Śledzenie w biznesie – cz. I

Kontrowersyjnie prawda? Samo określenie śledzenia jest pejoratywne niemal w każdym kontekście w jakim jest użyte.

Kiedy mówimy o śledzeniu kogoś, pierwszą myślą dlaczego śledzenie kogokolwiek miałoby być nie przyzwoite jest myśl o ingerencji w czyjąś prywatność. Kolejne odczucie które temu towarzyszy to skojarzenie, iż ktoś gdzieś komuś musiał podpaść skoro jest śledzony w celu udowodnienia winy. Czy to określenie może mieć zatem pozytywny wydźwięk? No więc, są na to większe szanse jeśli odnosisz je do samego siebie. Ciekaw jestem czy po przeczytaniu poniższych rozważań znajdziesz powód by rozpocząć śledzenie samego siebie i czy to pomoże ci w twojej pracy i podniesieniu twojej produktywności.

Na wszystkie opisane przykłady trackowania znajdziesz w tym wpisie opis konkretnych narzędzi w formie przyjaznych i łatwych w zastosowaniu aplikacji.

Aby „ocieplić” nieco (pejoratywne) określenie „śledzenia”, proponuję podmienić je na jego biznesowy odpowiednik – słowo „trackowanie” (od ang. track – śledzić, tropić). Jakoś tak ładniej prawda?

Rodzaje trackowania

Trackowanie czasu przeznaczonego na poszczególne projekty

Rozliczenia z klientem

To chyba najbardziej typowe zastosowanie trackowania w biznesie. W tej materii trackowanie bywa nie tylko bardzo przydatne ale i niezbędne.

Niezbędne jest wtedy, kiedy za realizację poszczególnych projektów czy złożonych zadań rozliczasz się podsumowując poświęcony na ich realizację czas, zwykle w jednostkach godziny lub dnia. Podsumowanie czasu nie jest trudne kiedy prowadzimy jednocześnie jeden projekt dla klienta. Wtedy pozostaje nam podsumowanie czasu poświęconego na prace zakładając, że kiedy pracujemy, to pracujemy na rzecz tego właśnie projektu. Trudniejsze jednak jest podsumowywanie tego typu prac,  jeśli takich projektów prowadzimy równolegle kilka. Nie każdy bowiem układa sobie pracę tak (i słusznie), że dopiero po zakończeniu jednego projektu „siada” do kolejnego.

Przykład:

Prowadzisz działalność consultingową dla branży gastronomicznej, która sprowadza się do projektów doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania restauracji oraz zwiększania ich zyskowności.

Każdy z tych projektów ma pewne etapy jego realizacji, bardzo często poszczególne zadania następują po sobie w trybie sekwencyjnym (dopiero wykonanie jednego zadania umożliwia podjęcie kolejnego), ale są i takie które możesz wykonać w dowolnym momencie.

Jak łatwo się domyśleć są takie chwile kiedy jeden z projektów może utknąć w realizacji np. z powodu oczekiwania na dane finansowe, o których przygotowanie prosiłeś klienta. Naturalnie w tym czasie podejmujesz wybrany etap innego projektu i na jego realizacji aktualnie się skupiasz.

Zapewne w tego typu działalności są również takie zadania, które mimo tego, że są składowymi różnych projektów, wykonujesz je w jednym momencie lub „naprzemiennie”. W przypadku konsultanta dla branży restauracyjnej może być to np. omawianie ze współpracującym specjalistą kucharzem propozycji zmian w menu dla poszczególnych klientów. Ponieważ umówiłeś się już z owym specjalistą na dzień roboczy, omawiacie zarazem koncepcje dla kilku aktualnie prowadzonych projektów doradczych.

Powyższe przykłady mają uświadomić tobie, że nawet jeśli ewidencja czasu poświęconego na poszczególne (odrębne) projekty wydaje się prosta, to w praktyce przysporzyć może nie lada kłopotu. Pamiętajmy, ze ewidencjonowanie czasu poświęconego na poszczególne czynności to jedno, ale odpowiednie zebranie danych i raportowanie tego w celu rozliczenia prac z klientem to dodatkowy czas i praca.

A nawet jeśli nie sprawia to tobie większego kłopotu to czy nie lepiej wykorzystać swój czas i uwagę na działania bardziej kreatywne na drodze realizacji tych zleceń? Tu z pomocą przychodzi zastosowanie odpowiednich narzędzi.

Analiza opłacalności czasu twojej pracy

Śledzenie czasu poświęconego na poszczególne zlecenia nie musi być związana z koniecznością rozliczania się z poszczególnych prac zleconych. Podsumowywanie czasu przeznaczonego na realizację poszczególnych projektów może mieć nieco inny, równie ważny cel.

Nie zawsze bowiem wyceniamy swoją pracę na podstawie przepracowanej godziny czy dnia. Bardzo często wyceniamy nasze zaangażowanie wcześniej całościowo analizując i symulując ile dane zadanie wymagało będzie twojego czasu i zaangażowania. Tu rodzi się pytanie czy zawsze twoje wcześniejsze przewidywania, kalkulacje (i dalej wyceny) okazują się dobrze wyliczone?

Oczywiście można założyć, że raz są niedoszacowane, innym razem przeszacowane i „na koniec dnia” i tak się to z grubsza bilansuje. Można i tak, ale można też trackować każdorazowo swoje (czasowe) zaangażowanie i przy kolejnych wycenach korygować swoje estymacje i być coraz bardziej precyzyjnym w swoich wyliczeniach.

Takie podejście prowadzi nie tylko do bardziej rzetelnego wyceniania twoich usług, ale daje lepszy obraz wartości godziny twojej pracy (analiza- jak efektywnie z punktu widzenia przychodów wykorzystujesz swój czas), co znów przekłada się na lepsze planowanie twojego biznesu i zwiększanie jego zyskowności w przyszłości.

⚙️Przykład aplikacji – Timely

Timely to świetne narzędzie do tworzenia, budżetowania i ewidencjonowania projektów o różnej specyfice. Poniżej opisuję dla ciebie kilka jej podstawowych możliwości. Aplikacja ma ich dużo więcej. Jeśli ta metoda zainteresuje cię, zapoznaj się z wszystkimi możliwościami na stronie www lub na kanale developera na You Tube .

Podstawowe możliwości Timely:

Zakładanie projektów:

• zakładanie projektów przypisanych do konkretnego klienta
• przypisywanie ich do określonych osób
• wycenianie godziny pracy dla projektu (w PLN)
• określanie dla projektu dwóch rodzajów budżetów – budżet czasu (określona ilość godzin do wykorzystania) lub budżet pieniędzy (określona kwota do wykorzystania wg zadanej stawki godzinowej)

Ewidencjonowanie czasu poświęconego na pracę nad projektem:

• ewidencjonowanie prac nad projektami w aplikacji webowej, mobilnej oraz na Apple Watch
• możliwość wpisywania planowanego czasu pracy nad projektem, do którego odnoszony będzie czas rzeczywisty pracy
• wpisy na widoku tygodniowym
• wpisy na widoku dziennym

Integracje Timely z innymi aplikacjami

Widok dnia wzbogacony jest o integracje z kilkoma aplikacjami zewnętrznymi. Dzięki temu mogę „składać” wpis korzystając z trackowania różnych zdarzeń przez aplikacje zewnętrzne. Plansza jest tak skonstruowana, że w środkowym pasie (z trzech w tym widoku) mam pole do wpisywania swoich działań nad danym projektem. W dwóch pozostałych rozmieszczonych po bokach umieszczone są zdarzenia przechwycone przez aplikacje zewnętrzne (na teraz korzystam z integracji z Gmail, Google Calendar, Moves, Office 365). Dodawanie wpisów to nic innego jak „zbieranie” z bocznych pasów zdarzeń (spotkań, maili, itp.) do pasa środkowego, który tym samym tworzy mi w prosty sposób szczegółowe wpisy niezbędne do odnotowania prac nad danym projektem. Zobacz to na filmie Timely:

Raportowanie

• raportowanie w widoku aplikacji oraz export do formatów Excel, PDF
• filtrowanie raportów po projektach, użytkownikach, tagach (znacznikach), z wyborem kolumn, które znajdą się w raporcie
• forma raportów całkowicie wystarczająca do zastosowania ich jako załączników do faktur rozliczających z klientami lub raportów z działań na projektem

Notyfikacje

Timely przypomina mi o sobie push’ując notyfikacje na mojego iPhone’a. Robi to:

• kiedy licznik osiągnie planowaną na dziś wartość (czasu lub budżetu kwotowego)
• po każdej godzinie od uruchomienia timera

Trzeba przyznać, że jest przy tym dość zabawny. Zobacz niżej na przykładowych zrzutach ekranów z Apple Watch .

Zrzuty z mojego Timely:

• aplikacja webowa

aplikacja mobilna (iPhone)

• aplikacja  na Apple Watch

• notyfikacje na Apple Watch

• notyfikacje na iPhone

Timely pobierzesz tutaj:

• strona www
• aplikacja na iOS
• aplikacja na Android

Alternatywne narzędzia:

Aplikacja Hours:

• strona www
• aplikacja na iOS

Trackowanie lokalizacji

Wyżej opisane rodzaje/potrzeby trackowania dotyczyły różnych form ewidencji i mierzenia czasu przeznaczonego na poszczególne aktywności.

Przedmiotem podobnej oceny nie musi być sam czas w ujęciu bezpośrednim. Możesz mieć potrzebę, aby punktem odniesienia do oceny swojego zaangażowania był czynnik przebywania w konkretnej lokalizacji.

Trackowanie spotkań u klientów

Jeśli forma rozliczeń twojej pracy odbywa się na zasadzie podsumowania twojego czasu, który poświęcasz na kontakt z konkretnymi klientami, a specyfika tych kontaktów jest taka, że odbywa się to w formie twoich wizyt u tych klientów, to wygodnym narzędziem do ewidencji twojej pracy może być właśnie trackowanie twojej obecności w konkretnych lokalizacjach, którymi są adresy firm twoich klientów.

Dobrym przykładem takiej specyfiki pracy są wszelkiego typu usługi, gdzie całość pracy, którą wykonujemy zaczyna się i kończy na wizycie u klienta, np. usługi serwisu komputerowego, szkolenia językowe dla firm lub indywidualnych klientów czy niektóre usługi consultingowe.

Wtedy jedyną formą mierzenia czasu przeznaczonego na tego klienta może być po prostu mierzenie czasu przebywania u niego, ponieważ usługa zaczyna się i kończy podczas tych wizyt i nie wymaga wcześniejszych przygotowań.

Analogicznie do metod mierzenia czasu opisanych wyżej, również ten rodzaj trackowania nie musi mieć wymiaru bezpośredniego mierzenia czasu przebywania w konkretnych lokalizacjach pod kątem rozliczeń z klientami. Podobnie jak w przypadku śledzenia czasu przeznaczonego na poszczególne projekty, ten rodzaj trackowania może służyć nie tyle rozliczeniom co generalnemu podsumowywaniu – np. w ujęciu miesięcznym – efektywności wykorzystania twojego czasu odniesionego do osiąganych przychodów.

Przykład:

Prowadzisz zryczałtowane usługi serwisu technicznego dla 20 klientów. Po opisanej wyżej analizie może okazać się, że konkretni klienci przynoszą tobie nieproporcjonalnie mniej przychodu w stosunku do poświęcanego im (w formie wizyt) czasu. Może to prowadzić cię do wniosków, że należy renegocjować umowę (opłaty ryczałtowej) lub wręcz zastąpienie nieopłacalnych klientów nowymi – mniej angażującymi.

⚙️Przykład aplikacji – Rewind

To prosta aplikacja, która – po uprzednim skonfigurowaniu – nie wymaga ode mnie niemal żadnego kliknięcia, by pełnić swoją rolę – trackowania miejsc mojego przebywania. Jej cechą jest to, że śledzi dla mnie przebywanie tylko w tych miejscach, które wcześniej zdefiniowałem w aplikacji. W efekcie nie tworzy mi się śmietnik informacyjny a tylko wyselekcjonowany zakres informacji.

Podstawowe możliwości Rewind:

• definiowanie określonych lokalizacji (w tym przypadku-lokalizacji adresów klientów) z nadaniem im nazw oraz lokalizacji (wpisując adres bądź przypisując lokalizację do adresu podczas przebywania w niej)
• możliwość ustawienia automatycznego eksportu zaistniałych wydarzeń (wizyt) do wskazanego kalendarza elektronicznego
• świetna opcja zaznaczania wielkości obszaru, który przypisuję do danego adresu (określam promień w jakim ma uwzględniać moje pojawienie się w obrębie wskazanego adresu)
• solidny system raportowania z eksportem do pliku Excel

Zrzuty z mojego Rewind:

• aplikacja mobilna

eksport raportów do Excel

Rewind pobierzesz tutaj:

• aplikacja na iOS

⚙️Przykład aplikacji – Workflow *

*aplikację Workflow zastąpiła w IX 2018 roku aplikacja Skróty (ang.: „Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firmę Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wyższych. Poniższe przykłady nadal są aktualne, ponieważ każdy „stary” workflow, który uruchomisz natychmiast przekonwertuje się na workflow aplikacji Skróty. 

Workflow to niesamowita studnia możliwość. To narzędzie, które daje namiastkę bycia programistą osobom bez tych kompetencji. Nie chcę powiedzieć, że tworzenie własnych workflows jest na początku super proste, ale po rozpoznaniu tego narzędzia i kilku własnych próbach otwiera przed użytkownikiem spektrum możliwości, które to odmieniają dla ciebie możliwości iOS-a na zawsze. Jak po swoich pierwszych próbach poczułem jakbym dostał prezent pod choinkę.

To co jest niesamowite a zarazem ułatwia korzystanie z tego narzędzia i uczenie się jego „programowania” to fakt, że możesz korzystać z gotowych workflows, które stworzył sam developer aplikacji (w aplikacji znajdziesz ich bogatą galerie) lub z utworzonych przez innych użytkowników.

Workflow, które utworzyłem na potrzeby opisywanego zagadnienia – trackowania wizyt u klientów – zamieszczam dla ciebie do pobrania (tylko na iPhone/iPad). Wystarczy kliknąć w zamieszone niżej workflows a trafią do twojego urządzenia i możesz z nich odrazu korzystać. Pamiętaj:

• te i każdy inny workflow (kolejkę czynności) możesz dowolnie modyfikować dla swoich potrzeb
• zawsze przyjrzyj się strukturze danego workflow i zainstaluj wszystkie aplikacje, które w nim występują (np. w poniżej zamieszczonych musisz mieć zainstalowany Evernote)
• workflow ma za zadanie całą kolejkę czynności wykonać dla ciebie automatycznie wymagając twojej ingerencji tylko w tych miejscach, które mu zadasz (np. wybór czegoś z listy, dodania notatki, itp.)
• workflow można uruchamiać z poziomu aplikacji lub poprzez utworzone na ekranie iPhone/iPada skrótów wyglądających jak ikony osobnych aplikacji

Na potrzeby trackowania wizyt u klientów przygotowałem 4 workflow (wersja 1 – start i koniec wizyty i wersja 2 – start i koniec wizyty) w 2 modyfikacjach. Te 2 wersje różnią się tylko formą wybierania firmy, z którą się spotykam:

• w pierwszym przypadku – w opcji z wyborem jej z listy moich kontaktów (co ma taką zaletę, że można wskazać konkretną osobę z tej firmy)
• w drugim przypadku – workflow tworzy dla mnie listę firm znajdujących się w pobliżu (wg map Apple) i po ich wylistowaniu „prosi” mnie o wybranie tej, którą właśnie odwiedzam

Obie wersje zobaczysz w filmach poniżej a wszystkie przedstawione workflow możesz pobrać pod tym podrozdziałem.

Najpierw zobacz jak wygląda „zaplecze” tego workflow. Możesz przez to „złapać” jak tworzy się jego strukturę (na zdjęciach jest wersja 1 – z wyborem firmy z listy kontaktów).  Zamieszam na 2 screena’ach, ponieważ cały workflow w sumie zawiera 10 pozycji:

Teraz patrząc na powyższe zdjęcia przeczytaj poniżej, co te workflow zawiera- tłumacząc już bardziej ludzkim językiem. Pamiętaj, że wszystko dzieje się automatycznie:

1. odczyt bieżącej daty w odpowiednim formacie
2. pobranie bieżącej lokalizacji
3. wybór kontaktu z listy kontaktów (w celu wybrania firmy)
4. przygotowanie treści notatki zawierającej odpowiednią treść o miejscu i czasie spotkania oraz firmie, z którą rozpoczynamy spotkanie
5. automatyczne utworzenie odpowiedniej notatki w aplikacji Evernote o określonym tytule, treści (jak w punkcie 4 powyżej) i we wcześniej wskazanym w workflow notatniku Evernote

Druga wersja workflow różni się w punkcie 3 – w niej nie wybieram firmy z listy kontaktów a z listy zlokalizowanych w pobliżu firm. Wybierz tą wersję, która jest dla ciebie bardziej odpowiednia.

Zobacz na filmach jak prosto wygląda ten proces w codziennym użytkowaniu:

wersja 1 – start i koniec wizyty:

wersja 2 – start i koniec wizyty:

Absolutną wygodę daje korzystanie z niektórych workflow poprzez Apple Watch.

Popatrz:

Workflow uruchamiać można również korzystając z widget’u na iOS:

Aplikacje Workflow pobierzesz tutaj:

• aplikacja na iOS

Gotowe workflow do pobrania *

*aplikację Workflow zastąpiła w IX 2018 roku aplikacja Skróty (ang.: „Shortcuts”) w wyniku nabycia Workflow przez firmę Apple. Obecnie zatem jest to natywna aplikacja w systemie iOS 12 oraz wyższych. Poniższe przykłady nadal są aktualne, ponieważ każdy „stary” workflow, który uruchomisz natychmiast przekonwertuje się na workflow aplikacji Skróty. 

Rozpoczęcie wizyty v.1

Koniec-wizyty-v.1+note

Rozpoczęcie wizyty v.2

Koniec wizyty v.2 +note

Trackowanie zaangażowania w poszczególne jednostki organizacyjne

Powyżej skupiliśmy się głównie na trackowaniu czasu oraz wizyt w kontekście klientów. Przedmiotem podobnych analiz może być potrzeba trackowania swojej -nazwijmy to- „aktywności wewnętrznej” czyli ocena twojego zaangażowania w poszczególne jednostki organizacyjne twojej firmy.

Przykład:

Jesteś regionalnym managerem sprzedaży. Pod swoją opieką masz 10 jednostek handlowych (osób lub całych oddziałów). Twoim oczywistym w tej sytuacji celem jest realizacja określonych targetów sprzedażowych. Analogicznie do mierzenia opłacalności czasu, który poświęcasz poszczególnym klientom powinieneś/aś analizować swoje zaangażowanie w poszczególną jednostkę handlową. To w oczywisty sposób ocena opłacalności twojego czasu, która to może prowadzić do podobnych jak w przypadku klientów wniosków. Może się np. okazać, że bardziej efektywna jest reorganizacja tych jednostek lub wymiana poszczególnego sprzedawcy, ponieważ stosunek twojego niezbędnego zaangażowania w tę jednostkę/osobę w dłuższej perspektywie czasu okazał się opłacalny na poziomie niezadowalającym.

Tu doskonale sprawdza mi się aplikacja Rewind opisana wyżej. W prosty sposób pozwala przedstawić udział mojego czasu w poszczególne oddziały handlowe, którymi się opiekuję i które regularnie odwiedzam. Wszystko wygląda analogicznie do przedstawionych wyżej zrzutów ekranu. W tym przypadku zamiast nazw klientów zdefiniowałem sobie nazwy (miasta) moich oddziałów.

W kolejnej, drugiej części tego wpisu zapoznam cię z zastosowaniem trackowania kwestii formalnych. Jeśli kłopoczesz się z rozliczaniem kilometrówki auta służbowego, rozliczasz delegacje lub twój przełożony oczekuje od ciebie szczegółowych raportów z twojej pracy, możesz podobnie jak w opisanych wyżej sytuacjach zautomatyzować i usprawnić gromadzenie tych informacji.

Pamiętaj proszę, że wszystkie opisane w tym i kolejnym wpisie narzędzia możesz stosować zamiennie w zależności od swoich potrzeb i w ramach funkcjonalności opisanych aplikacji.

Powodzenia w użytkowaniu

Grzegorz Jaszkiewicz