BAZA WIEDZYPRODUKTYWNO艢膯

Zab贸jcy produktywno艣ci鈥搈aile

Kiedy my艣l臋 o nadmiarowej ilo艣ci dziennie przychodz膮cych maili budz膮 si臋 we mnie skojarzenia z niezdrow膮 偶ywno艣ci膮. Jesz, smakuje ci, zaspakajasz g艂贸d i wszystko wydaje si臋 by膰 ok. Niepostrze偶enie potrafi ona szkodzi膰 twojemu zdrowiu, mimo 偶e nie daje tobie widocznych tego objaw贸w. Kiedy raz na jaki艣 czas twoje jelito daje ci mniej lub bardziej dyskretne oznaki, 偶e mo偶e co艣 posz艂o nie tak, ty po czasie ju偶 nie wiesz, co mog艂o zaburzy膰 prac膮 twojego organizmu.

Tak samo ukradkiem szkodliwe dla twojej produktywno艣ci mo偶e by膰 regularny nadmiar przychodz膮cych wiadomo艣ci e-mail w po艂膮czeniu ze z艂ym nimi zarz膮dzaniem. To oczywi艣cie zale偶y od tego jak du偶ym (ilo艣ciowo) obci膮偶eniem dla ciebie nap艂ywaj膮ce maile s膮 i jaka jest ich struktura, o czym dalej.

Ma艂e zastrze偶enie na pocz膮tek: je艣li Twoja dzienna ilo艣膰 przychodz膮cych maili jest r贸wnie ma艂a jak ilo艣膰 pochwa艂 od szefa lub wyraz贸w mi艂o艣ci od te艣ciowej, ten tekst nie musi by膰 dla ciebie w 偶aden spos贸b prze艂omowy. Zach臋cam jednak do przeczytania go ku przestrodze. Tak nieznaczna ich ilo艣膰 nie zaburzy bowiem znacznie twojej produktywno艣ci, nawet je艣li zarz膮dzasz swoim inboxem w niew艂a艣ciwy spos贸b. Zalecam jednak zapoznanie si臋 z nim, je艣li d膮偶ysz do doskona艂o艣ci w swej efektywno艣ci i prawid艂owe zarz膮dzanie skrzynk膮 odbiorcz膮 – nawet ma艂o absorbuj膮c膮 – potraktujesz jako kolejny ma艂y ale wa偶ny krok w realizacji swoich cel贸w w tym zakresie. No to jedziemy.

Dlaczego maile szkodz膮

Odrywaj膮 od zada艅

Badania pokazuj膮, 偶e wi臋kszo艣膰 wiadomo艣ci e-mail otwieranych jest w pierwszych 6 sekundach po ich otrzymaniu (!). Samo w sobie nie brzmi to jeszcze a偶 tak 藕le. Ca艂a zabawa zaczyna si臋 kiedy dowiadujemy si臋 jakie to ma skutki dla naszego m贸zgu i co za tym idzie, dla naszej produktywno艣ci w trakcie dnia. Jedno z bada艅 pokaza艂o, 偶e pracownicy umys艂owi marnuj膮 艣rednio 2 godziny i 6 minut dziennie z powodu rozproszenia uwagi. Dzi艣 w dobie open space鈥櫭硍 oraz otaczaj膮cych nas r贸偶nych urz膮dze艅, kt贸re wysy艂aj膮 nam r贸偶nego typu powiadomienia, nie jest 艂atwo utrzyma膰 umys艂 w efektywnym skupieniu przez d艂u偶szy czas. Inne badania z 2005 roku m贸wi膮, 偶e 艣rednio ju偶 po 11 minutach pracy nad jakim艣 anga偶uj膮cym zadaniem dopada nas jaki艣 czynnik rozpraszaj膮cy, a efektywny powr贸t do wcze艣niejszego poziomu skupienia zajmuje ok. 20 minut. Sam proces powrotu do utraconego stanu koncentracji zabiera znaczn膮 ilo艣膰 energii, poniewa偶 usi艂uj膮c na nowo przywo艂a膰 wszystkie wcze艣niej aktywne obwody neuronalne dochodzi do du偶ego wysi艂ku umys艂owego. Ten wysi艂ek skutkuje znacznym obni偶eniem poziomu glukozy co powoduje u ciebie wyczerpanie i utrat臋 koncentracji. Warto te偶 w tym miejscu rozprawi膰 si臋 z powszechnym wr臋cz mitem wielozadaniowo艣ci. Pr贸buje si臋 nam nader cz臋sto wm贸wi膰, 偶e nieumiej臋tno艣膰 robienia kilku (cho膰by dw贸ch) rzeczy naraz to przejaw naszych niskich kompetencji co mia艂oby by膰 podstaw膮 do oceny nas jako pracownik贸w. Pewnie nieraz s艂ysza艂e艣 kogo艣 przechwalaj膮cego si臋 swoj膮 podzielno艣ci膮 uwagi albo por贸wnywaniem w tym zakresie kobiet do m臋偶czyzn (twierdzi si臋, 偶e kobiety maj膮 t臋 zdolno艣膰 bardziej rozwini臋t膮 od m臋偶czyzn). Badania s膮 w tym zakresie bezlitosne. Nie ma czego艣 takiego jak 鈥瀊ezstratna鈥 podzielno艣膰 uwagi i wielozadaniowo艣膰. Ameryka艅ski psycholog Harold Pashler swoimi badaniami w oparciu o eksperymenty dowi贸d艂, 偶e je艣li ludzie wykonuj膮 dwa zadania umys艂owe jednocze艣nie ich zdolno艣ci poznawcze spadaj膮 z poziomu Harvardu do poziomu o艣miolatka. Zjawisko to nazwano 鈥瀒nterferencj膮 dw贸ch zada艅鈥.

Je艣li wierzy膰 badaniom University of London bezustanne wysy艂anie maili i sms-贸w obni偶a wyniki na te艣cie IQ 艣rednio o dziesi臋膰 punkt贸w: u kobiet o 5 punkt贸w u m臋偶czyzn 15 punkt贸w (w ich przypadku negatywne skutki mo偶na oszacowa膰 jako 3-krotnie wi臋ksze ni偶 po wypaleniu marihuany). Tak, to co uznajemy powszechnie za podstawowe narz臋dzie naszej dzisiejszej pracy mo偶e uczyni膰 z nas t臋pak贸w w kontek艣cie naszej produktywno艣ci i efektywno艣ci. Je艣li pomy艣la艂e艣 teraz o tym by rzuci膰 swoj膮 prac臋 (albo dla r贸wnowagi rzuci膰 palenie marihuany), nie r贸b tego. Wystarczy, 偶e zaczniesz u偶ywa膰 swojej skrzynki mailowej rozs膮dnie i z poszanowaniem w艂asnego umys艂u. Jak, czytaj dalej 馃槈

W mailach pojawiaj膮 si臋 zbyt zr贸偶nicowane typy informacji

Zbi贸r wiadomo艣ci e-mail ma to do siebie, 偶e zwykle znajdziesz tam przer贸偶ne rodzaje wiadomo艣ci i tu jest problem. Znajdziesz tam zar贸wno niezwykle wa偶ne informacje nie cierpi膮ce zw艂oki jak i rzeczy ma艂o istotne. Na niekt贸re z nich mo偶esz odpowiedzie膰 szybkim 鈥濷K鈥 a niekt贸re kryj膮 w sobie kolejne zadanie, na kt贸rego wykonanie po艣wi臋ci膰 b臋dziesz musia艂 du偶o uwagi i energii umys艂owej. Niekt贸re wiadomo艣ci kierowane s膮 bezpo艣rednio i tylko do ciebie, w innych jeste艣 jednym z wielu odbiorc贸w a nawet dodany jeste艣 tylko w DW/cc. W swoim inboxie codziennie otrzymujesz wiele wiadomo艣ci ca艂kowicie neutralnych dla twojego samopoczucia ale znajdziesz te偶 i takie, kt贸re potrafi膮 rozwali膰 ci nastr贸j na reszt臋 dnia i wisie膰 nad tob膮 jak top贸r dop贸ki si臋 z nimi nie rozprawisz.

Wszystkie te typy informacji i zada艅 w nich zaszytych mo偶esz 艂atwo rozpozna膰 i oceni膰 ich rodzaj jako jeden z wy偶ej wymienionych. Mo偶esz wtedy zgodnie z ich typem odpowiednio nimi zarz膮dzi膰: szybko odpisa膰, zaplanowa膰 jako zadanie do wykonania, przes艂a膰 do innej osoby lub oznaczy膰 ponownie jako 鈥瀗ieprzeczytania鈥 aby pochyli膰 si臋 nad nim za jaki艣 czas. W czym wi臋c problem? Ciesze si臋, 偶e pytasz 馃槈 Ano w tym, 偶e 鈥ajpierw musisz je wszystkie odczyta膰 aby dowiedzie膰 si臋 jakie typu informacj膮 dany e-mail jest. I tu zaczynaj膮 si臋 k艂opoty.

Wiadomo艣ci e-mail generuj膮 tzw. 鈥瀘twarte p臋tle鈥

Nasz m贸zg jest tak skonstruowany, 偶e po otrzymaniu okre艣lonego zadania (r贸wnie偶 w formie wiadomo艣ci e-mail) rozpoczyna od razu jego procesowanie, czyli – t艂umacz膮c z grubsza- d膮偶enie do jego realizacji w trybie ci膮g艂ym. Nie zawsze 艣wiadomie to dostrzegasz, ale uwierz mi, tak jest, tylko niekt贸re z tych aktywno艣ci dziej膮 si臋 niejako 鈥瀢 tle鈥 kiedy to m贸zg rozpoczyna gromadzi膰 r贸偶ne informacje, fakty, skojarzenia i wspomnienia niezb臋dne do rozwi膮zania danego problemu. Um贸wmy si臋, to nawet przydatny feature m贸zgu. Problem w tym, 偶e d藕wiganie przez tw贸j umys艂 zbyt du偶ej ilo艣ci r贸偶nego typu zada艅 w jednym czasie to dla niego osobna praca do wykonania, a co za tym idzie pewna wydzielona cze艣膰 jego zasob贸w niezb臋dna do ich realizacji. Dzia艂a to dok艂adnie analogicznie do pami臋ci RAM twojego komputera, kt贸ra jest – jak zapewne wiesz- pami臋ci膮 operacyjn膮, czyli odpowiedzialn膮 za czasowe przechowywanie 鈥瀙od r臋k膮鈥 niezb臋dnych do wykonania okre艣lonego zadania informacji. Aby wykona膰 dane zadanie musi te informacje czy wspomnienia zgromadzi膰. Po wykonaniu zadania pami臋膰 ta powinna zosta膰 zwolniona.

Jak ju偶 wspomina艂em wielokrotnie na 艂amach tego bloga, nasz m贸zg nie ma w艂asnego umys艂u i nie ma te偶 najlepszego wyczucia chwili. Nie potrafi zatem precyzyjnie dobiera膰 momentu, kiedy to okre艣lone my艣li przywo艂a膰, w efekcie czego r贸偶ne my艣li i nierozwi膮zane zadania i problemy kr膮偶膮 po twojej g艂owie jak oszala艂e skutecznie zajmuj膮c zbyt du偶膮 cz臋艣膰 twojej pami臋ci RAM. Jak si臋 okazuje – nie potrzebnie, bo na c贸偶 ci nat艂ok my艣li o niedoko艅czonym zadaniu jakim jest np. wykonanie analizy zyskowno艣ci dzia艂u, o kt贸r膮 rano poprosi艂 ci臋 szef, kiedy w艂a艣nie pr贸bujesz – zgodnie z planem dnia- stworzy膰 koncepcj臋 rozwoju nowego produktu. Ka偶da taka wiadomo艣膰/zadanie powoduje otwarcie kolejnej 鈥瀙臋tli鈥 w twoim umy艣le, kt贸ra pozostaje otwarta do czasu wykonania zadania czy rozwi膮zania danego problemu.

Zgodzisz si臋, 偶e np. po otrzymaniu maila od klienta z reklamacj膮 dotycz膮c膮 twoich us艂ug tw贸j umys艂 powinien przyj膮膰 dany fakt do wiadomo艣ci i nie n臋ka膰 ci臋 nadmiernie t膮 informacja a偶 do chwili kiedy to zn贸w b臋d膮 dogodne warunki (b臋dziesz w odpowiednim kontek艣cie) do tego by艣 przeznaczy艂 swoje zasoby na wykonanie tego zadania (rozpatrzenie reklamacji i odpowied藕 na ni膮). Takim momentem mo偶e by膰 dopiero kolejny dzie艅 pracy kiedy zn贸w znajdziesz si臋 w biurze. Gorzej je艣li przypomina ci o nim podczas relaksu w saunie fi艅skiej w weekend lub podczas jakiej艣 pracy kreatywnej jak np. pisania kolejnego tekstu na swoja stron臋 internetow膮. Tak si臋 jednak nie dzieje. Robi膮c co艣 innego, na czym jeste艣 skupiony, przeczytasz takiego maila i jeste艣 w czarnej d..e. Znasz to?

Maile z偶eraj膮 najbardziej produktywn膮 dla ciebie cz臋艣膰 dnia

Tw贸j dzienny zas贸b energii nie jest niewyczerpywalny. Jest wprost ograniczony. Nale偶y nim zatem efektywnie zarz膮dza膰 w ci膮gu dnia pracy i rozs膮dnie rozk艂ada膰 si艂y. Kiedy starannie planujesz wytrzyma艂o艣膰 swojej g艂owy na rodzinnym weselu i nie siadasz blisko szwagra, kt贸ry nie zna umiaru zdajesz si臋 o tym pami臋ta膰, planuj膮c swoj膮 prac臋 ju偶 nie zawsze pami臋tasz o 鈥瀝ozk艂adzie si艂鈥. Rzecz w tym, 偶e je艣li nie r贸偶nisz si臋 znacznie od wi臋kszo艣ci ludzi, najbardziej produktywny dla ciebie czas w ci膮gu dnia to 2-3 h mi臋dzy godzin膮 9:oo a 11:oo. Wtedy masz najwi臋ksz膮 jasno艣膰 umys艂u, 艣wie偶e spojrzenie i energie do pracy kreatywnej (je艣li twoja praca jest bardziej wyrobnicza ni偶 kreatywna, wiedz, 偶e co艣 posz艂o nie tak). Co my robimy z tym czasem? Po 鈥瀢yl膮dowaniu鈥 w biurze, przywitaniu si臋 ze wszystkimi i przygotowaniu kawy siadamy, otwieramy klienta poczty i rozpoczynamy zwodniczy rozdzia艂 dnia pt. 鈥瀢ydaje mi si臋, 偶e efektywnie pracuj臋 czytaj膮c i odpisuj膮c na maile鈥. Dlaczego tak robimy, ano z tego samego powodu, dla kt贸rego nie powinni艣my tego robi膰 – wiemy, 偶e tam czekaj膮 na nas r贸偶ne zadania, 鈥瀗iespodzianki鈥, ci臋偶kie tematy i (co najgorsze, ale o tym p贸藕niej) wiemy, 偶e to co tam znajdziemy ustawi nam zapewne nasz dzie艅 pracy.

Mail jako narz臋dzie do planowania pracy

Oczywi艣cie znajd膮 si臋 takie zawody i rodzaje wykonywanej pracy gdzie takie podej艣cie do planowania pracy, kiedy to maile dyktuj膮 nam co w danym dniu b臋dziemy robi膰, ma sens. W wi臋kszo艣ci jednak przypadk贸w takie traktowanie skrzynki odbiorczej ma nie wiele wi臋cej sensu ni偶 zabawa w chowanego z wojownikami ninja.

Bardzo dobitnie pisz臋 o tym w tytu艂owym wpisie na blogu Zab贸jcy produktywno艣ci-kalendarz, w kt贸rym przestrzegam przed tym, by d艂ugoterminowo nie planowa膰 swojej pracy w kalendarzu. Wynika to z oczywistego faktu, i偶 nie jeste艣 w stanie rozpisa膰 w nim projekt贸w a jedynie pojedyncze zadania. Ponadto jeste艣 niejako zmuszony z g贸ry przewidzie膰 kiedy b臋dziesz wykonywa艂 ka偶de z zada艅, w jakim w tym czasie b臋dziesz miejscu i okoliczno艣ciach (to tzw. w zarz膮dzaniu zadaniami kontekst), jak膮 b臋dziesz mia艂 wtedy energi臋 do dzia艂ania. Cz臋sto mo偶liwo艣膰 wykonania jakiego艣 zadania uzale偶nione jest od wykonania kilku wcze艣niejszych z nim powi膮zanych. Sk膮d wiesz planuj膮c d艂ugoterminowo poszczeg贸lne zadanie w kalendarzu czy b臋dziesz w owym czasie mia艂 ju偶 wykonane te zadania? Dlaczego wspominam o tym teraz? Bo zarz膮dzanie zadaniami poprzez maile to pocz膮tek tego b艂臋dnego ko艂a. Nie do艣膰 偶e w takim przypadku tw贸j kalendarz (a nie kontekst i dyspozycja dnia/chwili) kieruje twoimi zadaniami, to jeszcze dok艂adasz do tego kolejnego dyktatora jakim s膮 wci膮偶 nap艂ywaj膮ce maile o nieznanej tre艣ci.

Jak masz efektywnie realizowa膰 projekty i jak wykonywa膰 zaplanowane na dany dzie艅 zadania, skoro w ka偶dej chwili co艣 co wp艂ynie do ciebie niespodziewanie mailem mo偶e t臋 prac臋:

a) powa偶nie zaburzy膰 – poprzez aktywacj臋 kolejnych 鈥瀘twartych p臋tli鈥 w naszej g艂owie, kt贸re skutecznie zdewastuj膮 twoje skupienie i zdolno艣膰 do pracy kreatywnej

 i/lub

b) ca艂kowicie rozwali膰- poprzez konieczno艣膰 wci膮gni臋cia na list臋 zada艅 realizacje kolejnych, tych niespodziewanych

Ale maile przychodz膮 i przychodzi膰 b臋d膮 , to cz臋艣膰 mojej pracy, powiesz. Gdzie zatem miejsce dla nich w ci膮gu dnia pracy? Otrzymywane maile powinny by膰 jedynie jednym z …zaplanowanych blok贸w naszego dnia pracy. Przecie偶 to, 偶e dane maile ka偶dego dnia otrzymasz i 偶e znajdziesz w nich kolejne zadania jest tak pewne jak to, 偶e nie schudniesz pij膮c cole zero. W czym wi臋c problem aby uwzgl臋dni膰 to w planie dnia i zarezerwowa膰 na to odpowiedni膮 cze艣膰 swoich zasob贸w nie tylko na ich przeczytanie, ale i na wykonanie kilku 鈥瀗ieplanowanych鈥 zada艅 nap艂ywaj膮cych w mailach.

Z tego samego powodu chcia艂em z tego miejsca pokr臋ci膰 nosem na tak promowane w przer贸偶nych klientach poczty e-mail funkcje 鈥瀘d艂贸偶 na p贸藕niej鈥 czy inne 鈥瀦aplanuj鈥 maj膮ce niby tak usprawni膰 zarz膮dzanie zadaniami daj膮c mo偶liwo艣膰 odk艂adania ich w czasie. To oszukiwanie samego siebie. Oczywi艣cie 艂atwo i wygodnie jest 鈥瀞wipe鈥檔膮膰鈥 w lewo lub w prawo i natychmiast aktywowa膰 funkcjonalno艣膰 od艂o偶enia w czasie owego maila (w efekcie czego ten sam mail przychodzi do ciebie ponownie w zadanym czasie: jutro, w weekend, etc.). Jednak co to zmienia w ca艂ym systemie zarz膮dzania zadaniami !? Ten mail wr贸ci do skrzynki odbiorczej i zn贸w…nie wiesz w jakim b臋dziesz akurat kontek艣cie w tym dniu czy konkretnej godzinie i tym samym czy b臋dziesz gotowy owe zadanie zaszyte w mailu wykona膰. Co, zn贸w je prze艂o偶ysz?..b艂臋dne ko艂o. Dla mnie ta funkcja ma jedno jako takie zastosowanie – odsuwanie w czasie (do najbli偶szego weekendu) maili prywatnych lub tzw. 鈥瀌o poczytania鈥.

Maile a komunikacja w zespole

Wszystkie powy偶ej opisane szkodliwe aspekty nabrzmia艂ej skrzynki mailowej potrafi膮 spot臋gowa膰 jeszcze jeden problem, a mianowicie powa偶nie zaburzy膰 komunikacj臋 w twoim zespole. Tak, co艣 co uwa偶amy za podstawow膮 metod臋 komunikacji kiedy to pracujemy w wi臋kszym zespole lub zarz膮dzamy nim potrafi by膰 jej najwi臋kszym destruktorem. O co chodzi? Je偶eli twoja praca polega – ze wzgl臋du na jej charakter – na zapewnieniu i pozostawaniu w sta艂ym kontakcie z cz艂onkami zespo艂u (jak w przypadku stanowiska szefa zespo艂u, projekt managera czy na r贸偶nego rodzaju stanowiskach w dzia艂ach wsparcia) to si艂膮 rzeczy uznajesz komunikacj臋 mailow膮 nie tylko za naturaln膮 ale i absolutnie w艂a艣ciw膮. Masz pozostawa膰 w kontakcie, to pozostajesz. W czym wi臋c problem. Ano w tym, 偶e 偶adne z wy偶ej opisanych problem贸w nie tylko nie znika ale dochodzi kolejny – jak mam pozosta膰 w sta艂ym i szybkim kontakcie je艣li wszystko co przeczyta艂e艣 w tym wpisie do tej pory raczej zniech臋ca do ci膮g艂ego od艣wie偶ania skrzynki odbiorczej i konsumpcj臋 tre艣ci wiadomo艣ci? Jak to zatem ugry藕膰?

Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna

Jak zastanowisz si臋 nieco d艂u偶ej nad typami maili, kt贸re otrzymujesz, czego ich nadawcy od ciebie oczekuj膮, jakie przysz艂e zadania do wykonania zwykle ze sob膮 nios膮. Je艣li przeanalizujesz kto owe wiadomo艣ci do ciebie kieruje, ile os贸b i dlaczego akurat te osoby s膮 do tych wiadomo艣ci za艂膮czane, zacznie ci si臋 w tym wszystkim jawi膰 do艣膰 klarowny podzia艂 na komunikacj臋 synchroniczn膮 i asynchroniczn膮. Rozbierzmy to troch臋:

komunikacja synchroniczna

To ta, kt贸rej najbli偶ej do czatowania w komunikatorze (a skrajnym jej przejawem jest rozmowa telefoniczna). Nadawca pisze zatem do ciebie z my艣l膮 (i nadziej膮) otrzymania odpowiedzi w jak najszybszym czasie. Handlowiec przygotowuje w艂a艣nie ofert臋 i potrzebuje szybkiej konsultacji z kierownikiem lub product managerem- komunikacja synchroniczna. Pro艣ba o akceptacje zakupu kiedy to zmierzasz w艂a艣nie do specjalistycznego sklepu – komunikacja synchroniczna. Pytanie do koleg贸w programist贸w o porad臋 podczas 艂amania g艂owy nad fragmentem kodu – synchroniczna r贸wnie偶. 艁apiesz?

komunikacja asynchroniczna

To typ komunikacji, kt贸ry nie jest synchroniczny, czyli nadawca pisz膮c dan膮 wiadomo艣膰 nie spodziewa si臋 szybkiej odpowiedzi albo wr臋cz – uwzgl臋dniaj膮c to co pisze – nawet nie liczy na otrzymanie jej w kr贸tkim czasie. Wie, 偶e 贸w problem wymaga pewnej pracy lub d艂u偶szej chwili zastanowienia. Skrajnym przejawem komunikacji asynchronicznej s膮 wiadomo艣ci, na kt贸re wr臋cz nie oczekujemy 偶adnej odpowiedzi, bo chcemy tylko co艣 zaraportowa膰 lub poinformowa膰 o danym fakcie (je艣li jeste艣 pracownikiem korporacji czyt.: dupochron).

Kilka przyk艂ad贸w zatem: pro艣ba do zespo艂u o przygotowanie raportu na zebranie zarz膮du, pro艣ba do kogo艣 o przemy艣lenie jak zmieni膰 standardy obs艂ugi klienta, pro艣ba o opini臋 na temat wst臋pnego pomys艂u kolejnej kampanii marketingowej, itp.

Ok, fajnie 偶e to ju偶 widzimy, ale co ten rozdzia艂 nam daje? A co je艣li powiem ci, 偶e wydzielenie komunikacji synchronicznej z ca艂o艣ci przychodz膮cych do ciebie wiadomo艣ci za艂atwi tobie dwie rzeczy:

a) pozwoli unika膰 konieczno艣ci ci膮g艂ego zagl膮dania do stosu niezidentyfikowanych maili, w kt贸rym to ju偶 ustalili艣my – czeka na ciebie samo z艂o 馃槈

b) mo偶esz by膰 spokojny bo pozostajesz w sta艂ym kontakcie z cz艂onkami swojego zespo艂u.

Oczywi艣cie, 偶eby to zadzia艂a艂o musisz odpowiednio wdro偶y膰 ten system komunikacji w swoim zespole, tak by jego cz艂onkowie trzymali si臋 pewnych zasad i nie mieszali typ贸w komunikacji z jej kana艂ami.

Komunikatory biznesowe

Mam nadzieje, 偶e domy艣lasz si臋 ju偶, i偶 nie da si臋 w 偶aden spos贸b wydzieli膰 tych dw贸ch typ贸w komunikacji pozostawiaj膮c je obie w skrzynce e-mail. Jak j膮 otwierasz, widzisz je wszystkie, w tym problem. Odpowiednim do tego narz臋dziem s膮 zatem komunikatory biznesowe – jak modny w startup鈥檃ch Slack czy cz臋sto narzucany w korporacjach microsoftowy Teams. Dlaczego? 艁膮cz膮 one bowiem cechy typowego komunikatora 1 z funkcjami channels (kana艂y), kt贸re tworzysz tematycznie na wz贸r 鈥瀙omieszcze艅鈥, w kt贸rych rozmawia si臋 na konkretne tematy. Przede wszystkim jednak taki komunikator jest oddzielnym miejscem na okre艣lony typ komunikacji – tej synchronicznej i to jego najwi臋ksza zaleta.

W obliczu tak rozdzielonej komunikacji na de facto dwa osobne narz臋dzia odpowiadaj膮ce dw贸m r贸偶nym typom komunikacji nie musisz ju偶 obawia膰 si臋 braku kontaktu ze swoim zespo艂em kiedy to jeste艣 potrzebny tu i teraz w codziennych sprawach. Jednocze艣nie nie musisz ulega膰 konieczno艣ci ci膮g艂ego zagl膮dania do twojej poczty e-mail, gdzie – jak ju偶 ustalili艣my- nigdy nie wiesz co ci臋 tam spotka i na ile rozbije twoj膮 aktualn膮 aktywno艣膰. Do studni z mailami zagl膮da膰 mo偶esz natomiast w okre艣lonym, zaplanowanym czasie dnia traktuj膮c bloki czasu na to po艣wi臋cone jako jedno z kilku zada艅, kt贸re na dzi艣 zaplanowa艂e艣. Trzyma si臋 kupy c鈥檔ie 馃槈 .

Na koniec pro tip – mimo tego rozdzielenia pami臋taj, 偶e nikt nie trzyma ci pistoletu przy g艂owie i wiadomo艣ci synchronicznych te偶 nie musisz ka偶dorazowo odbiera膰 natychmiast i na nie od razu odpowiada膰. Samo powiadomienie o nadej艣ciu takiej wiadomo艣ci ma ci tylko da膰 dwie informacj臋:

  • 偶e wiadomo艣膰 nie zawiera niczego co wymaga od ciebie wi臋kszego wysi艂ku (to wiesz 鈥瀦 prostej鈥, bo przecie偶 um贸wi艂e艣 si臋 z zespo艂em, 偶e tu takie wiadomo艣ci nie trafiaj膮)
  • 偶e czeka na ciebie jakie艣 pytanie/pro艣ba, do kt贸rej w wolnej chwili po zako艅czeniu aktualnie wykonywanego zadania, w膮tku, my艣li, itp. powiniene艣 zajrze膰

Zachowujesz jednak spok贸j, kt贸ry wynika z charakteru informacji, kt贸ry przypisany jest do tego kana艂u komunikacji oraz pewno艣膰, 偶e wiadomo艣膰 nie jest z zewn膮trz (si艂膮 rzeczy komunikator biznesowy obowi膮zuje tylko cz艂onk贸w najbli偶szego zespo艂u, cho膰 mo偶na go oczywi艣cie wedle potrzeby wystawi膰 na zewn膮trz)

Co艣 jeszcze?

Czy mo偶esz zrobi膰 co艣 jeszcze aby ucywilizowa膰 zarz膮dzanie mailami i 偶y膰 z nimi w symbiozie zamiast by膰 ich ofiarom? Podsumuj臋 to dla ciebie nieco i dodam jeszcze kilka tip贸w:

Notyfikacje

Czego by艣 nie uczyni艂 w tej kwestii kieruj膮c si臋 powy偶szymi sugestiami, to nic z tego nie zadzia艂a je艣li pozostawisz w swoich urz膮dzeniach (komputer, tablet, telefon) aktywne powiadomienia o otrzymaniu nowych wiadomo艣ci. Nawet je艣li ukryjesz w ustawieniach notyfikacji sam podgl膮d tre艣ci przychodz膮cej wiadomo艣ci w powiadomieniach, na nic si臋 to zda. Dobrze wiesz, 偶e s膮 tacy nadawcy, przy kt贸rych sam fakt otrzymania wiadomo艣ci w艂a艣nie od nich jest albo na tyle stresuj膮cy albo na tyle intryguj膮cy, 偶e nie zajrzenie do tre艣ci tej偶e wiadomo艣ci czyni膮 niemal niemo偶liwym. Sam sobie odpowiedz na pytanie kto to jest w twoim przypadku. Je艣li nie zniech臋ci艂em ci臋 skutecznie do wy艂膮czenia powiadomie艅 i postanowi艂e艣 sobie, 偶e je pozostawisz ale z jednoczesnym podj臋ciem walki o nie odczytywanie takich wiadomo艣ci po ich otrzymaniu, to zmartwi臋 ci臋. Samo nie odebranie takiej wiadomo艣ci nie b臋dzie sukcesem. Sukcesem by艂oby nie odczytanie wiadomo艣ci + nie my艣lenie o niej czy o jej otrzymaniu ani przez chwil臋 podczas ca艂ego czasu w艂a艣nie wykonywanej aktywno艣ci, kt贸r膮 przychodz膮cy mail ci zaburzy艂. Czy wierzysz, 偶e to jest w og贸le mo偶liwe? Nie s膮dz臋. W innym przypadku tw贸j umys艂 uruchomi 鈥瀘twart膮 p臋tle鈥 i do ko艅ca wykonywania tej aktywno艣ci my艣l o otrzymanej wiadomo艣ci b臋dzie krz膮ta艂a ci si臋 po g艂owie obci膮偶aj膮c zdolno艣ci poznawcze kory przedczo艂owej (twojej pami臋ci RAM), a tym samym zaburza艂a twoj膮 kreatywno艣膰.

Pu艂apka przyzwoito艣ci

Wiesz co stanie si臋 kiedy b臋dziesz zawsze szybko i wyczerpuj膮co odpowiada艂 na maile swoich wsp贸艂pracownik贸w? Czy pomy艣la艂e艣 w艂a艣nie, 偶e b臋dziesz bardziej ceniony w firmie? Pewnie tak, ale zmie艅 nieco optyk臋 i pomy艣l raz jeszcze鈥.B臉DZIESZ DOSTAWA艁 WI臉CEJ MAILI ! Dlaczego, to proste, cz艂owiek jest tak skonstruowany, 偶e zawsze idzie 艣cie偶k膮, kt贸ra mu si臋 najbardziej op艂aca. Skoro inni nie odpowiadaj膮 albo odpowiadaj膮 du偶o p贸偶niej, a ty odpowiadasz zawsze, proste – pisze cze艣ciej do ciebie, ty zawsze pomo偶esz, hmm? A czy ci 鈥瀒nni鈥 podziel膮 si臋 z tob膮 pensj膮 albo wespr膮 ci臋 na dywaniku kiedy to b臋dziesz t艂umaczy艂 si臋 z braku efekt贸w swojej pracy (tej kreatywnej, bo za czytanie maili nikt wbrew pozorom nie p艂aci traktuj膮c j膮 – i s艂usznie – tylko jako narz臋dzie komunikacji). Pami臋taj: wi臋cej maili=wi臋cej zada艅, wi臋cej zada艅=mniej czasu, mniej czasu=mniej mo偶liwo艣ci realizacji SWOICH (!) zada艅 i cel贸w

Kiedy czyta膰 maile

Jeszcze raz powt贸rz臋. Je艣li nie b臋dziesz zarz膮dza艂 swoj膮 poczta e-mail, ona b臋dzie zarz膮dza艂a tob膮. Poczta mailowa to tylko (TYLKO!) metoda komunikacji, kt贸ra jest narz臋dziem w twojej pracy a nie prac膮 sam膮 w sobie. Pomy艣l o tym w ten spos贸b – je艣li obecnie odczytywane maile determinuj膮 w 100 % to jakie zadania wykonujesz danego dnia, oznacza to jedno – nie masz obecnie w swojej pracy generalnie zdefiniowanych i ustalonych cel贸w (chyba, 偶e 鈥 celem tej pracy jest czytanie i odpowiadanie na maile, co zdarza si臋 w niekt贸rych profesjach). A to zn贸w oznacza, 偶e 鈥 to troch臋 smutna praca jest, a je艣li nie smutna to napewno nie jest kreatywna. Pomy艣l czy chcesz by tak pozosta艂o. Wracaj膮c do sedna, czytanie maili powinno by膰 tylko jednym z kilku (nie za wielu) zada艅 czy te偶 blok贸w zada艅 w ci膮gu twojego dnia pracy. Zaplanuj t臋 czynno艣膰 tak jak planujesz inne. Oczywi艣cie wiesz, 偶e maile przynios膮 ze sob膮 kilka niespodziewanych zada艅 dla ciebie, wi臋c wkalkuluj ten czas w tw贸j rozk艂ad jazdy na bie偶膮cy dzie艅 czy tydzie艅. Pami臋taj prosz臋 o tym, 偶e masz tylko 2, max 3 godziny w ci膮gu dnia (zwykle mi臋dzy 9:oo-11:oo) kiedy tw贸j m贸zg jest najbardziej wydajny i kreatywny, nie marnuj go na czytanie maili, szczeg贸lnie je艣li ich tre艣膰 zwykle negatywnie nastraja ci臋 na reszt臋 dnia.

P.S. W tym miejscu dodam, 偶e zdarza mi si臋 t臋 w艂a艣nie por臋 dnia przeznaczy膰 na maile. Wiesz kiedy? Kiedy z g贸ry wiem, 偶e czytanie i odpisywanie na maile to 鈥ajtrudniejsze zadanie spo艣r贸d mojej dziennej listy zada艅, a tak si臋 czasem zdarza 馃槈

Rozdziel komunikacj臋

Je艣li tw贸j status spo艂eczny nie r贸偶ni si臋 od mojego, w swoim domu masz zar贸wno zimn膮 jak i ciep艂膮 wod臋 w kranie. Je艣li ci si臋 powiod艂o masz r贸wnie偶 osobne kurki do tych偶e dw贸ch rodzaj贸w wody 馃槈 Kto艣 to nie藕le przemy艣la艂 uznaj膮c, 偶e nie ma co p艂aci膰 za ciep艂膮 wod臋 kiedy tylko chc臋 sp艂uka膰 umywalk臋. Nie koniecznie te偶 b臋dziemy chcieli raczy膰 swe cia艂o zimn膮 wod膮 podczas brania prysznica (no chyba, 偶e by艂e艣 w wojsku). Taki rozdzia艂 po prostu ma sens. Rozdziel podobnie swoj膮 komunikacj臋 na synchroniczn膮 i asynchroniczn膮 i 鈥瀘dk臋caj鈥 w艂a艣ciwe kurki zgodnie z w艂asnym uznaniem.

Jedna wa偶na rzecz – b膮d藕 konsekwentny! Je偶eli ty nie b臋dziesz, nie b臋dzie i tw贸j zesp贸艂 i wszystko si臋 rozjedzie. Konsekwentnie koryguj sw贸j zesp贸艂 lub wsp贸艂pracownik贸w je艣li niew艂a艣ciwie korzystaj膮 z metod i kana艂贸w komunikacji. Pokazuj w艂asnym przyk艂adem jak z nich korzysta膰 poprawnie. Z czasem wszyscy nabior膮 wprawy i sami poczuj膮 pozytywy tej zmiany. Ilu bowiem to ju偶 by艂o takich co chcia艂o co艣 usprawni膰, ale si臋 ryp艂o鈥..

Ja w swoich zespo艂ach u偶ywam Slack鈥檃. W moim przypadku zastosowanie komunikatora biznesowego (wydzielenie komunikacji synchronicznej) ograniczy艂o wiadomo艣ci e-mail o 90 % w obr臋bie komunikacji w zespole i o oko艂o 50 % w og贸le. Znacznie ograniczy艂o r贸wnie偶 najbardziej nielubian膮 przeze mnie form臋 komunikacji- nadmiern膮 ilo艣膰 po艂膮cze艅 telefonicznych.

Pu艂apka poznawcza

Mam na uwadze, 偶e tym wpisem mog艂em ci troch臋 鈥瀝ozwali膰 puzzle鈥. Do tej pory wszystko by艂o przecie偶 takie proste. Przychodzi艂o si臋 do pracy, grzeba艂o si臋 w mailach ca艂y dzie艅, zawsze mo偶na by艂o z niej wyj艣膰 z poczuciem dobrze wykonanej ci臋偶kiej roboty, a co najwa偶niejsze – zawsze mogli艣my powiedzie膰 w przypadku niepowodze艅 i braku realizacji 鈥瀙rawdziwych zada艅鈥, 偶e no bardzo (baaardzo!) chcia艂em, ale ta ilo艣膰 maili i zada艅, kt贸re w sobie kry艂y nie pozwoli艂a mi na wyrobienie si臋 w czasie. Ja DOBRY, maile Z艁O. Proste i jakie pomocne鈥. a jakie g艂upie鈥 .O tych i innych b艂臋dach poznawczych spotykanych w samoocenie swojej pracy pisz臋 wi臋cej we wpisie 鈥(My艣lisz, 偶e) dajesz z siebie wszystko?鈥.

 

Grzegorz Jaszkiewicz 

  1. zapewne kojarzysz Gadu-Gadu je艣li masz minimum trzydzie艣ci par臋 lat czy facebook鈥檕wego Messengera je艣li masz 13 w g贸r臋
Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s膮 oznaczone *


Tags:

KURS ONLINE

„Ogarnij Skr贸ty na swoim iPhone/iPad”

Skorzystaj z kodu rabatowego 10% "iproduktywnie10"

Kurs online z aplikacji Skr贸ty od Apple