BAZA WIEDZYPRODUKTYWNO┼Ü─ćZARZ─äDZANIE ZADANIAMI (GTD)

Zarz─ůdzanie zadaniami cz.2 – konteksty

Tym wpisem zapraszam ci─Ö do wsp├│lnego kontynuowania tematu ÔÇ×Zarz─ůdzanie zadaniamiÔÇŁ. To najwa┼╝niejsza w mojej opinii sfera zwi─Ökszania produktywno┼Ťci.

We wpisie Zarz─ůdzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie opisa┼éem podstawowe za┼éo┼╝enia metodologii GTD uwzgl─Ödniaj─ůce moj─ů form─Ö jej zastosowania. Na wst─Öpie tamtego wpisu podsumowa┼éem dla ciebie g┼é├│wne cele, kt├│re osi─ůgam poprzez zastosowanie tej metody. Przypomnijmy je tutaj pokr├│tce:

  • CEL I: zwolnienie ÔÇ×pami─Öci RAMÔÇŁ mojego umys┼éu to podstawowy cel i jednocze┼Ťnie najwi─Öksza zaleta stosowania owego systemu zarz─ůdzania zadaniami. P├│ki nie wcielisz systemu w ┼╝ycie osi─ůgni─Öcie tego celu brzmi jak nieosi─ůgalne marzenie – ca┼ékowite uwolnienie kreatywno┼Ťci swojego umys┼éu poprzez wyrzucenie wszystkich bie┼╝─ůcych spraw, cel├│w i zada┼ä do zewn─Ötrznego systemu, kt├│remu w 100% ufasz. Po wdro┼╝eniu go w ┼╝ycie czujesz, ┼╝e niemal wynalaz┼ée┼Ť/a┼Ť ko┼éo. ┼Üwietna sprawa!
  • CEL II: prowadzenie za r─Ök─ÖKiedy ju┼╝ nabierzesz odpowiednich nawyk├│w i samodyscypliny w zarz─ůdzaniu swoim systemem – ca┼ékowicie mu zaufasz. To natomiast doprowadzi do poczucia, ┼╝e tw├│j system niemal prowadzi ci─Ö za r─Ök─Ö krok po kroku na drodze doprowadzania spraw do ko┼äca. W po┼é─ůczeniu z celem pierwszym opisanym wy┼╝ej to prawdziwa eksplozja komfortu i produktywno┼Ťci osobistej.
  • CEL III: wykonywanie zada┼ä nie projekt├│wTo bardzo wa┼╝ny element wprowadzenia systemu zarz─ůdzania zadaniami w ┼╝ycie i jednocze┼Ťnie g┼é├│wna jego si┼éa nap─Ödowa. To prze┼éomowe za┼éo┼╝enie metodologii efektywnego zarz─ůdzania projektami wymusza tak─ů konstrukcj─Ö i struktur─Ö systemu, aby wszystko (projekty, cele i wszelkie inne sprawy) rozbija─ç na pojedyncze zadania wymagaj─ůce jednej czynno┼Ťci. Dlaczego? Poniewa┼╝ projekt├│w nie da si─Ö wykonywa─ç! Wykonywa─ç za to mo┼╝na pojedyncze zadania, kt├│re to prowadz─ů ci─Ö krok po kroku do realizacji owych projekt├│w. Tak proste, ┼╝e a┼╝ genialne ­čśŐ.

Powy┼╝sze to podstawowe cele i za┼éo┼╝enia systemu zarz─ůdzania projektami oraz zadaniami. Ten tekst natomiast to kolejny etap na drodze zg┼é─Öbiania tej tematyki. Kwestia zastosowania kontekst├│w (z ang.: contexts, czasem zwane ÔÇ×kategoriamiÔÇŁ) w systemie zarz─ůdzania zadaniami spokojnie mo┼╝na nazwa─ç kolejnym etapem wtajemniczenia na drodze wdra┼╝ania systemu. Tak to rozumiem i to nie przypadek, ┼╝e pomin─ů┼éem t─Ö kwestie we wpisie wprowadzaj─ůcym. Nie wszystko na raz┬á­čśü.

OK, tyle tytu┼éem wst─Öpu. Teraz powiem ci co┼Ť, co mo┼╝e ci si─Ö nie spodoba─ç: Nie powiniene┼Ť/a┼Ť kontynuowa─ç lektury niniejszego wpisu bez uprzedniego zapoznania si─Ö z tre┼Ťci─ů wpisu wprowadzaj─ůcego do tej tematyki – Zarz─ůdzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie. Poniewa┼╝ opisywana metodologia zastosowania kontekst├│w w systemie ┼Ťci┼Ťle nawi─ůzuje do struktury samego systemu zarz─ůdzania zadaniami, musisz najpierw j─ů pozna─ç, zanim zg┼é─Öbisz metody ich zastosowania. Zatem zapraszam do lektury wspomnianego tekstu i czekam a┼╝ pojawisz si─Ö tu ponownie w celu uzupe┼énienia wiedzy. ┼Ümia┼éo mo┼╝esz jednak kontynuowa─ç czytanie je┼Ťli sama metodologia GTD jest ju┼╝ tobie dobrze znana.

Konteksty – po co ?

Zastosowanie kategorii 1to przede wszystkim porz─ůdny turbo boost produktywno┼Ťci. Jak napisa┼éem w po┼Ťcie zatyty┼éowanym ÔÇ×Zab├│jcy produktywno┼Ťci – kalendarzÔÇŁ-ÔÇ×produktywno┼Ť─ç jest niczym innym jak umiej─Ötno┼Ťci─ů planowania i realizacji zada┼ä i projekt├│w jak najbardziej efektywnie w jak najmniej obci─ů┼╝aj─ůcy ciebie spos├│bÔÇŁ. Jak najmniej obci─ů┼╝aj─ůcy czyli – jak najbardziej optymalny. To natomiast co stanowi o tym, czy dane warunki do wykonywania zada┼ä mo┼╝na uzna─ç za optymalne sprowadza si─Ö do uwzgl─Ödnienia takich czynnik├│w jak: miejsce wykonywania zada┼ä, czas niezb─Ödny do ich wykonania, energia potrzebna na ich wykonanie, dost─Öpny sprz─Öt czy inne zasoby i wiele innych. W tym w┼éa┼Ťnie pomagaj─ů konteksty.

Poni┼╝ej 2 przedstawiam ci podstawowe powody stosowania kontekst├│w w zadaniach.

konteksty w zarz─ůdzaniu zadaniami


Pami─Ötaj ­čĺí
Bardzo wa┼╝n─ů cz─Ö┼Ťci─ů metodologii zarz─ůdzania zadaniami GTD jest odpowiedni dob├│r zada┼ä, kt├│re ÔÇ×wci─ůganeÔÇŁ s─ů na dzienn─ů list─Ö zada┼ä. Dob├│r taki, kt├│ry w danej chwili jest najbardziej optymalny. Zastosowanie kontekst├│w jest jedn─ů z metod doskonalenia takiej optymalizacji.


Powód I- zbiorcze wykonywanie zadań

Nadawanie zadaniom kontekstu to nic innego jak przypisywanie ich do okre┼Ťlonej kategorii (st─ůd r├│wnolegle stosowane nazewnictwo kategoria/kontekst). Kontekst ten nast─Öpnie ma przyda─ç si─Ö tobie do efektywnego grupowania zada┼ä. Wszystko po to, aby jeszcze bardziej zwi─Ökszy─ç efektywno┼Ť─ç czasu po┼Ťwi─Öconego na planowanie i wykonywanie zada┼ä oraz zwi─Ökszenie swojej produktywno┼Ťci w tym zakresie.

Najbardziej oczywistym powodem zastosowania kontekst├│w jest wi─Öc grupowanie podobnych do siebie zada┼ä3 pochodz─ůcych z r├│┼╝nych projekt├│w po to, by wykonywa─ç je zbiorowo. Przydaje si─Ö to g┼é├│wnie osobom, kt├│re realizuj─ů projekty zbli┼╝one do siebie swym charakterem.


Przyk┼éadÔŁŚ´ŞĆ
Jeste┼Ť handlowcem i ka┼╝dy potencjalny klient znajduje odzwierciedlenie w twoim systemie zarz─ůdzania zadaniami w postaci zdefiniowanego projektu. Wsp├│lnym elementem ka┼╝dego z takich projekt├│w jest na pewnym etapie np. stworzenie oferty. Zak┼éadam, ┼╝e ta czynno┼Ť─ç wymaga od ciebie specjalnych okoliczno┼Ťci i warunk├│w pracy (np. praca na du┼╝ym monitorze, gdzie otworzy─ç mo┼╝esz na raz kilka cennik├│w i kart produktoowych). Mo┼╝e jest tak, ┼╝e czynno┼Ť─ç t─Ö wykonywa─ç mo┼╝esz tylko kiedy zostajesz sam/a w biurze, poniewa┼╝ wymaga od ciebie du┼╝ego skupienia. Bardzo wygodnie jest tobie zatem wykona─ç te zadania za ÔÇ×jednym zamachemÔÇŁ kiedy to okre┼Ťlone warunki ju┼╝ zaistnia┼éy (czyli zaistnia┼é okre┼Ťlony kontekst).


Powód II- metoda doboru zadań do dziennej lub tygodniowej listy zadań

Tworzenie list projekt├│w i zada┼ä, kt├│re si─Ö na nie sk┼éadaj─ů to clue ca┼éo┼Ťci systemu GTD. Sama metodologia jest jednak do┼Ť─ç obszerna i traktuje o niemal wszystkich aspektach organizacji swojego systemu. Jednym z nich jest kwestia doboru modelu wyboru zada┼ä do wykonania kiedy to przyszed┼é na to czas. Jedn─ů z metod opisywanych przez Davida Allena jest ÔÇ×czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych zada┼äÔÇŁ. Zak┼éada on, ┼╝e kiedy pojawi┼éo si─Ö jakie┼Ť ÔÇ×okno czasoweÔÇŁ umo┼╝liwiaj─ůce wykonanie jakiego┼Ť zadania tu i teraz i siadasz do jego wyboru, powiniene┼Ť/a┼Ť przesia─ç swoje zadania przez nastepuj─ůce ÔÇ×filtryÔÇŁ z zachowaniem poni┼╝szej kolejno┼Ťci:

  • kontekst
  • dost─Öpny czas
  • dost─Öpna energia
  • priorytety

Pierwszy z wy┼╝ej wymienionych element├│w modelu to najbardziej bezpo┼Ťrednie uj─Öcie kontekstu, kt├│re sk┼éania do zadania sobie pytania czy okoliczno┼Ťci, w kt├│rych si─Ö znajduje w og├│le umo┼╝liwiaj─ů mi wykonanie czegokolwiek (czy miejsce, dost─Öpny sprz─Öt, itp. to umo┼╝liwiaj─ů). Ka┼╝dy nast─Öpny z powy┼╝szych element├│w modelu to ju┼╝ kontynuacja ÔÇ×filtrowaniaÔÇŁ zada┼ä przez bardziej wyszukane konteksty.

Rodzaje kontekst├│w

To jakie utworzysz konteksty w twoim systemie powinno by─ç wypadkow─ů tylko i wy┼é─ůcznie twoich potrzeb i wyobra┼║ni. Nie b─ůd┼║ niewolnikiem ÔÇ×utartychÔÇŁ i najcze┼Ťciej opisywanych ich typ├│w. Polecam ci zatem zapoznanie si─Ö z poni┼╝szymi rodzajami kontekst├│w i przyk┼éadami ich zastosowania. Nast─Öpnie zach─Öcam do przemy┼Ťlenia, kt├│re z nich wykorzysta─ç w swoim systemie, a kt├│rych tu nie ma a wiesz, ┼╝e wzbogac─ů tw├│j system zarz─ůdzania zadaniami.

Kontekst jako etap w systemie

Aby obja┼Ťni─ç tobie ten rodzaj kontekstu ponownie porusz─Ö opisany nieco wy┼╝ej w─ůtek metody dobierania zada┼ä do realizacji. Tw├│j system jest (powinien by─ç ­čśë) wype┼éniony dziesi─ůtkami lub setkami pojedynczych zada┼ä (sk┼éadowych r├│┼╝nych projekt├│w). Wbrew pozorom wyb├│r tych, kt├│re wykonasz w ograniczonym przedziale czasu – jakim jest dzie┼ä czy tydzie┼ä – to nie taka prosta sprawa. Tu do pomocy mo┼╝esz zaprz─Ögn─ů─ç konteksty w┼éa┼Ťnie. Wyja┼Ťni─Ö ci to na przyk┼éadzie:


Przyk┼éadÔŁŚ´ŞĆ
Na sta┼ée tworz─Ö w systemie zada┼ä nast─Öpuj─ůce konteksty:

  • ÔÇ×najbli┼╝sze dzia┼éaniaÔÇŁ
  • ÔÇ×w oczekiwaniuÔÇŁ
  • ÔÇ× mo┼╝e kiedy┼ŤÔÇŁ

Nast─Öpnie przy ka┼╝dorazowym ÔÇ×przegl─ůdzie systemuÔÇŁ (patrz wpis Zarz─ůdzanie zadaniami cz.1 – wprowadzenie) przypisujesz swoje zadania do tych kontekst├│w w┼éa┼Ťnie. Kiedy siadaj─ůc do pracy gotowy/a do wykonywania zada┼ä znajduj─ůcych si─Ö w twoim systemie przefiltrujesz zadania przez kontekst ÔÇ×najbli┼╝sze dzia┼éaniaÔÇŁ, w spos├│b naturalny utworzy┼éa si─Ö dla ciebie dzienna lista zada┼ä. W oczywisty spos├│b ÔÇ×workiemÔÇŁ, z kt├│rego wyci─ůgasz kolejne zadania do kategorii ÔÇ×najbli┼╝sze dzia┼éaniaÔÇŁ b─Ödzie zbi├│r zada┼ä z przypisanym kontekstem ÔÇ×w oczekiwaniuÔÇŁ.


Kontekst – czas potrzebny na wykonanie zadania

Kiedy spojrzy si─Ö na ten rodzaj kontekstu, jego zastosowanie wydaje si─Ö w naturalny spos├│b oczywiste. Co je┼Ťli nie czas niezb─Ödny na wykonanie danego zadania jest najbardziej oczywistym filtrem ich doboru w danej chwili. Kiedy utkn─ů┼ée┼Ť/a┼Ť w kolejce i masz do dyspozycji 10-15 minut czasu, si┼é─ů rzeczy nie we┼║miesz si─Ö za zadanie typu ÔÇ×wykonanie analizy rocznej bud┼╝etuÔÇŁ. Bez problemu natomiast mo┼╝esz wykona─ç rozmow─Ö telefoniczn─ů lub odpisa─ç z telefonu na kilka maili.

kontekst jako czas na wykonanie zadania


Przyk┼éadÔŁŚ´ŞĆ
Tworz─Ö nast─Öpuj─ůce konteksty:

  • ÔÇ×5 minÔÇŁ
  • ÔÇ×15 minÔÇŁ
  • ÔÇ×30 minÔÇŁ
  • ÔÇ×>1hÔÇŁ

Kiedy ÔÇ×kwitn─ÖÔÇŁ w poczekalni czy sko┼äczy┼éem wcze┼Ťniej spotkanie lub szukam zada┼ä ma┼éo anga┼╝uj─ůcych (to zwykle te o kr├│tkim czasie niezb─Ödnym do ich wykonania) filtruje swoje zadania kontekstem ÔÇ×5 minÔÇŁ lub ÔÇ×15 minÔÇŁ. Wykonuj─ůc wyszukane w ten spos├│b zadanie/zadania nie tylko mam mo┼╝liwo┼Ť─ç ÔÇ×odhaczy─çÔÇŁ kilka zada┼ä z mojej d┼éugiej listy, ale te┼╝ efektywnie wykorzystuje ÔÇ×podarowanyÔÇŁ czas.


 

Zauwa┼╝, ┼╝e nie znajduj─ůc zastosowania dla tego typu kontekst├│w w swoim systemie, zwykle w takiej sytuacji nie wykona┼éby┼Ť/a┼éaby┼Ť pewnie ┼╝adnego z zada┼ä. ┼üatwo bowiem w opisanych okoliczno┼Ťciach pokusi─ç si─Ö o przekonanie: ÔÇ×mam tylko chwil─Ö, wi─Öc jedyne co mog─Ö zrobi─ç to przejrze─ç par─Ö serwis├│w www lub przescrollowa─ç facebookÔÇÖaÔÇŁ.

Produktywne, prawda? ­čÖé

Kontekst energii potrzebnej na wykonanie zadania

To jeden z moich ulubionych typ├│w kontekst├│w. Jestem osob─ů, kt├│ra nie ma zdolno┼Ťci podj─Öcia ka┼╝dego zadania w ka┼╝dej chwili (chyba nie jestem sam, co ­čśë). Wsr├│d zada┼ä na mojej li┼Ťcie zwykle s─ů zar├│wno zadania typu ÔÇ×nie anga┼╝uj─ůceÔÇŁ, ale s─ů i takie kt├│re wymagaj─ů ode mnie nie tylko du┼╝ej energii umys┼éowej do ich wykonania ale wr─Öcz wcze┼Ťniejszego psychicznego nastawienia, ┼╝e b─Öd─Ö je w danym dniu o danej porze wykonywa┼é. Tak mam ?ÔÇŹ ­čĄĚÔÇŹÔÖé´ŞĆ. Co za tym idzie, mo┼╝liwo┼Ť─ç przefiltrowania ka┼╝dego ranka (wtedy mam najwi─Öcej mocy) listy swoich zada┼ä przez ten w┼éa┼Ťnie typ kontekstu jest dla mnie bardzo produktywne. Je┼Ťli nie zrobie owego zadania w szczycie si┼é danego dnia, na pewno nie zrobie go w tym dniu wcale.

kontekst energii w zarz─ůdzaniu zadaniami

Podobnie jest w sytuacji odwrotnej, kiedy to odczuwam zm─Öczenie i znu┼╝enie i jedyne co mog─Ö ÔÇ×wzi─ů─ç na klat─ÖÔÇŁ z mojej listy zada┼ä to tzw.ÔÇŁno brain taskÔÇŁ.

Kontekst – dokumenty referencyjne

W tych wpisach na blogu opisywa┼éem kwestie komplementarnej cz─Ö┼Ťci systemu zarz─ůdzania zadaniami jak─ů jest system notatek. Chodzi o to, ┼╝e bardzo cz─Östo aby efektywnie wykonywa─ç poszczeg├│lne zadania przypisane do danego projektu potrzebujesz mie─ç sta┼éy dost─Öp do pewnych tre┼Ťci czy plik├│w, kt├│re s─ů materia┼éami pomocniczymi (szumnie zwane ÔÇ×dokumentami referencyjnymiÔÇŁ). W przyk┼éadowym projekcie ÔÇ×wynajem biuraÔÇŁ takimi dokumentami b─Öd─ů zebrane oferty, plany lokali czy checklista pyta┼ä do poruszenia podczas prezentacji lokalu przez po┼Ťrednika. Potrzebujesz mie─ç te za┼é─ůczniki dost─Öpne w szybki i wygodny spos├│b podczas wykonywania r├│┼╝nych zada┼ä. Do takich cel├│w doskonale nadaje si─Ö cho─çby Evernote, w kt├│ry za┼é─ůcznikiem mo┼╝e by─ç dowolny plik, zdj─Öcie, notatka g┼éosowa a nawet notatka odr─Öczna.

Jest jednak rozwi─ůzanie alternatywne – mo┼╝esz tego typu za┼é─ůczniki wprowadza─ç do swojego systemu w formie zada┼ä i kategoryzowa─ç je przypisuj─ůc im kontekst o nazwie np. ÔÇ×dokumenty referencyjneÔÇŁ . Tym samym zar├│wno projekty, zadania oraz dokumenty referencyjne przechowujesz w tym samym miejscu – aplikacji do zarz─ůdzania zadaniami. Ma┼éo jest bowiem aplikacji tego typu, kt├│re uniemo┼╝liwiaj─ů do┼é─ůczania za┼é─ůcznik├│w do poszczeg├│lnych zada┼ä.

Konteksty osobowe (i delegowanie)

To jeden z nielicznych wykorzystywanych przeze mnie kontekst├│w. Polega na tym, ┼╝e kontekstem jest dana osoba. W ramach r├│┼╝nych projekt├│w niekt├│re zadania mog─ů by─ç bowiem powi─ůzane z konkretn─ů osob─ů. Najcze┼Ťciej to ÔÇ×powi─ůzanieÔÇŁ to konieczno┼Ť─ç om├│wienia jakiego┼Ť zadania z dan─ů osob─ů, wsp├│lna jego realizacja wraz z ni─ů lub wr─Öcz w czystej postaci delegowanie owego zadania tej osobie w celu p├│┼║niejszej weryfikacji.

Kontekst osobowy w zarz─ůdzaniu zadaniami

Aby pokaza─ç korzy┼Ťci p┼éyn─ůce z zastosowania tego typu kategorii przytocz─Ö tu przyk┼éad mojego zastosowania tej metody:


Przyk┼éad ÔŁŚ´ŞĆ
Zarz─ůdzam zespo┼éem handlowym, na kt├│ry sk┼éada si─Ö kilka oddzia┼é├│w handlowych rozmieszczonych w kilku miastach. Zwykle mam w swoim systemie otwarte projekty o podobnych jak ni┼╝ej przedstawione nazwach:

A. Wdro┼╝enie do pracy Jana NowakaÔÇŁ

B. Wizyta w oddziale – Wroc┼éaw

C. Leady sprzeda┼╝owe przekazane – Jan Nowak 4

Na powy┼╝sze projekty sk┼éada si─Ö wiele zada┼ä do nich przypisanych. Niekt├│re z nich mog─ů by─ç ÔÇ×przypisaneÔÇŁ do (kontekstu) konkretnej osoby. Kiedy wi─Öc pojawiam si─Ö w jednym z miast mog─Ö przefiltrowa─ç m├│j system zarz─ůdzania zadaniami przez kontekst o nazwie ÔÇ×Jan NowakÔÇŁ co spowoduje wylistowanie na jednym widoku zada┼ä powi─ůzanych z t─ů osob─ů w┼éa┼Ťnie. Taka lista mo┼╝e wygl─ůda─ç nast─Öpuj─ůco:

a) ustali─ç dat─Ö II etapu szkolenia produktowego Ô×í´ŞĆ zadanie pochodz─ůce z projektu A

b) om├│wi─ç zmian─Ö warunk├│w zatrudnienia Ô×í´ŞĆ zadanie pochodz─ůce z projektu B

c) om├│wienie kwartalnych plan├│w sprzeda┼╝owych Ô×í´ŞĆ zadanie pochodz─ůce z projektu B

d) Lead – Firma X, Lead Firma Y, itd. Ô×í´ŞĆ zadanie pochodz─ůce z projektu C

Podczas jednego spotkania z tym handlowcem mog─Ö dzi─Öki temu om├│wi─ç wiele temat├│w zahaczaj─ůcych o wiele r├│┼╝nych sfer naszej wsp├│┼épracy.

Bez wzgl─Ödu na to czy tw├│j system zarz─ůdzania zadaniami posiada opcj─Ö wsp├│┼édzielenia projekt├│w i zada┼ä czy te┼╝ nie, mo┼╝esz wykorzysta─ç ten typ kategoryzowania do kontroli i weryfikacji wykonania delegowanych innym osobom zada┼ä. Bardzo przydatne ­čĹŐ­čĆ╗.


Kontekst sprz─Ötu

Cz─Östo zdarza si─Ö, ┼╝e dane zadanie mo┼╝esz wykona─ç tylko przy pomocy jakiego┼Ť konkretnego sprz─Ötu. Kiedy ja mam do zaopiniowania jaki┼Ť dokument lub propozycje materia┼é├│w marketingowych robi─ů to wy┼é─ůcznie na moim iPadzie Pro, kt├│ry wsp├│┼épracuje z rysikiem Apple Pencil. Opisywanie plik├│w pdf, dokument├│w Word i Excel oraz zdj─Ö─ç jest tak wygodne, ┼╝e nie chc─Ö robi─ç tego przy u┼╝yciu komputera.

sprz─Öt w zarz─ůdzaniu zadaniami

S─ů r├│wnie┼╝ takie prace, kt├│rych wykonywanie na 13 calowym laptopie by┼éoby katorgom a ich wykonywanie na 27 calowym ekranie monitora lub iMaca to czysta przyjemno┼Ť─ç. Takim przyk┼éadem mo┼╝e by─ç analiza ÔÇ×du┼╝egoÔÇŁ pliku z danymi liczbowymi Excel. Zastosowanie wtedy kontekstu ÔÇ×iMacÔÇŁ oraz ÔÇ×iPadÔÇŁ jest ca┼ékiem pomocne (szczeg├│lnie w moim przypadku kiedy nie ka┼╝dego dnia przebywam w biurze z dost─Öpem do du┼╝ego ekranu).

Powy┼╝sze aspekty to kwestia wygody pracy. S─ů jednak kwestie sprz─Ötowe bardziej ÔÇ×zero-jedynkoweÔÇŁ. Najlepszym przyk┼éadem jest konieczno┼Ť─ç wykonania zadania na konkretnym sprz─Öcie, poniewa┼╝ na nim masz zainstalowan─ů niezb─Ödn─ů do wykonania tego zadania licencje profesjonalnego oprogramowania, a nie masz jej na ┼╝adnym innym dost─Öpnym sprz─Öcie. Ten przyk┼éad przem├│wi zapewne do grafik├│w komputerowych, architekt├│w czy innych ludzi kreacji.

Kontekst miejsca

Po zapoznaniu się z powyżej przedstawionymi przykładami zastosowania różnego typu kontekstów, jestem przekonany, że kontekst miejsca będzie dla ciebie od razu czytelny i oczywisty.

kontekst lokalizacji w zarz─ůdzaniu zadaniami

Mnie najbardziej przydaje si─Ö zastosowanie tego kontekstu dla miejsc, kt├│re s─ů centralami okre┼Ťlonych departament├│w w naszej firmie. Zastosowa┼ä jest jednak wi─Öcej:


Przyk┼éad 1ÔŁŚ´ŞĆ
Faktury i inne dokumenty mog─Ö zda─ç tylko w siedzibie naszej firmy. To samo tyczy si─Ö konieczno┼Ťci z┼éo┼╝enia podpis├│w pod niekt├│rymi dokumentami (np. kadrowymi dotycz─ůcymi mojego zespo┼éu). Poniewa┼╝ centrala zlokalizowana jest w mie┼Ťcie, w kt├│rym przebywam maksymalnie 2-3 razy w miesi─ůcu bardzo wa┼╝ne jest, bym nie przeoczy┼é ┼╝adnej z tego typu spraw podczas wizyty w centrali. Uruchomienie kontekstu o nazwie ÔÇ×centrala firmyÔÇŁ, kiedy to si─Ö w niej pojawiam, jest mi w tym zakresie bardzo pomocne.

Przyk┼éad 2ÔŁŚ´ŞĆ
Je┼Ťli na twojej dziennej li┼Ťcie zada┼ä zwykle znajduj─ů si─Ö r├│wnie┼╝ zadania prywatne, mo┼╝esz oznacza─ç je kontekstem ÔÇ×DOMÔÇŁ i w godzinach pracy tak filtrowa─ç list─Ö zada┼ä, by te zadania nie pojawia┼éy si─Ö na niej. Nikt nie lubi kiedy lista zada┼ä zbyt powoli si─Ö kurczy wraz z wykonywaniem kolejnych. Niepotrzebne wyd┼éu┼╝anie listy zada┼ä o sprawy prywatne nie jest w niczym pomocne. Kiedy ju┼╝ po pracy przefiltrujesz zadania przy pomocy kontekstu ÔÇ×DOMÔÇŁ mo┼╝esz niejako otworzy─ç kolejn─ů (tym razem prywatn─ů) liste zada┼ä do wykonania.

Przyk┼éad 3ÔŁŚ´ŞĆ
Je┼Ťli twoja aplikacja do zarz─ůdzania zadaniami wzbogacona jest o funkcje lokalizacyjne (u┼╝ywana przeze mnie aplikacja Omni Focus ma t─Ö mo┼╝liwo┼Ť─ç) mo┼╝esz skorzysta─ç z automatyzacji zwi─ůzanej z danym miejscem. Kiedy np. masz do odbioru awizowan─ů przesy┼ék─Ö z poczty to do zadania ÔÇ×odebra─ç przesy┼ék─ÖÔÇŁ mo┼╝esz przypisa─ç kontekst lokalizacji, kt├│r─ů jest punkt pocztowy w┼éa┼Ťnie (patrz zdj─Öcie poni┼╝ej).

aplikacja do zarz─ůdzania zadaniami Omni Focus

Aplikacja sama powiadomi ci─Ö w formie notyfikacji na twoim smartfonie o tym zadaniu kiedy to b─Ödziesz w┼éa┼Ťnie przeje┼╝d┼╝a┼é ko┼éo poczty. Bardzo produktywne zastosowanie.

Kontekst lokalizacji w OmniFocus


Podsumowanie

Czy konieczne jest korzystanie z kontekst├│w? To – mimo zach─Öcaj─ůcej do ich stosowania formy niniejszego wpisu – trudne pytanie. Na pewno mo┼╝na by─ç dobrze zorganizowan─ů osob─ů a jednocze┼Ťnie z kontekst├│w w swoim systemie zarz─ůdzania zadaniami nie korzysta─ç. Ta forma sortowania swoich spraw te┼╝ nie ka┼╝demu musi pasowa─ç – po prostu. Ja sam korzystam z bardzo niewielu ich rodzaj├│w. Kiedy zatem nie trzeba – moim zdaniem – z nich korzysta─ç? Nie trzeba wtedy kiedy mo┼╝liwie szybko mo┼╝esz przejrze─ç ca┼é─ů list─Ö swoich projekt├│w i przypisanych do nich zada┼ä. Jest tak wtedy kiedy masz ich stosunkowo niewiele i lista nie jest d┼éuga. Sam taki szybki przegl─ůd pozwala na natychmiastowe wy┼éowienie zada┼ä, kt├│re mo┼╝esz wykona─ç w┼éa┼Ťnie teraz. O dziwo w takiej sytuacji nie porzucasz kontekst├│w. U┼╝ywasz ich. R├│┼╝nica polega tylko na tym, ┼╝e nie korzystasz z nich w tym momencie w samej aplikacji porz─ůdkuj─ůcej twoje zadania tylko w ÔÇŽ twojej g┼éowie. Przecie┼╝ naturalny mechanizm doboru zada┼ä odbywa si─Ö w┼éa┼Ťnie w taki spos├│b, ┼╝e analizujesz co powiniene┼Ť/a┼Ť zrobi─ç , czy s─ů ku temu sprzyjaj─ůce okoliczno┼Ťci i jaka jest waga poszczeg├│lnych zada┼ä.

Bardzo polecam jednak rozwa┼╝enie tej metody zwi─Ökszania produktywno┼Ťci i doskonalenia swojego systemu zarz─ůdzania zadaniami. Je┼Ťli zrobisz to dobrze, mo┼╝e to by─ç dla ciebie naprawd─Ö du┼╝y wzmacniacz osobistej efektywno┼Ťci.

To przed czym – uwzgl─Ödniaj─ůc w┼éasne do┼Ťwiadczenia – mog─Ö ci─Ö przestrzec, to aby zaczyna─ç powoli ­čśë. Zacznij od 1,2, mo┼╝e 3 kontekst├│w najbardziej tobie obecnie przydatnych, poobserwuj sam/a siebie czy aby napewno z nich korzystasz w praktyce. Je┼Ťli oka┼╝─ů si─Ö przydatne, wdra┼╝aj powoli kolejne. Pami─Ötaj bowiem o najwa┼╝niejszej zasadzie – ÔÇ×r├│b, nie zarz─ůdzajÔÇŁ. G┼éupio by wysz┼éo je┼Ťli okaza┼éoby si─Ö, ┼╝e wi─Öcej czasu po┼Ťwi─Öcasz na planowanie, uk┼éadanie i zarz─ůdzanie ni┼╝ na wykonywanie swoich zada┼ä i doprowadzanie spraw do ko┼äca ­čĄŽÔÇŹÔÖé´ŞĆ.

Powodzenia !

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. pami─Ötaj prosz─Ö, ┼╝e poj─Öcie kontekstu stosuje zamiennie z poj─Öciem kategorii Ôćę
  2. Mo┼╝na doszuka─ç si─Ö ich znacznie wi─Öcej ­čśë Ôćę
  3. Nie koniecznie te zadania musz─ů by─ç podobne do siebie – mog─ů mie─ç ze sob─ů wsp├│lny inny element ni┼╝ charakter samego zadania (o tym przeczytasz w dalszej cz─Ö┼Ťci) Ôćę
  4. tu jako zadania trafia ka┼╝dy lead przekazany sprzedawcy Ôćę
Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw├│j adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s─ů oznaczone *


Tags:

Hey ­čÖő dzi─Ökuj─Ö za odwiedziny mojego bloga…

Chcia┼ébym Ci powiedzie─ç, ┼╝e poza pasj─ů na temat produktywno┼Ťci, zajmuj─Ö si─Ö r├│wnie┼╝ produkcj─ů video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi─ç stron─Ö ;)

Odwied┼║ moj─ů stron─Ö je┼Ťli jeste┼Ť ciekawy jak Twoja firma mo┼╝e przyspieszy─ç ­čÜÇ poprzez dzia┼éania marketingowe w oparciu o video.┬á