BAZA WIEDZYPRODUKTYWNO艢膯ZARZ膭DZANIE ZADANIAMI (GTD)

Zab贸jcy produktywno艣ci-kalendarz

Przez ostatnie kilkana艣cie miesi臋cy mia艂em mo偶liwo艣膰 zapytania blisko setk臋 os贸b aktywnych zawodowo o to jakimi narz臋dziami wspieraj膮 swoj膮 prace, zarz膮dzanie projektami, organizacj臋 swojego czasu i realizacj臋 zada艅.

鈥濷dpytanie” tak wielu os贸b umo偶liwi艂y mi spotkania rekrutacyjne, kt贸re to prowadz臋 zar贸wno na stanowiska managerskie jak i na stanowiska ni偶szego szczebla – ale takie kt贸re wymagaj膮 du偶ej samoorganizacji. Odpowiedz na to pytanie dostarcza du偶o wa偶nych informacji na temat kandydata. Dobra organizacja pracy i wysoka efektywno艣膰 w realizacji cel贸w to przecie偶 jedna z kilku prawdziwie po偶膮danych przez pracodawce kompetencji zawodowych.

Wyniki tego 鈥瀊adania鈥 okaza艂y si臋 dla mnie szokuj膮ce. Nie przestaje mnie zadziwia膰, 偶e niemal ka偶dy kandydat wskaza艂 kalendarz jako jedyne narz臋dzie wspieraj膮ce jego organizacj臋i produktywno艣膰. Tak, zwyk艂y papierowy kalendarz, czasem by艂a mowa o kalendarzu elektronicznym.

Kalendarz – (nie)do wszystkiego

Zanim rozwin臋 my艣l sk膮d moje zdziwienie (i brak zrozumienia dla tego podej艣cia) wspomn臋 o moich przemy艣leniach – z czego to mo偶e wynika膰. Dlaczego kalendarz “rz膮dzi” w艣r贸d wskazywanych narz臋dzi produktywno艣ciowych i do dzi艣 uchodzi za standard.

Dla porz膮dku nale偶y wspomnie膰, 偶e kalendarz sam w sobie jest bardzo potrzebnym narz臋dziem i pe艂ni od zawsze wa偶na rol臋 w organizacji dnia, tygodnia. Jest tak oczywi艣cie wtedy kiedy u偶ywamy go zgodnie z jego przeznaczeniem. Problem polega na tym, 偶e b艂臋dnie przypisujemy mu r贸wnie偶 kolejne role, kt贸re do kalendarza pasuj膮 jak … do 艣wini pasuje turkusowa kamizelka (ale o tym p贸藕niej).

Kalendarz to narz臋dzie, kt贸re zna ka偶dy. U偶ywali go nasi rodzice, u偶ywaj膮 wsp贸艂pracownicy, szefowie. Widzimy go wsz臋dzie wok贸艂, na spotkaniach biznesowych, wszelkiego typu recepcjach, a wi臋kszo艣ci z nas jest on wr臋czany przez pracodawce w pierwszym dniu pracy. Jest nieod艂膮cznym elementem krajobrazu polskiego (cho膰 nie tylko) 偶ycia zawodowego.

Ten przedmiot sta艂 si臋 przez to niemal standardem s艂u偶bowego prezentu 艣wi膮tecznego. Kupowany na ha艂dy pod koniec roku ma uszcz臋艣liwi膰 naszych klient贸w kiedy wizytujemy ich w okresie przed艣wi膮tecznym. (Dosta艂e艣/a艣 jaki艣 w ostatnim “sezonie”, a mo偶e podarowa艂e艣/a艣 komu艣?)

Kalendarz jest bardzo cz臋sto jedynym (niestety) narz臋dziem obok komputera, w kt贸ry wyposa偶aj膮 nas pracodawcy, tym samym sugeruj膮c niejako, i偶 to narz臋dzie jest wystarczaj膮ce do organizacji twojej pracy i bie偶膮cych zada艅. Przecie偶 nie po to zatrudnili kompetentnego i do艣wiadczonego ciebie, 偶eby nie oczekiwa膰 produktywno艣ci, wydajno艣ci i efekt贸w na najwy偶szym poziomie c’nie ;).

Powy偶sze sprowadza si臋 do tego, 偶e silna pozycja tego narz臋dzia w codziennym 偶yciu zawodowym uros艂a do pogl膮du, i偶 kto nie ma/nie u偶ywa kalendarza ten … nie jest profesjonalny. Co wi臋cej panuje pogl膮d, 偶e je艣li podczas spotkania nie masz przed sob膮 roz艂o偶onego kalendarza, nie podchodzisz do tego spotkania powa偶nie i z nale偶nym dla tej okoliczno艣ci zaanga偶owaniem (OMG…serio ?)

Kalendarz a produktywno艣膰 i zarz膮dzanie projektami

Problem zaczyna si臋 w momencie, kiedy spojrzymy na kalendarz w kontek艣cie produktywno艣ci i zarz膮dzania projektami, czyli podstawowych aspekt贸w funkcjonowania zawodowego i poszukiwania swoich przewag ma rynku pracy czy twoich przewag jako przedsi臋biorcy.

呕eby “oczy艣ci膰 atmosfer臋鈥 na wst臋pie zapewni臋 ci臋 (w razie jakby艣 uwa偶a艂/a, 偶e poj臋cia projektu i produktywno艣ci ciebie nie dotycz膮), 偶e tak, realizujesz projekty (czyli r贸wnie偶 nimi zarz膮dzasz) i tak, produktywno艣膰 i ch臋膰 jej zwi臋kszania to przedmiot twoich codziennych dzia艂a艅. Po prostu nie nazywasz tego w ten spos贸b, a i nie silisz si臋 (i s艂usznie) na definiowanie tych poj臋膰 w odniesieniu do w艂asnej osoby. Dla jasno艣ci dalszych rozwa偶a艅 doprecyzujmy wi臋c tu znaczenie tych 2 poj臋膰.

Projekt

Projektem jest ka偶dy cel, kt贸ry wymaga od ciebie wykonania wi臋cej ni偶 jednego zadania. Tak – tylko tyle i a偶 tyle. Wybacz mi tak brutalne uproszczenie tego przecie偶 tak powa偶nego i nad臋tego okre艣lenia. Oczywistym jest jednak, 偶e ta skromna definicja jest bardzo pojemna mimo swej prostoty. Spokojnie zmie艣ci si臋 w niej projekt, kt贸rym jest zakup nowej drukarki do biura, jak i projekt, kt贸rym jest zaplanowanie i uruchomienie np. firmy po艣rednictwa handlowego (przyznam – kusi艂o mnie “lot w kosmos”).

Je艣li nadal nie艂adnie pachnie tobie ta definicja dodam, 偶e podobnie okre艣li艂 j膮 klasyk – guru produktywno艣ci David Allen – tw贸rca metodologii GTD –聽za www.wikipedia.pl :

GTD, Getting Things Done, dos艂. doprowadzanie roboty do ko艅ca 鈥 popularna metoda organizacji zaj臋膰, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarz膮dzaniu listami zada艅 i projekt贸w. Tw贸rc膮 metody jest David Allen, kt贸ry opisa艂 j膮 w ksi膮偶ce pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity, wydanej w 2001. W Polsce wydana w sierpniu 2006 pt. Sztuka efektywno艣ci. Skuteczna realizacja zada艅 (wydanie drugie: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywno艣ci, Onepress, Gliwice, 2008).

Produktywno艣膰

Produktywno艣膰 jest niczym innym jak umiej臋tno艣ci膮 planowania i realizacji zada艅 i projekt贸w jak najbardziej efektywnie w jak najmniej obci膮偶aj膮cy ciebie spos贸b. Wiem, zn贸w uproszczenie, ale tak to rozumiem i tak chc臋 to rozumie膰. Dla nienasyconych nieco to rozwi艅my zatem:

Kiedy w powy偶szej definicji wspominam o realizacji zada艅 i projekt贸w efektywnie – my艣l臋 o wykonaniu ich jak najlepiej i w jak najbardziej optymalnym czasie (co nie jest jednoznaczne z 鈥瀗ajszybciej jak to mo偶liwe鈥).

Kiedy natomiast u偶ywam okre艣lenia “w jak najmniej obci膮偶aj膮cy spos贸b” mam na my艣li dzia艂ania z uwzgl臋dnieniem twojej dyspozycji dnia, poziomu energii tw贸rczej w danym momencie, zdrowego balansu mi臋dzy wykonywaniem pilnych zada艅 “na dzi艣” a realizacj膮 projekt贸w roz艂o偶onych w czasie z powodu swojej z艂o偶ono艣ci.

Przede wszystkim jednak mowa tu o planowaniu i realizowaniu zada艅 i projekt贸w z jednoczesnym zwolnieniem “pami臋ci RAM” twojego m贸zgu w maksymalnym stopniu. Tw贸j m贸zg jest bowiem po to by kreowa膰 pomys艂y i je realizowa膰 a nie po to by je gromadzi膰 i o wszystkich etapach ich realizacji pami臋ta膰.

Kto z was nie poczu艂 nigdy gwa艂townego wzrostu pomys艂贸w i kreatywno艣ci po kilku dniach urlopu..? Zwolni艂e艣/a艣 pami臋膰 RAM, po prostu :).

Przychodzi czas odpowiedzie膰 sobie ma pytanie, gdzie w odniesieniu do tych dw贸ch poj臋膰 znale藕膰 rol臋 dla kalendarza, narz臋dzia kt贸re nie wiedzie膰 czemu uros艂o do rangi “wszystkomaj膮cego” cuda organizacji osobistej ? W mojej opinii – w niewielu miejscach.

Planowanie w kalendarzu

G艂贸wny problem polega na tym, 偶e takie postrzeganie kalendarza, o kt贸rym wspominam powy偶ej i nadmierne przypisywanie mu r贸l, do kt贸rych nie jest przeznaczony powoduje, 偶e jego “wyznawcy” s膮 w tym nieprzyzwoicie konsekwentni. Obserwuj臋 tu dwa podej艣cia:

Pierwsze – osoby, kt贸re nie tylko nie maj膮 nawyku my艣lenia o swoich celach i zadaniach jak o projektach, czyli ci膮gach powi膮zanych ze sob膮 w r贸偶ny spos贸b zada艅 do wykonania, ale kt贸re ponadto nie analizuj膮 swoich indywidualnych cech wp艂ywaj膮cych na w艂asn膮 produktywno艣膰. Dla tych os贸b kaledarz ma niemal wszystkie (dobre) cechy organizera ich zada艅. Dlaczego? Jak kto艣 nie czuje pragnienia, nie szuka wody…

Drugie – osoby maj膮ce 艣wiadomo艣膰 z艂o偶ono艣ci powy偶szych poj臋膰 jednak nie znaj膮ce 偶adnych innych metod ich ograni臋cia. Tu kalendarz jest jedynym sprzymierze艅cem. To takie podej艣cie – kontunuuj膮c odniesienie do pragnienia – bardzo chce mi si臋 pi膰, ale przede mn膮 jest tylko s艂odka jak landryna kolorowa oran偶ada. Napij臋 si臋, ale pragnienie ugasz臋 tylko na pare minut :/ .

Oba podej艣cia sprowadzaj膮 sie do najwi臋kszego wroga produktywno艣ci i zarz膮dzania projektami – twoim dniem zaczyna rz膮dzi膰 kalendarz 馃槺.

Jakie ograniczenia napotykasz kiedy twoim jedynym organizerem jest kalendarz (papierowy czy elektroniczny):

Planowanie w kalendarzu – ograniczenie pierwsze

Ze wzgl臋du na form臋 kalendarza w efektywny spos贸b jeste艣 w stanie zapisa膰 w nim jedynie pojedyncze zadania. Ci臋偶ko jest bowiem rozpisa膰 w nim pe艂en projekt, czyli zbi贸r pogrupowanych w poszczeg贸lnych kategoriach zada艅 z uwzgl臋dnieniem mo偶liwo艣ci i okoliczno艣ci ich wykonywania <tzw. kontekst贸w> i bez znajomo艣ci dat ich wykonywania.

/Szerzej opisuje ten problem poni偶ej wskazuj膮c na typowe ograniczenia jakie napotykamy przy pr贸bie organizacji realizacji projektu 鈥瀗a upartego鈥 przy pomocy zwyk艂ego kalendarza/

Forma kalendarzowa gromadzenia zada艅 wp艂ywa podst臋pnie na to jak przepracowujesz sw贸j czas. Si艂膮 rzeczy powoli sprowadzasz planowanie swojego dnia do checklisty z pojedynczymi zadaniami do wykonania. Jednak te zadania nie s膮 tylko poszczeg贸lnymi etapami realizacji wi臋kszego czy 艣redniej wielko艣ci projektu – poniewa偶 nie mia艂e艣 szansy efektywnie rozpisa膰 go w kalendarzu. Co za tym idzie, z dnia na dzie艅 tracisz (a na pewno nie doskonalisz) perspektyw臋 my艣lenia o realizacji swoich cel贸w jak o realizacji projektu a za to skupiasz si臋 na realizacji checklisty zada艅 dnia.


馃搶 Przyk艂ad:

Planuj膮c sobie prac臋 – maj膮c przed sob膮 kalendarz – pr臋dzej wpiszesz do kalendarza zadanie 鈥瀞zukanie w internecie potencjalnych klient贸w w Bydgoszczy鈥 ni偶 鈥瀦definiowanie i wdro偶enie w 偶ycie nowych kana艂贸w sprzeda偶y鈥. Dlaczego, poniewa偶 to drugie to wieloetapowy projekt sk艂adaj膮cy si臋 z r贸偶nego typu zada艅, cz臋sto nast臋puj膮cych po sobie (tzw. zadania sekwencyjne, czyli kiedy doko艅czenie pierwszego zadania determinuje dopiero mo偶liwo艣膰 podj臋cie kolejnego). Projekt taki rozpisany jest przecie偶 nawet na kilka miesi臋cy jego pe艂nej realizacji.


Planowanie w kalendarzu – ograniczenie drugie

Za艂贸偶my, 偶e zaczynasz dzie艅 z pust膮 kart膮 kalendarza na bie偶膮cy dzie艅 (a pami臋tajmy, ze przy omawianym podej艣ciu jedynie kalendarz – obok twojej pami臋ci – jest zbiorem zada艅 i cel贸w). Co dzieje si臋 dalej w tych okoliczno艣ciach:

a)

Mamy niekomfortowe poczucie, 偶e ten dzie艅 nie b臋dzie efektywnie przepracowany (niekt贸rzy porw膮 si臋 nawet na wyrzuty sumienia z tym zwi膮zane). Zaczynamy wi臋c si臋 ratowa膰. Zaczynamy 鈥瀗a si艂臋鈥 uzupe艂nia膰 list臋 zada艅. Wpisujemy wi臋c na ni膮 zadania z najbli偶szych pok艂ad贸w naszej pami臋ci i wyobra藕ni, czyli zwykle rzeczy z tzw. 鈥瀊ie偶膮czki鈥 a nie z listy dobrze rozpisanych na zadania projekt贸w. Jeste艣my wtedy otwarci na podrzucane przez prze艂o偶onych, wsp贸艂pracownik贸w czy klient贸w pilne pro艣by o pomoc lub problemy do rozwi膮zania.

Nie musz臋 chyba dodawa膰, 偶e lepiej by艂oby w ten dzie艅 realizowa膰 jaki艣 etap wa偶nych projekt贸w w ramach swoich cel贸w czy na艂o偶onych na ciebie obowi膮zk贸w a te tzw. 鈥瀢rzutki鈥 zby膰 taktownym 鈥瀊ardzo chcia艂bym ci pom贸c, ale realizuj臋 dzi艣 wa偶n膮 cz臋艣膰 projektu X czy Y鈥. Pro艣by klienta natomiast raczej wple艣膰 w list臋 zada艅 na ten dzie艅 do kategorii 鈥瀗iespodziewane鈥, a nie traktowa膰 je jako swoje podstawowe obowi膮zki.聽Wolisz realizowa膰 cele swoje czy innych?

b)

Przedstawione wy偶ej podej艣cie ma pewien niebezpieczny dla ca艂ego zagadnienia produktywno艣ci efekt. Realizacja zada艅 w oparciu (tylko) o kalendarz i w艂asn膮 pami臋膰 jest bowiem – uwzgl臋dniaj膮c powy偶sze – niebezpiecznie wygodne intelektualnie. Jeste艣my tak skonstruowani (dla fan贸w sci-fi: zaprogramowani przez Matrix), 偶e odhaczenie wykonania d艂ugiej listy zada艅 dnia nasz umys艂 odbiera jako dobrze przepracowany dzie艅 i syci nas nie tylko dop艂ywem dopaminy zapewniaj膮c efekt nagrody, ale napawa nas poczuciem zwyk艂ej satysfakcji z przepracowanego dnia. Zrobili艣my przecie偶 dzi艣 taaaaaak du偶o …

Pozostaje tylko pytanie czy to czego dokona艂e艣/a艣 tego dnia jest realizacj膮 wa偶nych, przysz艂o艣ciowych i rozwojowych projekt贸w czy ..zwyk艂膮 check list膮 z kategorii tzw. 鈥瀊ie偶膮czki鈥.

c)

Wymie艅my jeszcze jedno zagro偶enie. Skoro karta kalendarza jest pusta, mo偶esz mie膰 pokus臋 wykorzystania tego dnia na odpoczynek, kt贸ry przecie偶 ka偶demu si臋 czasem nale偶y (wiadomo!). No bo skoro niczego nie mam w kalendarzu, to przecie偶 niczego nie zaniedbuje. Ba, musia艂em by膰 niema艂o efektywny w minionych dniach, skoro na dzi艣 nic mi do wykonania nie zosta艂o. Czy aby napewno ?

Realizacja projektu w praktyce – poczujmy powag臋 sytuacji ?

Wiemy ju偶 z podej艣cia opisanego wy偶ej, 偶e nie powinno si臋 planowa膰 swojej pracy i swoich cel贸w od kalendarza zaczynaj膮c i na nim ko艅cz膮c. Wiemy, 偶e powinni艣my wyrabia膰 w sobie umiej臋tno艣膰 my艣lenia o swoich zadaniach i celach w uj臋ciu projektowym a nie planuj膮c sw贸j czas ad hoc tworz膮c dora藕nie listy zada艅 na karcie kalendarza.

Zauwa偶ysz, 偶e przyk艂ad opisywany ni偶ej uwzgl臋dnia ju偶 bardziej dojrza艂e i rozs膮dne podej艣cie, poniewa偶 punktem wyj艣cia do dalszych dzia艂a艅 jest dok艂adne rozpisanie projektu na poszczeg贸lne bloki i zadania w ramach tych blok贸w. Mimo tego 鈥瀌obrego startu鈥 warto uwa偶a膰 na pu艂apki zwi膮zane z nadmiernym 鈥瀦ami艂owaniem鈥 do kalendarza. Niech za przyk艂ad do dalszych rozwa偶a艅 pos艂u偶y nam konkretny projekt, a nast臋pnie przeanalizujmy r贸偶ne podej艣cia do u偶ycia kalendarza w jego realizacji – od najbardziej nieprawid艂owego do najlepszego.


Projekt do realizacji:

鈥濷rganizacja konferencji z okazji premiery produktu鈥

Jakie zadania zawiera ten projekt w poszczeg贸lnych blokach:

Przygotowanie planu konferencji:

  • przygotowanie scenariusza konferencji
  • wyb贸r prelegent贸w
  • przygotowanie agendy
  • zebranie propozycji prezentacji prelegent贸w
  • zg艂oszenie poprawek do prezentacji
  • odbi贸r ostatecznych prezentacji

Przygotowania miejsca konferencji:

  • wyb贸r obiektu konferencyjno- hotelowego
  • przygotowanie listy uczestnik贸w i rezerwacje miejsc
  • przygotowanie menu na wszystkie posi艂ki i przerwy kawowe
  • zaplanowanie listy i organizacja niezb臋dnego sprz臋tu konferencyjnego
  • podpisanie umowy

Przygotowanie bud偶etu

  • okre艣lenie wst臋pnych koszt贸w
  • okre艣lenie ostatecznych koszt贸w
  • uzyskanie akceptacji zarz膮du/ wsp贸lnik贸w

Przygotowanie atrakcji dla go艣ci konferencji:

  • zebranie pomys艂贸w
  • zebranie ofert
  • wyb贸r oferty
  • podpisanie umowy

Przygotowanie i wysy艂ka zaprosze艅:

  • zebranie potwierdze艅 uczestnictwa
  • przygotowanie koncepcji formy zaprosze艅
  • wykonanie projektu zaprosze艅
  • druk
  • wysy艂ka (e-mailowa, tradycyjna)

Przygotowanie materia艂贸w dla uczestnik贸w konferencji:

  • przygotowanie koncepcji formy materia艂贸w drukowanych
  • wykonanie projektu materia艂贸w drukowanych
  • zam贸wienie druku
  • druk
  • zebranie pomys艂贸w na gadgety konferencyjne
  • zebranie ofert
  • wyb贸r oferty
  • zam贸wienie
  • konfekcjonowanie materia艂贸w konferencyjnych

Uwaga:


Trzeba mie膰 艣wiadomo艣膰, 偶e jest to rozpisanie projektu na 艣rednim poziomie szczeg贸艂owo艣ci. 艁atwo zauwa偶y膰, i偶 niekt贸re z wymienionych zada艅 to tak naprawd臋 zbi贸r podzada艅. Wspominam o tym dla porz膮dku, ale i dla uwydatnienia jak du偶ym przedsi臋wzi臋ciem taki przyk艂adowy projekt jest i jak du偶ym b艂臋dem jest planowanie go jedynie przy wsparciu kalendarza.

Kiedy mamy ju偶 rozpisany projekt zastan贸wmy si臋 jak w jego realizacji mo偶e nas wesprze膰 narz臋dzie jakim jest kalendarz. Przeanalizujmy nast臋puj膮ce opcje:

Opcja pierwsza – rozpisanie wszystkich zada艅 projektu w kalendarzu

Pr贸buj膮c wyobrazi膰 sobie podj臋cie si臋 tej czynno艣ci wyobra偶am sobie, i偶 zacz膮膰 nale偶y od okre艣lenia deadline鈥檜 dla ca艂ego projektu i dalej pr贸bowa膰 zastanowi膰 si臋, kt贸re z zada艅 (ewentualnie opisanych blok贸w zada艅) powinny zosta膰 wykonane w jakim czasie okre艣laj膮c przy tym konkretn膮 dat臋 ich wykonania w kalendarzu.

Do tego miejsca kierunek tego my艣lenia jest nie tylko s艂uszny, ale i konieczny. Jakiej metody planowania by艣my bowiem nie obrali, okre艣lenie tzw. 鈥瀔amieni milowych鈥 projektu, czy te偶 鈥瀙unkt贸w kontrolnych鈥 jest konieczne.

Gdzie widz臋 zatem problemy w przedsi臋wzi臋ciu rozpisania ca艂o艣ci projektu (z g贸ry) w kalendarzu:

  • Nie ma szansy tak rozpisa膰 wszystkich zada艅, by zaplanowane daty realizacji poszczeg贸lnych cz臋艣ci projektu nie uleg艂y potem ro偶nym zmianom i przesuni臋ciom z jaki艣 wzgl臋d贸w. To nie 艣wiadczy o z艂ej organizacji. Tak po prostu jest. Masz przecie偶 bie偶膮ce obowi膮zki, nieoczekiwane przeszkody, kt贸rych intensywno艣ci i rodzaju cz臋sto nie jeste艣 w stanie przewidzie膰 i zaplanowa膰.
  • Wiele zada艅 ma charakter tzw. sekwencyjny wzgl臋dem siebie (wykonanie poszczeg贸lnego zadania dopiero otwiera mo偶liwo艣膰 wykonywania zadania nast臋puj膮cego po nim, przyk艂ad: nie przyst膮pisz do wyboru obiektu konferencyjnego, bez wcze艣niejszego zebrania r贸偶nych ciekawych ofert), co z g贸ry skazuje nas na nieprecyzyjne okre艣lenie dat realizacji na tak wczesnym etapie. Mo偶na oczywi艣cie przyj膮膰 pewne za艂o偶enia i p贸偶niej je efektywnie korygowa膰. W tej symulacji szukamy jednak jak najbardziej produktywnego podej艣cia, a regularne przesuwanie kilkudziesi臋ciu zada艅 w kalendarzu do niego nie nale偶y.
  • Jest jeszcze jeden problem. W pocz膮tkowej fazie nie wiemy przecie偶 jakich zada艅 wymaga realizacja zadania, kt贸re ju偶 sobie zdefiniowali艣my.

馃搶聽Przyk艂ad:

nie wiesz czy cel 鈥瀦ebranie potwierdze艅 uczestnictwa w konferencji鈥 nie wygeneruje kolejnych aktywno艣ci, np.: liczba ch臋tnych uczestnik贸w konferencji mo偶e by膰 znacznie mniejsza ni偶 planowa艂e艣/a艣, co zdeterminuje 鈥瀙rzestawienie鈥 event鈥檜 na obiekt z mniejsz膮 sal膮 konferencyjn膮 i mniejsz膮 cen膮 dopasowan膮 do liczby uczestnik贸w. To za艣 spowoduje konieczno艣膰 zrobienia korekt w bud偶ecie wydarzenia i ponownej akceptacji koszt贸w.


  • Pami臋tajmy, 偶e opisywany przyk艂adowy projekt nie musi by膰 naszym jedynym celem do zrealizowania. To pot臋guje opisane wy偶ej obawy.

Opcja druga – rozpisywanie w kalendarzu projektu sekwencyjnie – np. z tygodnia na tydzie艅

Wtedy korzystaj膮c z bazy jak膮 jest dobrze rozpisany na czynniki pierwsze projekt i wybieraj膮c z niego poszczeg贸lne zadania nanosimy daty ich wykonania do kalendarza w perspektywie najbli偶szego tygodnia. (Oczywi艣cie – tak jak w podej艣ciu opisanym powy偶ej- mamy te偶 zaplanowane deadline鈥檡 dla ca艂o艣ci projektu i poszczeg贸lnych blok贸w).

To podej艣cie du偶o bardziej rozs膮dne ni偶 opisane wy偶ej. Eliminuje nam ono niebezpiecze艅stwa zbyt du偶ego przek艂amania dat realizacji i tym samym nie zmusza do ci膮g艂ych zmian i przesuwania zada艅 w kalendarzu. Dzia艂amy wtedy bardziej efektywnie na bie偶膮co (w perspektywie tygodnia) uwzgl臋dniaj膮c za艂o偶one deadline鈥檡 , niespodziewane zadania i inne projekty, kt贸re realizujemy r贸wnolegle.

Czy w tym podej艣ciu wszystko jest ju偶 OK? Czy nie ma tu innych ni偶 ju偶 wspomniane w podej艣ciu pierwszym niebezpiecze艅stw produktywno艣ciowych? Niebezpiecze艅stw mo偶e nie, ale mo偶na do tematu podej艣膰 jeszcze inaczej zyskuj膮c nieco wi臋cej efektywno艣ci, a na pewno przej艣膰 przez projekt 艂atwiej i mniej obci膮偶aj膮c twoje osobiste zasoby. O tym poni偶ej.

Opcja trzecia – planowanie zada艅 w kalendarzu z dnia na dzie艅

Tu podobnie jak we wcze艣niejszych opcjach dzia艂amy w oparciu o ju偶 rozpisany szczeg贸艂owo projekt. Co zyskujesz dzia艂aj膮c wg tej metody?

Przyjmijmy tu za艂o偶enie, i偶 swoje zadania (cz臋艣ci sk艂adowe projektu) przypiszesz do poszczeg贸lnych tzw. kontekst贸w ich wykonania, np.:

  • trudne | 艂atwe
  • wymagaj膮ce du偶ej energii | nie wymagaj膮cej du偶ej energii
  • potrzebny czas na wykonanie 5 min| 30 min| 1 h | 4 h
  • delegowane (zadanie, kt贸re przekaza艂e艣 komu艣 innemu do realizacji)
  • wymagaj膮ce dobrej dyspozycji dnia | ma艂o anga偶uj膮ce
  • wymagaj膮 obecno艣ci w biurze | nie wymagaj膮ce obecno艣ci w biurze
  • inne – indywidualnie okre艣lone przez ciebie konteksty

Ponadto za艂贸偶my, 偶e dobrze znasz siebie i wiesz, 偶e np.

  • najbardziej efektywny/a jeste艣 wtedy kiedy w biurze nie ma nikogo i mo偶esz si臋 skupi膰 na czynno艣ciach bardziej wymagaj膮cych
  • najbardziej kreatywny jeste艣 siedz膮c w kawiarni przy dobrej kawie, w otoczeniu przyjemnego gwaru
  • czasem budzisz si臋 i wiesz, 偶e to 鈥瀗ie jest tw贸j dzie艅鈥 i nie przyjmiesz 鈥瀗a klat臋鈥 nic co wymaga od ciebie du偶ego zaanga偶owania umys艂owego
  • ma艂o wymagaj膮ce czynno艣ci (tzw. mechaniczne) lubisz sobie zostawi膰 na koniec dnia
  • inne – indywidualne

Czy ju偶 domy艣lasz si臋 do czego zmierzam? Czy nie jest to ju偶 zarz膮dzanie swoj膮 efektywno艣ci膮 przez du偶e 鈥瀦鈥, kiedy to uwzgl臋dniaj膮c powy偶sze przyk艂ady kontekst贸w i osobistej dyspozycji okre艣lasz co wykonasz w dniu dzisiejszym i tak uk艂adasz sw贸j dzie艅 pracy. Czy nie jest dobrze wybra膰 ze swojego zbioru zada艅 (cz臋艣ci sk艂adowych projektu) te zadania na dzi艣, kt贸re odpowiadaj膮 twojej dyspozycji, kt贸r膮 odczuwasz w艂a艣nie tego dnia, lub s膮 do wykonania tylko w tym miejscu, w kt贸rym si臋 znajdujesz ?

Dodajmy, 偶e przy tym podej艣ciu kalendarz jest tylko jednym z narz臋dzi wspieraj膮cych ciebie w realizacji twoich cel贸w. Nie tylko nie jest wyznacznikiem tego czy dzi艣 masz du偶o do zrobienia czy ma艂o, nie narzuca te偶 tobie rytmu dnia a tw贸j dzie艅 pracy nie jest zdominowany przez “wygodn膮 bie偶膮czk臋鈥. S艂u偶y natomiast do uporz膮dkowania twoich zada艅, kt贸re 艣wiadomie wyznaczy艂e艣/a艣 sobie na ten konkretny dzie艅 po zag艂ebienu si臋 w rozpisane projekty.

BINGO- do tego powinien s艂u偶y膰 kalendarz 馃憡

Notowanie w kalendarzu

Dla niemal ka偶dego u偶ytkownika kalendarza (papierowego) jest on r贸wnie偶 swoistym notatnikiem/notesem. Dzisiejsza jego wszechobecno艣膰, o kt贸rej mowa by艂a na pocz膮tku tego wpisu, ma swoje 藕r贸d艂o w traktowaniu kalendarza jako notatnika w艂a艣nie. Uczestnicy spotka艅 biznesowych skrz臋tnie notuj膮 uwagi ze spotkania, dlatego tak powszechny jest widok roz艂o偶onego kalendarza i czaj膮cego si臋 na niego d艂ugopisu.

Notowanie to bardzo wa偶na cz臋艣膰 produktywno艣ci osobistej. Tu – jak si臋 domy艣lasz – te偶 nie oszcz臋dz臋 kalendarza w moich opiniach na temat takiego jego wykorzystania.

O ile notowanie podczas spotkania ma na celu spisanie na szybko my艣li, kt贸re chc臋 rozwin膮膰 po tym jak m贸j rozm贸wca sko艅czy my艣l (aby mu nie przerywa膰) lub pod koniec spotkania w formie podsumowania, to taka forma w niczym nie przeszkadza i niczego nie tracimy korzystaj膮c w tym celu z kart kalendarza.

Je艣li jednak owymi zapiskami s膮 notatki, kt贸re najzwyczajniej w 艣wiecie mog膮 nam si臋 w przysz艂o艣ci przyda膰 to zapisywanie ich na kartach kalendarza ko艅czy si臋 tym, 偶e do tych notatek ju偶 nigdy nie wr贸cimy.


馃搶 Przyk艂ad

Tw贸j rozm贸wca zg艂osi艂 swoje obawy dotycz膮ce produktu, kt贸ry prezentujesz. Po spotkaniu przygotowujesz kontr-argumenty na bazie tej notatki. Czy nie jest to idealna okazja do tworzenia bazy wiedzy pt.: “Najcz臋stsze obiekcje klient贸w oraz odpowiedzi na nie”, do kt贸rej mo偶esz nie tylko wraca膰, ale i stale j膮 rozwija膰 i doskonali膰. Dobrze wiemy co z takimi (warto艣ciowymi) tre艣ciami stanie si臋 z up艂ywem czasu je艣li ich 偶ywot zako艅czy si臋 pod ci臋偶arem kolejnych kart kalendarza z up艂ywem kolejnych dni, tygodni, miesi臋cy. O tym co dzieje si臋 z kalendarzem kiedy ko艅czy si臋 rok chyba nie musz臋 pisa膰聽馃槒

Poza gromadzeniem cennych notatek i 艂膮czeniem ich w przydatne bazy wiedzy na przysz艂o艣膰 jest te偶 prozaiczna potrzeba cz臋stego powrotu do zapisk贸w nawet je艣li nie maj膮 ze wzgl臋du na sw膮 lakoniczno艣膰 s艂u偶y膰 nam w przysz艂o艣ci w opisanej wy偶ej formie. Ile razy chcieli艣my wr贸ci膰 pami臋ci膮 do jaki艣 szczeg贸艂贸w ze spotkania i wertowali艣my cierpliwie kalendarz w celu ich odnalezienia. Owszem cz臋sto pami臋tamy, gdzie dana notatka powsta艂a (na jakim spotkaniu), ale kto by po up艂ywie paru miesi臋cy pami臋ta艂 kiedy to dok艂adnie by艂o, by z sukcesem odnale藕膰 w艂a艣ciw膮 stron臋 w kalendarzu.

Wi臋cej o produktywnym notowaniu przeczytasz we wpisie Evernote – kombajn do notatek.

馃挕Podsumowanie

  • Je艣li kalendarz (papierowy lub elektroniczny) jest twoim jedynym narz臋dziem do gromadzenia i organizacji swoich projekt贸w i zada艅, zabijasz swoj膮 produktywno艣膰. Kalendarz narzuca ci b艂臋dne metody planowania realizacji twoich cel贸w i zarz膮dzania czasem.
  • Pami臋taj, 偶e do kalendarza mo偶esz nanie艣膰 tylko pojedyncze zadania. Pr贸by naniesienia do kalendarza planu realizacji ca艂o艣ci projektu zwykle ko艅cz膮 si臋 fiaskiem, a w najlepszym przypadku ograniczeniem produktywno艣ci. Jak mawiaj膮 Anglosasi: “If you don鈥檛 take control of your calendar, someone else will
  • Zawsze my艣l o wszystkich swoich wi臋kszych zadaniach i celach jak o projektach, czyli jak o zbiorze okre艣lonych zada艅, kt贸re wymagaj膮 okre艣lonych okoliczno艣ci lub zasob贸w do ich realizacji.
  • Wykorzystuj kalendarz do tego, do czego jest on przeznaczony. U偶ywaj go do nanoszenia i wsp贸艂dzielenie okre艣lonych wydarze艅 (np. spotka艅), ewentualnie do planowania kr贸tkich okres贸w czasowych (dzie艅, tydzie艅).
  • Staraj si臋 nie notowa膰 jedynie w kalendarzu. Spr贸buj notowa膰 w elektronicznym notatniku, do kt贸rego zawarto艣ci mo偶esz 艂atwo powr贸ci膰. Je艣li notujesz w kalendarzu – sukcesywnie przeno艣 cenne na przysz艂o艣膰 notatki w odpowiednie miejsce, np. do Evernote

Jak wynika z powy偶szego wpisu, nie mam na celu “zaora膰” samej koncepcji u偶ywania kalendarza. Chce ciebie przestrzec przed ograniczaniem si臋 do jego formy przy planowaniu twoich cel贸w i bie偶膮cych zada艅.

Kto艣 powiedzia艂: “Jak masz m艂otek, to wsz臋dzie widzisz gwo藕dzie“. Kalendarz niebezpiecznie mi do tej analogii pasuje. Pr贸bujemy z niego zrobi膰 organizer, kolektor zada艅 i projekt贸w oraz notatnik. Polecam zatem – doce艅 sw贸j m艂otek, ale niech nie b臋dzie samotny w twojej skrzynce z narz臋dziami. Wtedy nie b臋dziesz widzia艂/a dooko艂a tylko gwo藕dzi, a dostrze偶esz wok贸艂 wi臋cej metod i inspiracji na drodze zwi臋kszania swojej produktywno艣ci. Mam nadzieje, 偶e wiele z nich odnajdziesz w innych wpisach na tym blogu.

Grzegorz Jaszkiewicz

Komentarze Facebook

One comment

  1. Hi.
    Zainteresowa艂e艣 mnie dalszymi radami, tak偶e gratuluje. ?
    Wytrwa艂o艣ci…
    Dzi臋kuje.

Dodaj komentarz

Tw贸j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt贸rych wype艂nienie jest wymagane, s膮 oznaczone symbolem *


Tags:

Hey 馃檵 dzi臋kuj臋 za odwiedziny mojego bloga…

Chcia艂bym Ci powiedzie膰, 偶e poza pasj膮 na temat produktywno艣ci, zajmuj臋 si臋 r贸wnie偶 produkcj膮 video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi膰 stron臋 ;)

Odwied藕 moj膮 stron臋 je艣li jeste艣 ciekawy jak Twoja firma mo偶e przyspieszy膰 馃殌 poprzez dzia艂ania marketingowe w oparciu o video.聽