatnik. Polecam zatem – doceń swój młotek, ale niech nie będzie samotny w twojej skrzynce z narzędziami. Wtedy nie będziesz widział/a dookoła tylko gwoździ, a dostrzeżesz wokół więcej metod i inspiracji na drodze zwiększania swojej produktywności. Mam nadzieje, że wiele z nich odnajdziesz w innych wpisach na tym blogu.

Grzegorz Jaszkiewicz