Kiedy myślę o nadmiarowej ilości dziennie przychodzących maili budzą się we mnie skojarzenia z niezdrową żywnością. Jesz, smakuje ci, zaspakajasz głód i wszystko wydaje się być ok. Niepostrzeżenie potrafi ona szkodzić twojemu zdrowiu, mimo że nie daje tobie widocznych tego objawów. Kiedy raz na jakiś czas twoje jelito daje ci mniej lub bardziej dyskretne oznaki, że może coś poszło nie tak, ty po czasie już nie wiesz, co mogło zaburzyć pracą twojego organizmu.
Tak samo ukradkiem szkodliwe dla twojej produktywności może być regularny nadmiar przychodzących wiadomości e-mail w połączeniu ze złym nimi zarządzaniem. To oczywiście zależy od tego jak dużym (ilościowo) obciążeniem dla ciebie napływające maile są i jaka jest ich struktura, o czym dalej.
Małe zastrzeżenie na początek: jeśli Twoja dzienna ilość przychodzących maili jest równie mała jak ilość pochwał od szefa lub wyrazów miłości od teściowej, ten tekst nie musi być dla ciebie w żaden sposób przełomowy. Zachęcam jednak do przeczytania go ku przestrodze. Tak nieznaczna ich ilość nie zaburzy bowiem znacznie twojej produktywności, nawet jeśli zarządzasz swoim inboxem w niewłaściwy sposób. Zalecam jednak zapoznanie się z nim, jeśli dążysz do doskonałości w swej efektywności i prawidłowe zarządzanie skrzynką odbiorczą – nawet mało absorbującą – potraktujesz jako kolejny mały ale ważny krok w realizacji swoich celów w tym zakresie. No to jedziemy.
Dlaczego maile szkodzą
Odrywają od zadań
Badania pokazują, że większość wiadomości e-mail otwieranych jest w pierwszych 6 sekundach po ich otrzymaniu (!). Samo w sobie nie brzmi to jeszcze aż tak źle. Cała zabawa zaczyna się kiedy dowiadujemy się jakie to ma skutki dla naszego mózgu i co za tym idzie, dla naszej produktywności w trakcie dnia. Jedno z badań pokazało, że pracownicy umysłowi marnują średnio 2 godziny i 6 minut dziennie z powodu rozproszenia uwagi. Dziś w dobie open space’ów oraz otaczających nas różnych urządzeń, które wysyłają nam różnego typu powiadomienia, nie jest łatwo utrzymać umysł w efektywnym skupieniu przez dłuższy czas. Inne badania z 2005 roku mówią, że średnio już po 11 minutach pracy nad jakimś angażującym zadaniem dopada nas jakiś czynnik rozpraszający, a efektywny powrót do wcześniejszego poziomu skupienia zajmuje ok. 20 minut. Sam proces powrotu do utraconego stanu koncentracji zabiera znaczną ilość energii, ponieważ usiłując na nowo przywołać wszystkie wcześniej aktywne obwody neuronalne dochodzi do dużego wysiłku umysłowego. Ten wysiłek skutkuje znacznym obniżeniem poziomu glukozy co powoduje u ciebie wyczerpanie i utratę koncentracji. Warto też w tym miejscu rozprawić się z powszechnym wręcz mitem wielozadaniowości. Próbuje się nam nader często wmówić, że nieumiejętność robienia kilku (choćby dwóch) rzeczy naraz to przejaw naszych niskich kompetencji co miałoby być podstawą do oceny nas jako pracowników. Pewnie nieraz słyszałeś kogoś przechwalającego się swoją podzielnością uwagi albo porównywaniem w tym zakresie kobiet do mężczyzn (twierdzi się, że kobiety mają tę zdolność bardziej rozwiniętą od mężczyzn). Badania są w tym zakresie bezlitosne. Nie ma czegoś takiego jak „bezstratna” podzielność uwagi i wielozadaniowość. Amerykański psycholog Harold Pashler swoimi badaniami w oparciu o eksperymenty dowiódł, że jeśli ludzie wykonują dwa zadania umysłowe jednocześnie ich zdolności poznawcze spadają z poziomu Harvardu do poziomu ośmiolatka. Zjawisko to nazwano „interferencją dwóch zadań”.
Jeśli wierzyć badaniom University of London bezustanne wysyłanie maili i sms-ów obniża wyniki na teście IQ średnio o dziesięć punktów: u kobiet o 5 punktów u mężczyzn 15 punktów (w ich przypadku negatywne skutki można oszacować jako 3-krotnie większe niż po wypaleniu marihuany). Tak, to co uznajemy powszechnie za podstawowe narzędzie naszej dzisiejszej pracy może uczynić z nas tępaków w kontekście naszej produktywności i efektywności. Jeśli pomyślałeś teraz o tym by rzucić swoją pracę (albo dla równowagi rzucić palenie marihuany), nie rób tego. Wystarczy, że zaczniesz używać swojej skrzynki mailowej rozsądnie i z poszanowaniem własnego umysłu. Jak, czytaj dalej 
W mailach pojawiają się zbyt zróżnicowane typy informacji
Zbiór wiadomości e-mail ma to do siebie, że zwykle znajdziesz tam przeróżne rodzaje wiadomości i tu jest problem. Znajdziesz tam zarówno niezwykle ważne informacje nie cierpiące zwłoki jak i rzeczy mało istotne. Na niektóre z nich możesz odpowiedzieć szybkim „OK” a niektóre kryją w sobie kolejne zadanie, na którego wykonanie poświęcić będziesz musiał dużo uwagi i energii umysłowej. Niektóre wiadomości kierowane są bezpośrednio i tylko do ciebie, w innych jesteś jednym z wielu odbiorców a nawet dodany jesteś tylko w DW/cc. W swoim inboxie codziennie otrzymujesz wiele wiadomości całkowicie neutralnych dla twojego samopoczucia ale znajdziesz też i takie, które potrafią rozwalić ci nastrój na resztę dnia i wisieć nad tobą jak topór dopóki się z nimi nie rozprawisz.
Wszystkie te typy informacji i zadań w nich zaszytych możesz łatwo rozpoznać i ocenić ich rodzaj jako jeden z wyżej wymienionych. Możesz wtedy zgodnie z ich typem odpowiednio nimi zarządzić: szybko odpisać, zaplanować jako zadanie do wykonania, przesłać do innej osoby lub oznaczyć ponownie jako „nieprzeczytania” aby pochylić się nad nim za jakiś czas. W czym więc problem? Ciesze się, że pytasz Ano w tym, że …najpierw musisz je wszystkie odczytać aby dowiedzieć się jakie typu informacją dany e-mail jest. I tu zaczynają się kłopoty.
Wiadomości e-mail generują tzw. „otwarte pętle”
Nasz mózg jest tak skonstruowany, że po otrzymaniu określonego zadania (również w formie wiadomości e-mail) rozpoczyna od razu jego procesowanie, czyli – tłumacząc z grubsza- dążenie do jego realizacji w trybie ciągłym. Nie zawsze świadomie to dostrzegasz, ale uwierz mi, tak jest, tylko niektóre z tych aktywności dzieją się niejako „w tle” kiedy to mózg rozpoczyna gromadzić różne informacje, fakty, skojarzenia i wspomnienia niezbędne do rozwiązania danego problemu. Umówmy się, to nawet przydatny feature mózgu. Problem w tym, że dźwiganie przez twój umysł zbyt dużej ilości różnego typu zadań w jednym czasie to dla niego osobna praca do wykonania, a co za tym idzie pewna wydzielona cześć jego zasobów niezbędna do ich realizacji. Działa to dokładnie analogicznie do pamięci RAM twojego komputera, która jest – jak zapewne wiesz- pamięcią operacyjną, czyli odpowiedzialną za czasowe przechowywanie „pod ręką” niezbędnych do wykonania określonego zadania informacji. Aby wykonać dane zadanie musi te informacje czy wspomnienia zgromadzić. Po wykonaniu zadania pamięć ta powinna zostać zwolniona.
Jak już wspominałem wielokrotnie na łamach tego bloga, nasz mózg nie ma własnego umysłu i nie ma też najlepszego wyczucia chwili. Nie potrafi zatem precyzyjnie dobierać momentu, kiedy to określone myśli przywołać, w efekcie czego różne myśli i nierozwiązane zadania i problemy krążą po twojej głowie jak oszalałe skutecznie zajmując zbyt dużą część twojej pamięci RAM. Jak się okazuje – nie potrzebnie, bo na cóż ci natłok myśli o niedokończonym zadaniu jakim jest np. wykonanie analizy zyskowności działu, o którą rano poprosił cię szef, kiedy właśnie próbujesz – zgodnie z planem dnia- stworzyć koncepcję rozwoju nowego produktu. Każda taka wiadomość/zadanie powoduje otwarcie kolejnej „pętli” w twoim umyśle, która pozostaje otwarta do czasu wykonania zadania czy rozwiązania danego problemu.
Zgodzisz się, że np. po otrzymaniu maila od klienta z reklamacją dotyczącą twoich usług twój umysł powinien przyjąć dany fakt do wiadomości i nie nękać cię nadmiernie tą informacja aż do chwili kiedy to znów będą dogodne warunki (będziesz w odpowiednim kontekście) do tego byś przeznaczył swoje zasoby na wykonanie tego zadania (rozpatrzenie reklamacji i odpowiedź na nią). Takim momentem może być dopiero kolejny dzień pracy kiedy znów znajdziesz się w biurze. Gorzej jeśli przypomina ci o nim podczas relaksu w saunie fińskiej w weekend lub podczas jakiejś pracy kreatywnej jak np. pisania kolejnego tekstu na swoja stronę internetową. Tak się jednak nie dzieje. Robiąc coś innego, na czym jesteś skupiony, przeczytasz takiego maila i jesteś w czarnej d..e. Znasz to?
Maile zżerają najbardziej produktywną dla ciebie część dnia
Twój dzienny zasób energii nie jest niewyczerpywalny. Jest wprost ograniczony. Należy nim zatem efektywnie zarządzać w ciągu dnia pracy i rozsądnie rozkładać siły. Kiedy starannie planujesz wytrzymałość swojej głowy na rodzinnym weselu i nie siadasz blisko szwagra, który nie zna umiaru zdajesz się o tym pamiętać, planując swoją pracę już nie zawsze pamiętasz o „rozkładzie sił”. Rzecz w tym, że jeśli nie różnisz się znacznie od większości ludzi, najbardziej produktywny dla ciebie czas w ciągu dnia to 2-3 h między godziną 9:oo a 11:oo. Wtedy masz największą jasność umysłu, świeże spojrzenie i energie do pracy kreatywnej (jeśli twoja praca jest bardziej wyrobnicza niż kreatywna, wiedz, że coś poszło nie tak). Co my robimy z tym czasem? Po „wylądowaniu” w biurze, przywitaniu się ze wszystkimi i przygotowaniu kawy siadamy, otwieramy klienta poczty i rozpoczynamy zwodniczy rozdział dnia pt. „wydaje mi się, że efektywnie pracuję czytając i odpisując na maile”. Dlaczego tak robimy, ano z tego samego powodu, dla którego nie powinniśmy tego robić – wiemy, że tam czekają na nas różne zadania, „niespodzianki”, ciężkie tematy i (co najgorsze, ale o tym później) wiemy, że to co tam znajdziemy ustawi nam zapewne nasz dzień pracy.
Mail jako narzędzie do planowania pracy
Oczywiście znajdą się takie zawody i rodzaje wykonywanej pracy gdzie takie podejście do planowania pracy, kiedy to maile dyktują nam co w danym dniu będziemy robić, ma sens. W większości jednak przypadków takie traktowanie skrzynki odbiorczej ma nie wiele więcej sensu niż zabawa w chowanego z wojownikami ninja.
Bardzo dobitnie piszę o tym w tytułowym wpisie na blogu Zabójcy produktywności-kalendarz, w którym przestrzegam przed tym, by długoterminowo nie planować swojej pracy w kalendarzu. Wynika to z oczywistego faktu, iż nie jesteś w stanie rozpisać w nim projektów a jedynie pojedyncze zadania. Ponadto jesteś niejako zmuszony z góry przewidzieć kiedy będziesz wykonywał każde z zadań, w jakim w tym czasie będziesz miejscu i okolicznościach (to tzw. w zarządzaniu zadaniami kontekst), jaką będziesz miał wtedy energię do działania. Często możliwość wykonania jakiegoś zadania uzależnione jest od wykonania kilku wcześniejszych z nim powiązanych. Skąd wiesz planując długoterminowo poszczególne zadanie w kalendarzu czy będziesz w owym czasie miał już wykonane te zadania? Dlaczego wspominam o tym teraz? Bo zarządzanie zadaniami poprzez maile to początek tego błędnego koła. Nie dość że w takim przypadku twój kalendarz (a nie kontekst i dyspozycja dnia/chwili) kieruje twoimi zadaniami, to jeszcze dokładasz do tego kolejnego dyktatora jakim są wciąż napływające maile o nieznanej treści.
Jak masz efektywnie realizować projekty i jak wykonywać zaplanowane na dany dzień zadania, skoro w każdej chwili coś co wpłynie do ciebie niespodziewanie mailem może tę pracę:
a) poważnie zaburzyć – poprzez aktywację kolejnych „otwartych pętli” w naszej głowie, które skutecznie zdewastują twoje skupienie i zdolność do pracy kreatywnej
i/lub
b) całkowicie rozwalić- poprzez konieczność wciągnięcia na listę zadań realizacje kolejnych, tych niespodziewanych
Ale maile przychodzą i przychodzić będą , to część mojej pracy, powiesz. Gdzie zatem miejsce dla nich w ciągu dnia pracy? Otrzymywane maile powinny być jedynie jednym z …zaplanowanych bloków naszego dnia pracy. Przecież to, że dane maile każdego dnia otrzymasz i że znajdziesz w nich kolejne zadania jest tak pewne jak to, że nie schudniesz pijąc cole zero. W czym więc problem aby uwzględnić to w planie dnia i zarezerwować na to odpowiednią cześć swoich zasobów nie tylko na ich przeczytanie, ale i na wykonanie kilku „nieplanowanych” zadań napływających w mailach.
Z tego samego powodu chciałem z tego miejsca pokręcić nosem na tak promowane w przeróżnych klientach poczty e-mail funkcje „odłóż na później” czy inne „zaplanuj” mające niby tak usprawnić zarządzanie zadaniami dając możliwość odkładania ich w czasie. To oszukiwanie samego siebie. Oczywiście łatwo i wygodnie jest „swipe’nąć” w lewo lub w prawo i natychmiast aktywować funkcjonalność odłożenia w czasie owego maila (w efekcie czego ten sam mail przychodzi do ciebie ponownie w zadanym czasie: jutro, w weekend, etc.). Jednak co to zmienia w całym systemie zarządzania zadaniami !? Ten mail wróci do skrzynki odbiorczej i znów…nie wiesz w jakim będziesz akurat kontekście w tym dniu czy konkretnej godzinie i tym samym czy będziesz gotowy owe zadanie zaszyte w mailu wykonać. Co, znów je przełożysz?..błędne koło. Dla mnie ta funkcja ma jedno jako takie zastosowanie – odsuwanie w czasie (do najbliższego weekendu) maili prywatnych lub tzw. „do poczytania”.
Maile a komunikacja w zespole
Wszystkie powyżej opisane szkodliwe aspekty nabrzmiałej skrzynki mailowej potrafią spotęgować jeszcze jeden problem, a mianowicie poważnie zaburzyć komunikację w twoim zespole. Tak, coś co uważamy za podstawową metodę komunikacji kiedy to pracujemy w większym zespole lub zarządzamy nim potrafi być jej największym destruktorem. O co chodzi? Jeżeli twoja praca polega – ze względu na jej charakter – na zapewnieniu i pozostawaniu w stałym kontakcie z członkami zespołu (jak w przypadku stanowiska szefa zespołu, projekt managera czy na różnego rodzaju stanowiskach w działach wsparcia) to siłą rzeczy uznajesz komunikację mailową nie tylko za naturalną ale i absolutnie właściwą. Masz pozostawać w kontakcie, to pozostajesz. W czym więc problem. Ano w tym, że żadne z wyżej opisanych problemów nie tylko nie znika ale dochodzi kolejny – jak mam pozostać w stałym i szybkim kontakcie jeśli wszystko co przeczytałeś w tym wpisie do tej pory raczej zniechęca do ciągłego odświeżania skrzynki odbiorczej i konsumpcję treści wiadomości? Jak to zatem ugryźć?
Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna
Jak zastanowisz się nieco dłużej nad typami maili, które otrzymujesz, czego ich nadawcy od ciebie oczekują, jakie przyszłe zadania do wykonania zwykle ze sobą niosą. Jeśli przeanalizujesz kto owe wiadomości do ciebie kieruje, ile osób i dlaczego akurat te osoby są do tych wiadomości załączane, zacznie ci się w tym wszystkim jawić dość klarowny podział na komunikację synchroniczną i asynchroniczną. Rozbierzmy to trochę:
komunikacja synchroniczna
To ta, której najbliżej do czatowania w komunikatorze (a skrajnym jej przejawem jest rozmowa telefoniczna). Nadawca pisze zatem do ciebie z myślą (i nadzieją) otrzymania odpowiedzi w jak najszybszym czasie. Handlowiec przygotowuje właśnie ofertę i potrzebuje szybkiej konsultacji z kierownikiem lub product managerem- komunikacja synchroniczna. Prośba o akceptacje zakupu kiedy to zmierzasz właśnie do specjalistycznego sklepu – komunikacja synchroniczna. Pytanie do kolegów programistów o poradę podczas łamania głowy nad fragmentem kodu – synchroniczna również. Łapiesz?
komunikacja asynchroniczna
To typ komunikacji, który nie jest synchroniczny, czyli nadawca pisząc daną wiadomość nie spodziewa się szybkiej odpowiedzi albo wręcz – uwzględniając to co pisze – nawet nie liczy na otrzymanie jej w krótkim czasie. Wie, że ów problem wymaga pewnej pracy lub dłuższej chwili zastanowienia. Skrajnym przejawem komunikacji asynchronicznej są wiadomości, na które wręcz nie oczekujemy żadnej odpowiedzi, bo chcemy tylko coś zaraportować lub poinformować o danym fakcie (jeśli jesteś pracownikiem korporacji czyt.: dupochron).
Kilka przykładów zatem: prośba do zespołu o przygotowanie raportu na zebranie zarządu, prośba do kogoś o przemyślenie jak zmienić standardy obsługi klienta, prośba o opinię na temat wstępnego pomysłu kolejnej kampanii marketingowej, itp.
Ok, fajnie że to już widzimy, ale co ten rozdział nam daje? A co jeśli powiem ci, że wydzielenie komunikacji synchronicznej z całości przychodzących do ciebie wiadomości załatwi tobie dwie rzeczy:
a) pozwoli unikać konieczności ciągłego zaglądania do stosu niezidentyfikowanych maili, w którym to już ustaliliśmy – czeka na ciebie samo zło
b) możesz być spokojny bo pozostajesz w stałym kontakcie z członkami swojego zespołu.
Oczywiście, żeby to zadziałało musisz odpowiednio wdrożyć ten system komunikacji w swoim zespole, tak by jego członkowie trzymali się pewnych zasad i nie mieszali typów komunikacji z jej kanałami.
Komunikatory biznesowe
Mam nadzieje, że domyślasz się już, iż nie da się w żaden sposób wydzielić tych dwóch typów komunikacji pozostawiając je obie w skrzynce e-mail. Jak ją otwierasz, widzisz je wszystkie, w tym problem. Odpowiednim do tego narzędziem są zatem komunikatory biznesowe – jak modny w startup’ach Slack czy często narzucany w korporacjach microsoftowy Teams. Dlaczego? Łączą one bowiem cechy typowego komunikatora 1 z funkcjami channels (kanały), które tworzysz tematycznie na wzór „pomieszczeń”, w których rozmawia się na konkretne tematy. Przede wszystkim jednak taki komunikator jest oddzielnym miejscem na określony typ komunikacji – tej synchronicznej i to jego największa zaleta.
W obliczu tak rozdzielonej komunikacji na de facto dwa osobne narzędzia odpowiadające dwóm różnym typom komunikacji nie musisz już obawiać się braku kontaktu ze swoim zespołem kiedy to jesteś potrzebny tu i teraz w codziennych sprawach. Jednocześnie nie musisz ulegać konieczności ciągłego zaglądania do twojej poczty e-mail, gdzie – jak już ustaliliśmy- nigdy nie wiesz co cię tam spotka i na ile rozbije twoją aktualną aktywność. Do studni z mailami zaglądać możesz natomiast w określonym, zaplanowanym czasie dnia traktując bloki czasu na to poświęcone jako jedno z kilku zadań, które na dziś zaplanowałeś. Trzyma się kupy c’nie .
Na koniec pro tip – mimo tego rozdzielenia pamiętaj, że nikt nie trzyma ci pistoletu przy głowie i wiadomości synchronicznych też nie musisz każdorazowo odbierać natychmiast i na nie od razu odpowiadać. Samo powiadomienie o nadejściu takiej wiadomości ma ci tylko dać dwie informację:
- że wiadomość nie zawiera niczego co wymaga od ciebie większego wysiłku (to wiesz „z prostej”, bo przecież umówiłeś się z zespołem, że tu takie wiadomości nie trafiają)
- że czeka na ciebie jakieś pytanie/prośba, do której w wolnej chwili po zakończeniu aktualnie wykonywanego zadania, wątku, myśli, itp. powinieneś zajrzeć
Zachowujesz jednak spokój, który wynika z charakteru informacji, który przypisany jest do tego kanału komunikacji oraz pewność, że wiadomość nie jest z zewnątrz (siłą rzeczy komunikator biznesowy obowiązuje tylko członków najbliższego zespołu, choć można go oczywiście wedle potrzeby wystawić na zewnątrz)
Coś jeszcze?
Czy możesz zrobić coś jeszcze aby ucywilizować zarządzanie mailami i żyć z nimi w symbiozie zamiast być ich ofiarom? Podsumuję to dla ciebie nieco i dodam jeszcze kilka tipów:
Notyfikacje
Czego byś nie uczynił w tej kwestii kierując się powyższymi sugestiami, to nic z tego nie zadziała jeśli pozostawisz w swoich urządzeniach (komputer, tablet, telefon) aktywne powiadomienia o otrzymaniu nowych wiadomości. Nawet jeśli ukryjesz w ustawieniach notyfikacji sam podgląd treści przychodzącej wiadomości w powiadomieniach, na nic się to zda. Dobrze wiesz, że są tacy nadawcy, przy których sam fakt otrzymania wiadomości właśnie od nich jest albo na tyle stresujący albo na tyle intrygujący, że nie zajrzenie do treści tejże wiadomości czynią niemal niemożliwym. Sam sobie odpowiedz na pytanie kto to jest w twoim przypadku. Jeśli nie zniechęciłem cię skutecznie do wyłączenia powiadomień i postanowiłeś sobie, że je pozostawisz ale z jednoczesnym podjęciem walki o nie odczytywanie takich wiadomości po ich otrzymaniu, to zmartwię cię. Samo nie odebranie takiej wiadomości nie będzie sukcesem. Sukcesem byłoby nie odczytanie wiadomości + nie myślenie o niej czy o jej otrzymaniu ani przez chwilę podczas całego czasu właśnie wykonywanej aktywności, którą przychodzący mail ci zaburzył. Czy wierzysz, że to jest w ogóle możliwe? Nie sądzę. W innym przypadku twój umysł uruchomi „otwartą pętle” i do końca wykonywania tej aktywności myśl o otrzymanej wiadomości będzie krzątała ci się po głowie obciążając zdolności poznawcze kory przedczołowej (twojej pamięci RAM), a tym samym zaburzała twoją kreatywność.
Pułapka przyzwoitości
Wiesz co stanie się kiedy będziesz zawsze szybko i wyczerpująco odpowiadał na maile swoich współpracowników? Czy pomyślałeś właśnie, że będziesz bardziej ceniony w firmie? Pewnie tak, ale zmień nieco optykę i pomyśl raz jeszcze….BĘDZIESZ DOSTAWAŁ WIĘCEJ MAILI ! Dlaczego, to proste, człowiek jest tak skonstruowany, że zawsze idzie ścieżką, która mu się najbardziej opłaca. Skoro inni nie odpowiadają albo odpowiadają dużo póżniej, a ty odpowiadasz zawsze, proste – pisze cześciej do ciebie, ty zawsze pomożesz, hmm? A czy ci „inni” podzielą się z tobą pensją albo wesprą cię na dywaniku kiedy to będziesz tłumaczył się z braku efektów swojej pracy (tej kreatywnej, bo za czytanie maili nikt wbrew pozorom nie płaci traktując ją – i słusznie – tylko jako narzędzie komunikacji). Pamiętaj: więcej maili=więcej zadań, więcej zadań=mniej czasu, mniej czasu=mniej możliwości realizacji SWOICH (!) zadań i celów
Kiedy czytać maile
Jeszcze raz powtórzę. Jeśli nie będziesz zarządzał swoją poczta e-mail, ona będzie zarządzała tobą. Poczta mailowa to tylko (TYLKO!) metoda komunikacji, która jest narzędziem w twojej pracy a nie pracą samą w sobie. Pomyśl o tym w ten sposób – jeśli obecnie odczytywane maile determinują w 100 % to jakie zadania wykonujesz danego dnia, oznacza to jedno – nie masz obecnie w swojej pracy generalnie zdefiniowanych i ustalonych celów (chyba, że … celem tej pracy jest czytanie i odpowiadanie na maile, co zdarza się w niektórych profesjach). A to znów oznacza, że … to trochę smutna praca jest, a jeśli nie smutna to napewno nie jest kreatywna. Pomyśl czy chcesz by tak pozostało. Wracając do sedna, czytanie maili powinno być tylko jednym z kilku (nie za wielu) zadań czy też bloków zadań w ciągu twojego dnia pracy. Zaplanuj tę czynność tak jak planujesz inne. Oczywiście wiesz, że maile przyniosą ze sobą kilka niespodziewanych zadań dla ciebie, więc wkalkuluj ten czas w twój rozkład jazdy na bieżący dzień czy tydzień. Pamiętaj proszę o tym, że masz tylko 2, max 3 godziny w ciągu dnia (zwykle między 9:oo-11:oo) kiedy twój mózg jest najbardziej wydajny i kreatywny, nie marnuj go na czytanie maili, szczególnie jeśli ich treść zwykle negatywnie nastraja cię na resztę dnia.
P.S. W tym miejscu dodam, że zdarza mi się tę właśnie porę dnia przeznaczyć na maile. Wiesz kiedy? Kiedy z góry wiem, że czytanie i odpisywanie na maile to …najtrudniejsze zadanie spośród mojej dziennej listy zadań, a tak się czasem zdarza
Rozdziel komunikację
Jeśli twój status społeczny nie różni się od mojego, w swoim domu masz zarówno zimną jak i ciepłą wodę w kranie. Jeśli ci się powiodło masz również osobne kurki do tychże dwóch rodzajów wody Ktoś to nieźle przemyślał uznając, że nie ma co płacić za ciepłą wodę kiedy tylko chcę spłukać umywalkę. Nie koniecznie też będziemy chcieli raczyć swe ciało zimną wodą podczas brania prysznica (no chyba, że byłeś w wojsku). Taki rozdział po prostu ma sens. Rozdziel podobnie swoją komunikację na synchroniczną i asynchroniczną i „odkęcaj” właściwe kurki zgodnie z własnym uznaniem.
Jedna ważna rzecz – bądź konsekwentny! Jeżeli ty nie będziesz, nie będzie i twój zespół i wszystko się rozjedzie. Konsekwentnie koryguj swój zespół lub współpracowników jeśli niewłaściwie korzystają z metod i kanałów komunikacji. Pokazuj własnym przykładem jak z nich korzystać poprawnie. Z czasem wszyscy nabiorą wprawy i sami poczują pozytywy tej zmiany. Ilu bowiem to już było takich co chciało coś usprawnić, ale się rypło…..
Ja w swoich zespołach używam Slack’a. W moim przypadku zastosowanie komunikatora biznesowego (wydzielenie komunikacji synchronicznej) ograniczyło wiadomości e-mail o 90 % w obrębie komunikacji w zespole i o około 50 % w ogóle. Znacznie ograniczyło również najbardziej nielubianą przeze mnie formę komunikacji- nadmierną ilość połączeń telefonicznych.
Pułapka poznawcza
Mam na uwadze, że tym wpisem mogłem ci trochę „rozwalić puzzle”. Do tej pory wszystko było przecież takie proste. Przychodziło się do pracy, grzebało się w mailach cały dzień, zawsze można było z niej wyjść z poczuciem dobrze wykonanej ciężkiej roboty, a co najważniejsze – zawsze mogliśmy powiedzieć w przypadku niepowodzeń i braku realizacji „prawdziwych zadań”, że no bardzo (baaardzo!) chciałem, ale ta ilość maili i zadań, które w sobie kryły nie pozwoliła mi na wyrobienie się w czasie. Ja DOBRY, maile ZŁO. Proste i jakie pomocne…. a jakie głupie… .O tych i innych błędach poznawczych spotykanych w samoocenie swojej pracy piszę więcej we wpisie „(Myślisz, że) dajesz z siebie wszystko?”.
Grzegorz Jaszkiewicz
- zapewne kojarzysz Gadu-Gadu jeśli masz minimum trzydzieści parę lat czy facebook’owego Messengera jeśli masz 13 w górę ↩
