BAZA WIEDZYPRODUKTYWNO┼Ü─ćZARZ─äDZANIE ZADANIAMI (GTD)

Zarz─ůdzanie zadaniami – wprowadzenie

Ten wpis rozpoczyna cykl tekst├│w wprowadzaj─ůcych w zagadnienie zarz─ůdzania projektami oraz zadaniami. Mam wra┼╝enie, ┼╝e tak jak poj─Öcie „zarz─ůdzanie zadaniami” jest znane, tak w r├│wnym stopniu nie zg┼é─Öbione. Ka┼╝dy bowiem wie, ┼╝e projektami jako┼Ť zarz─ůdza─ç trzeba, jednak nie ka┼╝dy wie, jak to robi─ç i dlaczego w ten a nie inny spos├│b i w og├│le po co to robi─ç. Osoby bardziej ┼Ťwiadome maj─ů ju┼╝ za sob─ů korzystanie z r├│┼╝nego typu narz─Ödzi – zwykle aplikacji – kt├│re to maj─ů by─ç drogowskazem, jak efektywnie prowadzi─ç swoje zadania ku efektywnej realizacji. Wi─Ökszo┼Ť─ç os├│b, kt├│re znam (ja r├│wnie┼╝ mam ten etap za sob─ů) po pierwszych pr├│bach korzystania z takowych narz─Ödzi rezygnuj─ů lub poprzestaj─ů na korzystaniu z nich jak z aplikacji typu ÔÇ×przypomnieniaÔÇŁ lub jak z kalendarza nie wykorzystuj─ůc w pe┼éni ich potencja┼éu. Dlaczego tak jest? Powodem jest nieznajomo┼Ť─ç za┼éo┼╝e┼ä teoretycznych do tematyki zarz─ůdzania projektami. A to w┼éa┼Ťnie ta wiedza ma do tego zach─Öci─ç i da─ç odpowied┼║ na pytanie – czy warto?

Zacznijmy wi─Öc w poni┼╝szym tek┼Ťcie od tej cz─Ö┼Ťci wprowadzaj─ůcej, a w kolejnych wpisach- ju┼╝ ze znajomo┼Ťci─ů podstaw – zapoznam ci─Ö z przyk┼éadami konkretnych narz─Ödzi wspieraj─ůcych ci─Ö w ÔÇ×doprowadzaniu rzeczy do ko┼äcaÔÇŁ . W kolejnych wpisach b─Öd─Ö te┼╝ rozwija┼é i poszerza┼é t─Ö tematyk─Ö, tak by┼Ť m├│g┼é/mog┼éa doskonali─ç sw├│j system dok┼éadaj─ůc do niego kolejne elementy.


Wa┼╝neÔŁŚ´ŞĆ

Zach─Öcam ci─Ö do zatrzymania si─Ö na tej cz─Ö┼Ťci wpisu – i przed kontynuacj─ů jego czytania – zapoznania si─Ö z innym wpisem na tym blogu – ÔÇŁZab├│jcy produktywno┼Ťci – kalendarzÔÇŁ. To dobry wst─Öp do rozwa┼╝a┼ä na tematy poruszane w niniejszym wpisie. Obala on bowiem kilka mit├│w i b┼é─Ödnych za┼éo┼╝e┼ä w sferze zarz─ůdzania projektami, przed kt├│rymi stoi dzi┼Ť ka┼╝da osoba aktywna zawodowo. Pami─Ötaj jednak aby po jego przeczytaniu tu powr├│ci─ç ;).


Zarz─ůdzanie zadaniami – dlaczego wypracowanie swojego systemu ┬ájest wa┼╝ne

Dzi┼Ť praca wygl─ůda inaczej

Do dnia dzisiejszego styl wykonywanej przez nas pracy w ogromnym zakresie uleg┼é zasadniczym zmianom. ┼Üwiat w obliczu gospodarki coraz bardziej opartej o wiedz─Ö zmieni┼é si─Ö szybciej ni┼╝ nasze umys┼éy zdo┼éa┼éy si─Ö do tego ewolucyjnie przystosowa─ç. Zasadnicza zmiana polega na tym, ┼╝e kiedy┼Ť przewa┼╝a┼éa praca mechaniczna typu ÔÇ×Mateusz wajch─Ö prze┼é├│┼╝ÔÇŁ a dzi┼Ť niemal wszystko jest ÔÇŽÔÇ×projektemÔÇŁ. Zasadnicza zmiana polega na tym, ┼╝e kiedy┼Ť do pracy nie trzeba by┼éo si─Ö przygotowywa─ç, planowa─ç jej. Dzi┼Ť bez planowania nie ma szans na efektywne doprowadzanie spraw do ko┼äca, kiedy prowadzimy tych spraw (zlece┼ä, projekt├│w, etc.) kilka lub kilkana┼Ťcie r├│wnolegle. Dobrze opracowany system planowania i pracy powinien pozwala─ç tobie na prowadzenie wielu projekt├│w jednocze┼Ťnie w komforcie zbli┼╝onym do prowadzenia tylko jednego projektu.

Konkurencja

Dzi┼Ť jeste┼Ťmy zmuszeni konkurowa─ç nie tylko z konkurencyjnymi ofertami produkt├│w i us┼éug innych firm. Funkcjonujemy r├│wnie┼╝ w obliczu konkurencji wewn─Ötrznej w┼Ťr├│d swoich wsp├│┼épracownik├│w. Nasza efektywno┼Ť─ç i wydajno┼Ť─ç podlega sta┼éej ocenie. Dzisiejszy ┼Ťwiat pracy oczekuje od nas ci─ůg┼éej kreatywno┼Ťci w zwi─Ökszaniu efektywno┼Ťci swojej pracy oraz dba┼éo┼Ťci o sta┼ée podnoszenie jako┼Ťci us┼éug, produkt├│w i pracy, kt├│ra je wytwarza. Konieczno┼Ť─ç pami─Ötania o zbyt wielu sprawach zabija naturaln─ů kreatywno┼Ť─ç umys┼éy spalaj─ůc zasoby energii i czasu na ogarni─Öcie tego wszystkiego oraz na przechowywaniu zbyt wielu szczeg├│┼é├│w ÔÇ×z ty┼éu g┼éowyÔÇŁ. Ka┼╝dy powinien wi─Öc stworzy─ç sobie taki system zarz─ůdzania sob─ů (tak! zarz─ůdza─ç mo┼╝esz sob─ů, bo czasem si─Ö nie da), kt├│ry uwolni t─Ö kreatywno┼Ť─ç i pomo┼╝e dostosowa─ç si─Ö do dzisiejszej rzeczywisto┼Ťci walki o najwy┼╝sz─ů efektywno┼Ť─ç i jako┼Ť─ç.

Rozpraszacze

W dobie dzisiejszej konkurencji, w obliczu funkcjonowania w jeszcze mocno nie dojrza┼éych kulturach organizacyjnych dzisiejszych pracodawc├│w oraz z ci─ůg┼éym po┼Ťpiechem na plecach i nat┼éokiem wszechobecnych informacji, codzienna praca przypomina chodzenie po linie b─Öd─ůc jednocze┼Ťnie kopanym po kostkach. Chodzenie po linie symbolizuje tu niezb─Ödn─ů do efektywnego wykonywania zada┼ä koncentracj─Ö, a wspomniane okoliczno┼Ťci oznaczaj─ů tu wszechobecno┼Ť─ç klasycznych rozpraszaczy. Konieczne s─ů zatem takie metody organizowania swojej pracy, by wp┼éyw tych czynnik├│w w mo┼╝liwie najwi─Ökszym stopniu zniwelowa─ç. Je┼╝eli ty nie zapanujesz nad swoj─ů prac─ů – kto┼Ť nad ni─ů zapanuje za ciebie!

Jakie mam cele i oczekiwania wobec mojego systemu – czyli dobre zarz─ůdzanie zadaniami

Cel pierwszy- zwolnienie pamięci RAM w mojej głowie

Jak wiemy, pami─Ö─ç RAM komputera to pami─Ö─ç operacyjna, kt├│ra s┼éu┼╝y tymczasowemu przechowywaniu bie┼╝─ůcych informacji, kt├│re s─ů lub mog─ů by─ç potrzebne w najbli┼╝szym czasie. Powinny wi─Öc by─ç „pod r─Ök─ů” i szybko dost─Öpne. Ten typ pami─Öci ma ograniczon─ů pojemno┼Ť─ç, a ten fakt ma to do siebie, ┼╝e ┼éatwo o sytuacj─Ö, w kt├│rym owa pami─Ö─ç si─Ö zape┼éni (to jakie ma to skutki w dzia┼éaniu komputera chyba nie musz─Ö tobie tutaj opisywa─ç­čśë).

Poniewa┼╝ tego rodzaju pami─Ö─ç jest niezb─Ödna do wykonywania bie┼╝─ůcych operacji, prosty wniosek jest taki, ┼╝e jej zape┼énienie skutkuje zablokowaniem mo┼╝liwo┼Ťci bie┼╝─ůcej pracy niemal ca┼éego systemu (pozdrawiam przy tej okazji u┼╝ytkownik├│w Windows’a). Dok┼éadnie tak samo jest z naszym umys┼éem – tu niewiele r├│┼╝nimy si─Ö od naszych komputer├│w. Skutki s─ů podobne. W idealnej sytuacji d─ů┼╝y─ç powinnismy zatem nie tylko do nie przepe┼éniania zasob├│w naszej pami─Öci operacyjnej „RAM” – powinni┼Ťmy d─ů┼╝y─ç do jej ca┼ékowitego opr├│┼╝nienia i u┼╝ywa─ç jej tylko w momencie – kiedy co┼Ť tworzymy. Dobrze zaprojektowany system zarz─ůdzania sob─ů i swoimi zadaniami mo┼╝e to tobie zapewni─ç. Mi zapewnia i bardzo sobie to chwal─Ö.

Cel drugi- prowadzenie za r─Ök─Ö

Aby utworzony przez ciebie system by┼é tak dobrze skonstruowany, by niemal prowadzi┼é ci─Ö za r─Ök─Ö w codziennej pracy, potrzeba – jak si─Ö domy┼Ťlasz – w┼éo┼╝enia w to wcze┼Ťniej nieco pracy i samodyscypliny. Zdefiniowanie i usystematyzowanie wszystkich cz─Ö┼Ťci (sfer) takiego systemu oraz wypracowanie w sobie odpowiednich nawyk├│w i odruch├│w owocuje jednak dok┼éadnie takim efektem. Zatem dobry system zarz─ůdzania zadaniami to taki, kt├│ry nie wymaga od ciebie zastanawiania si─Ö nad kolejnymi krokami czy te┼╝ podejmowania wi─Ökszej ilo┼Ťci decyzji ni┼╝ jest to potrzebne. Jego struktura w po┼é─ůczeniu z wyrobionymi nawykami musi to tobie zapewni─ç, w innym przypadku mo┼╝na uzna─ç, ┼╝e system nie jest jeszcze doskona┼éy.

Cel trzeci – wykonywanie zada┼ä, nie projekt├│w

To kluczowa mentalna praca do wykonania z samym sob─ů – bardzo wa┼╝na do sprawnego wdro┼╝enia systemu zarz─ůdzania zadaniami. Tworz─ůc sw├│j system musisz wyperswadowa─ç samemu/ej sobie z g┼éowy przekonanie, ┼╝e wykonujesz projekty. Ich nie da si─Ö wykonywa─ç. Projekt to nic innego jak pewien zbi├│r okre┼Ťlonych przez ciebie rezultat├│w i oczekiwa┼ä z nimi zwi─ůzanych. Wykonywa─ç natomiast mo┼╝na zadania, kt├│re to s─ů sk┼éadow─ů owych projekt├│w. Zadania s─ů pojedynczymi krokami do osi─ůgni─Öcia tych cel├│w. Analogicznie do powy┼╝szego – nie planujesz wykonania projektu – planujesz wykonanie zada┼ä, kt├│re sk┼éadaj─ů si─Ö w sumie na osi─ůgni─Öcie celu jakim jest zako┼äczenie projektu.

Cała filozofia organizacji swojego systemu zatem to stworzenie systemu, który wszystko sprowadza do pojedynczych zadań.

Getting Things Done (GTD) – sztuka bezstresowej efektywno┼Ťci

Cz┼éowiekiem, kt├│ry zdefiniowa┼é najbardziej znane za┼éo┼╝enia do efektywnej produktywno┼Ťci GTD 1jest David Allen, kt├│ry wyczerpuj─ůco opisa┼é 2 od strony teoretycznej i praktycznej autorsk─ů metodologi─Ö ÔÇ×doprowadzania rzeczy do ko┼äcaÔÇŁ. Wi─Ökszo┼Ť─ç narz─Ödzi – aplikacji, kt├│re obejmuj─ů t─Ö tematyk─Ö zbudowane s─ů w┼éa┼Ťnie wg za┼éo┼╝e┼ä Allena.

To co ten guru produktywno┼Ťci opisa┼é w swojej ksi─ů┼╝ce w 2001 r. dzi┼Ť jest troch─Ö archaiczne i przez to mniej przyst─Öpne dla odbiorcy. Pierwszym tego powodem jest fakt, ┼╝e opisywa┼é sw─ů metodologi─Ö w spos├│b skrajnie analogowy. Dla przyk┼éadu – autor potrafi na dw├│ch stronach swojej ksi─ů┼╝ki opisywa─ç jak─ů szaf─Ö do przechowywania ÔÇ×dokument├│w referencyjnychÔÇŁ powiniene┼Ť/a┼Ť zakupi─ç oraz jakiej firmy metkownic─Ö poleca, by sprawnie organizowa─ç swoj─ů prac─Ö. Sugeruje te┼╝ kupno kilkudziesi─Öciu teczek i segregator├│w. Rzeczywisto┼Ť─ç dzi┼Ť jest taka, ┼╝e za szaf─Ö s┼éu┼╝y mi Evernote (zapraszam do wpisu ÔÇ×Evernote – kombajn do notatekÔÇŁ), a za metkownice – znaczniki (inaczej – tagi). Segregator├│w nie mam wcale. Kolejnym utrudnieniem jest zbyt du┼╝e rozwleczenie tematu, co mo┼╝e powodowa─ç ÔÇ×z┼éo┼╝enie broniÔÇŁ czytelnika po dotrwaniu do 1/4 ksi─ů┼╝ki. Powy┼╝sze jednak nie zmienia faktu, i┼╝ przyj─Öte za┼éo┼╝enia s─ů w wi─Ökszo┼Ť─ç opisem doskona┼éego systemu zarz─ůdzania zadaniami oraz osobist─ů efektywno┼Ťci─ů. Opisz─Ö ci w niniejszym wpisie te elementy GTD, kt├│re s─ů kluczowe w moim systemie organizacji projekt├│w uzupe┼éniaj─ůc je o swoje do┼Ťwiadczenia i modyfikacje.

To co znajdziesz zatem poni┼╝ej to m├│j system panowania nad moimi zadaniami i celami oraz moje rozumienie i zastosowanie metodologii GTD. Je┼Ťli chcesz pozna─ç metodologie Davida Allena w ca┼éo┼Ťci, bez ┼╝adnych pomini─Ö─ç i modyfikacji – odsy┼éam do ksi─ů┼╝ki autora.

Zobacz odcinek na moim kanale YouTube

Sfery – zarz─ůdzanie zadaniami┬á

Aby┼Ť nie zgubi┼é/a si─Ö w niniejszym wywodzie, zaznacz─Ö w tym miejscu wyra┼║nie, ┼╝e poni┼╝szy opis wspomnianych sfer nie zawiera jeszcze specyfiki i sposobu post─Öpowania z nimi w uporz─ůdkowanej kolejno┼Ťci. O tym – dla porz─ůdku- b─Ödzie kolejny podrozdzia┼é tego wpisu. W tym miejscu przytaczam jedynie opis samych sfer-sk┼éadowych systemu i opis ich przeznaczenia.


I. INBOX

Kiedy wy┼╝ej opisywa┼éem moje oczekiwania wobec dobrego systemu zarz─ůdzania zadaniami, na pierwszym miejscu wymieni┼éem „zwolnienie pami─Öci RAM mojego umys┼éu”. INBOX ma w tej kwestii absolutnie kluczow─ů rol─Ö. M├│wi─ůc najbardziej obrazowo – do twojego inboxa ma trafia─ç ka┼╝da (s┼éownie- KA┼╗DA!) rzecz do wykonania. Ma trafi─ç do niego szybciej ni┼╝ zd─ů┼╝ysz pomy┼Ťle─ç cokolwiek o tym jak, kiedy, czy w og├│le, z kim i dlaczego t─ů spraw─Ö nale┼╝y za┼éatwi─ç/wykona─ç. Nie ┼╝artuje – najszybciej jak si─Ö da.

Inbox to zatem twoja „wrzutnia” wszystkich spraw do za┼éatwienia (a jak si─Ö dowiesz w dalszej cz─Ö┼Ťci tekstu – niekt├│re sprawy trafi─ů tu tylko po to, by p├│┼║niej trafi┼éy do kosza).

Mowa tu o wszelkiego typu sprawach, zadaniach, projektach etc. Od tak prostych jak „przeczyta─ç maila od Ani”, przez „zrobi─ç zakupy”, po „rozbudowanie dzia┼éu sprzeda┼╝y o 5 kolejnych oddzia┼é├│w”. Nie zastanawiasz si─Ö nad wa┼╝no┼Ťci─ů i skal─ů danej sprawy – bezlito┼Ťnie wrzucasz do inboxa. Z czasem to b─Ödzie tw├│j naturalny odruch.

O co w tym chodzi? Sprawa jest dosy─ç prosta. Nasz umys┼é jest tak skonstruowany, ┼╝e wszystko co mamy do zrobienia przechowywane „z ty┼éu g┼éowy” (czy jak wolisz – w pami─Öci) niezwykle obci─ů┼╝a nasz umys┼é, a tym samym obni┼╝a nasz─ů kreatywno┼Ť─ç i wolno┼Ť─ç umys┼éu. Umys┼é jest ┼Ťwi─Öcie przekonany, ┼╝e to co powinien z tym zrobi─ç to stale alarmowa─ç ci─Ö o tym, ┼╝e ta sprawa jest niewykonana. To bardzo m─Öcz─ůce. To to uczucie, kt├│re towarzyszy┼éo ci zapewne w chwilach, kt├│re nazywa┼ée┼Ť/a┼Ť „mam bardzo du┼╝o na g┼éowie”. Je┼Ťli jeszcze ci─Ö nie przekona┼éem – zastan├│w si─Ö jakie ┼╝ycie by┼éoby pi─Ökne, jakby nie trzeba by┼éo pami─Öta─ç o niczym, a przy tym nie tylko zachowa─ç poziom swojej efektywno┼Ťci, ale i j─ů przy tym zwi─Öksza─ç. Brzmi interesuj─ůco? Czytaj dalej.

Obrazowo mo┼╝na spojrze─ç na t─Ö cz─Ö┼Ť─ç systemu zarz─ůdzania zadaniami jak─ů jest inbox, jak na skrzynk─Ö, do kt├│rej wrzucamy karteczki ze spisanymi zadaniami, projektami i celami. Je┼Ťli czyta┼ée┼Ť/a┼Ť ju┼╝ inne wpisy na tym blogu, mo┼╝esz si─Ö domy┼Ťle─ç, ┼╝e dla mnie inbox to konkretna funkcja aplikacji wspieraj─ůcej zarz─ůdzanie zadaniami (na opis odpowiednich aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach).

Ko┼äcz─ůc wst─Öpny opis tej cz─Ö┼Ťci systemu, nakre┼Ťl─Ö ci na przyk┼éadach, do jakich nawyk├│w w codziennym funkcjonowaniu sprowadza si─Ö moje post─Öpowanie z inboxem:

  • otrzyma┼éem maila, kt├│ry wi─ů┼╝e si─Ö z konieczno┼Ťci─ů mojego jakiegokolwiek ustosunkowania si─Ö do jego tre┼Ťci (np. kto┼Ť prosi mnie o wyra┼╝enie mojej opinii nt. swojej propozycji ulotki reklamowej) ­čĹë wrzucam do inbox (robi─Ö to poprzez forward maila do mojego inboxa w aplikacji do zarz─ůdzania zadaniami)
  • podczas rozmowy telefonicznej u┼╝y┼éem wobec mojego rozm├│wcy jedno z czasownik├│w-obietnic: „ok, dam ci zna─ç jutro”, „w porz─ůdku, spojrz─Ö na to w ┼Ťrod─Ö” , „tak, zadzwonie do ciebie jak zapoznam si─Ö z mailem”, itd. ­čĹë┬áodrazu wpisuje to has┼éowo do inboxa (tak, te┼╝ do aplikacji)
  • jestem na zebraniu, na kt├│rym zobowi─ůzuje si─Ö wykona─ç okre┼Ťlone zadania zlecone przez moich prze┼éo┼╝onych lub koleg├│w ­čĹë wszystko – bez ┼╝adnej kategoryzacji i nawet chwili zastanowienia si─Ö nad sposobem wykonania owych zada┼ä czy cel├│w – wrzucam do inboxa z poziomu otwartej aplikacji

Czy domy┼Ťlasz si─Ö jaki jest tego pozytywny efekt? Mega komfortowe poczucie ulgi. Nie musz─Ö pami─Öta─ç – (bo) wrzuci┼éem do inboxa. Nie spinam si─Ö podczas powrotu z zebrania „jak to zrobie”, ” czy zd─ů┼╝─Ö”, „nie wiem czy to ma sens”. Wiem, ┼╝e nie musze teraz si─Ö nad tym g┼éowi─ç, bo …czeka to na mnie w inboxie. Przyjdzie moment w ca┼éym systemie na analiz─Ö tego, co tam zamie┼Ťci┼éem, ale to inna cz─Ö┼Ť─ç samego systemu (i wpisu, kt├│ry czytasz). Stay tuned.


II. ANALIZA

To okre┼Ťlony w systemie moment na pierwsz─ů analiz─Ö tego co znalaz┼éo si─Ö w inboxie. Do tego momentu nie by┼éo w ┼╝adnym stopniu twoim zadaniem analizowanie i rozpatrywanie wrzucanych do inboxa spraw. Ta cz─Ö┼Ť─ç systemu, kt├│r─ů jest analiza, to czas w┼éa┼Ťnie na to.

Analizuj─ůc wszystko co znalaz┼éo si─Ö w inboxie wymaga w pierwszym kroku jednej podstawowej decyzji. Chodzi tu o wyb├│r jednej z dw├│ch odpowiedzi (TAK lub NIE) na pytanie: Czy co┼Ť z tym trzeba zrobi─ç ? Takiej odpowiedzi musisz udzieli─ç w odniesieniu do ka┼╝dej ze spraw, kt├│re znalaz┼éy si─Ö w inboxie. Udzielone odpowiedzi skutkuj─ů dalszymi dzia┼éaniami, o kt├│rych przeczytasz przy opisie post─Öpowania z wszystkimi „strefami” systemu.

Dodam, ┼╝e nie ma nic z┼éego (wr─Öcz jest to w pe┼éni prawid┼éowe), ┼╝e do inboxa wrzucamy r├│wnie┼╝ rzeczy, kt├│re potem przy pierwszej analizie podlegaj─ů usuni─Öciu i decyzji, ┼╝e nic z tym nie robimy. Dlaczego? Gdyby┼Ťmy o tym decydowali wcze┼Ťniej, z┼éamaliby┼Ťmy zasad─Ö nie zaprz─ůtania swojego umys┼éu zb─Ödnymi decyzjami w nieodpowiednim momencie (np. podczas zebrania, czy przerywaj─ůc wykonywanie innej czynno┼Ťci, kiedy to otrzymali┼Ťmy jak─ů┼Ť „wrzutk─Ö” ze „┼Ťwiata zewn─ÖtrznegoÔÇŁ).

Pami─Ötaj – analiza nie musi oznacza─ç wykonania jakichkolwiek zada┼ä z listy. Ten etap jest tylko swego rodzaju „pierwszym sitem”, pocz─ůtkiem porz─ůdkowania swoich spraw.


III. PORZ─äDKOWANIE

To etap, kt├│ry jest kontynuacj─ů ANALIZY. Na jej etapie okre┼Ťlam jedynie czy co┼Ť wymaga dzia┼éa┼ä czy te┼╝ nie. Je┼Ťli na poziomie analizy udzieli┼éem odpowiedzi NIE (na pytanie – „Czy co┼Ť z tym trzeba zrobi─ç?”) ┼╝ywot tej sprawy ko┼äczy si─Ö na etapie analizy. Je┼Ťli natomiast udzielam odpowiedzi TAK na to samo pytanie – czas na (przy)porz─ůdkowanie tych┼╝e spraw do odpowiednich kategorii – zada┼ä lub projekt├│w.

Lista projekt├│w

Do tej kategorii trafiaj─ů wi─Öksze i mniejsze projekty. Aby sz┼éo to sprawnie nale┼╝y sobie na wst─Öpie odpowiedzie─ç na pytanie, czym projekt sam w sobie jest? Czym r├│┼╝ni si─Ö od zadania?

Bardzo odpowiada mi rozumienie tego poj─Öcia zdefiniowane przez wspomnianego Davida Allena. Twierdzi on, ┼╝e projektem jest ka┼╝dy po┼╝─ůdany rezultat, do kt├│rego osi─ůgni─Öcia wymagane jest wykonanie wi─Öcej ni┼╝ jednego dzia┼éania. To mo┼╝e brzmie─ç pocz─ůtkowo dziwnie i k┼é├│ci─ç si─Ö z twoim dotychczasowym postrzeganiem tego nad─Ötego poj─Öcia. Projekt, to przecie┼╝ musi by─ç co┼Ť du┼╝ego, skomplikowanego, zwykle wymagaj─ůcego jakiej┼Ť kolaboracji z innymi osobami. Uj─Öcie tego jednak w tak uproszczon─ů definicje ma wg mnie znacz─ůce zalety. Po pierwsze – zmienia perspektyw─Ö my┼Ťlenie o swoich zadaniach. Od kiedy uznamy dan─ů spraw─Ö za projekt wiemy (tak dzia┼éa opisywany system), ┼╝e teraz czas na rozpisanie projektu na poszczeg├│lne zadania, kt├│re to maj─ů prowadzi─ç do jego realizacji. Gdyby projekt, kt├│ry wymaga wykonania cho─çby tylko dw├│ch czy trzech zada┼ä pozosta┼é w naszym systemie skategoryzowany jako zadanie (a nie projekt), wtedy niebezpiecznie mo┼╝e zalega─ç w systemie jako zadanie niewykonane d┼éu┼╝ej ni┼╝ to konieczne. Jest tak dlatego, ┼╝e ┼éatwiej jest nam si─Ö zabra─ç za pojedyncze zadanie, kt├│rego wykonanie ma sw├│j pocz─ůtek i koniec ni┼╝ za z┼éo┼╝one zadanie, kt├│re wiemy, ┼╝e wykonanie jego nie b─Ödzie takie „hop siup” ze wzgl─Ödu na jego z┼éo┼╝ono┼Ť─ç. To clue opisywanego systemu – rozr├│┼╝niaj projekt od zadania. Projekty rozbijaj na zadania.

Cz─Ö┼Ť─ç spraw, kt├│re trafi┼éy do inboxa zostaj─ů wi─Öc skategoryzowane jako projekt i trafiaj─ů na list─Ö projekt├│w (po┼╝─ůdanych rezultat├│w). W dalszym etapie zostan─ů rozpisane na pojedyncze zadania, kt├│re to maj─ů prowadzi─ç do osi─ůgni─Öcia tych ┼╝e rezultat├│w (przyk┼éad projektu rozpisanego na zadania znajdziesz we wpisie „Zab├│jca produktywno┼Ťci-kalendarz”.

Lista zadań

Z powy┼╝szych rozwa┼╝a┼ä zrodzi┼éa nam si─Ö jednocze┼Ťnie definicja zadania w naszym systemie. Zadaniem jest wi─Öc pojedyncze dzia┼éanie, kt├│re to mo┼╝e by─ç odr─Öbn─ů spraw─ů do za┼éatwienia sam─ů w sobie lub mo┼╝e by─ç sk┼éadow─ů projektu, na kt├│rego wykonanie sk┼éada si─Ö zbi├│r pojedynczych zada┼ä w┼éa┼Ťnie. Zbi├│r wszystkich zada┼ä i tych samodzielnych i tych powi─ůzanych z poszczeg├│lnymi projektami tworzy globaln─ů list─Ö zada┼ä.


IV. PRZEGL─äD

Poza inboxem, kt├│ry okre┼Ťli┼éem jako kluczowy element systemu, przegl─ůd to r├│wnie istotna sfera, kt├│ra determinuje sukces lub pora┼╝k─Ö zarz─ůdzania projektami i zadaniami. Sam fakt ┼╝e co┼Ť uporz─ůdkowa┼éem i umie┼Ťci┼éem w odpowiednich kategoriach nie spowoduje, ┼╝e ├│w zadania zostan─ů wykonane. Niezb─Ödne jest regularne przegl─ůdanie wszystkich swoich list i miejsc zawartych w systemie. Regularny przegl─ůd ma wg mnie dwie kluczowe role do odegrania w ca┼éym systemie:

Rola pierwsza

Przegl─ůd jest niezb─Ödny do planowania swojej pracy w najbli┼╝szej perspektywie. Przegl─ůdaj─ůc bowiem list─Ö zada┼ä, decydujesz, kt├│re i kiedy wykonasz. Po efektywnym uporz─ůdkowaniu swoich spraw i cel├│w, ich prokategoryzowaniu i podziale na projekty i zadania, przychodzi czas na planowanie wykonywania poszczeg├│lnych zada┼ä. Je┼Ťli poszczeg├│lnych zada┼ä z jaki┼Ť wzgl─Öd├│w nie b─Ödziesz wykonywa─ç w najbli┼╝szym czasie, zostawiasz je tam gdzie s─ů. Je┼Ťli jednak decydujesz o ich wykonaniu w najbli┼╝szym czasie (np. znajd─ů si─Ö na twojej li┼Ťcie zada┼ä na dzi┼Ť), zaplanuj w czasie ich wykonanie uwzgl─Ödniaj─ůc ile czasu na ich wykonanie potrzebujesz.

Rola druga

Wyrzucanie spraw z umys┼éu. Masz wra┼╝enie, ┼╝e ÔÇ×to ju┼╝ by┼éoÔÇŁ ? Tak, opisywa┼éem ju┼╝ w opisie inboxa kluczow─ů rol─Ö tego czynnika, kt├│ry nazwa┼éem „opr├│┼╝nieniem pami─Öci RAM m├│zguÔÇŁ. Przypomn─Ö, ┼╝e ma to kluczowe znaczenie dla uwolnienia kreatywno┼Ťci naszego umys┼éu, poniewa┼╝ nasz m├│zg jest tak skonstruowany, ┼╝e stara si─Ö pami─Öta─ç o wszystkim i stale zam─Öcza nas staraj─ůc si─Ö przypomina─ç o tym wszystkim. To w nast─Öpstwie bardzo obci─ů┼╝a nasze g┼éowy.

Okazuje si─Ö, ┼╝e ten dyskomfort – jakkolwiek wyeliminowany na etapie wrzucania spraw do inboxa – potrafi powraca─ç mimo prawid┼éowego uporz─ůdkowania swoich spraw w okre┼Ťlonych kategoriach. Zak┼éadam, ┼╝e mechanizm jest taki, ┼╝e pod┼Ťwiadomie wiemy, ┼╝e mamy du┼╝o aktywnych zada┼ä (cho─çby st─ůd, ┼╝e sami je regularnie porz─ůdkujemy) i to powoduje wewn─Ötrzny niepok├│j pod tytu┼éem ÔÇ×ehh, mam tyle do zrobieniaÔÇŁ ­čś▓, ÔÇ×czy dam rade ze wszystkim”.

Kiedy ├│w stan ust─Öpuje- w┼éa┼Ťnie po kolejnym przegl─ůdzie listy swoich spraw i ich ci─ůg┼éym porz─ůdkowaniu. Chcesz przyk┼éadu, kt├│ry to potwierdza? Kiedy czujesz najwi─Öksz─ů ulg─Ö i wewn─Ötrzny spok├│j w kontek┼Ťcie swoich zada┼ä do wykonania? Czy nie jest to okres przed urlopem? Dlaczego – bo w tym w┼éa┼Ťnie okresie, aby mie─ç spokojny urlop, wyj─ůtkowo pieczo┼éowicie przegl─ůdasz sprawy nie zamkni─Öte, zamykasz niedoko┼äczone sprawy, „wa┼╝ysz” co jest wa┼╝ne i trzeba wykona─ç przed urlopem, a co mo┼╝e poczeka─ç bez negatywnych konsekwencji, tworzysz listy zada┼ä na „po urlopie”. Nadrz─Ödny cel pt.”udany urlop bez my┼Ťlenia o pracy” potrafi czyni─ç cuda samoorganizacji ­čśë.

Podsumujmy to z┼éot─ů zasad─ů:

Przegl─ůdaj swoje listy zada┼ä i projekt├│w tak cz─Östo, jak to konieczne, aby wyrzuci─ç je ze swojego umys┼éu.


V. KALENDARZ

Je┼Ťli nie masz jeszcze za sob─ů lektury wpisu „Zab├│jca produktywno┼Ťci-kalendarz” nadr├│b to koniecznie. Lepiej zrozumiesz rol─Ö kalendarza w ca┼éym systemie. Tu wspomn─Ö o najwa┼╝niejszej (a mo┼╝e jedynej) roli kalendarza w ca┼éym systemie: do kalendarza wpisuj─Ö tylko i wy┼é─ůcznie rzeczy, kt├│re musz─ů by─ç wykonane w tym a nie innym dniu i nie mo┼╝na ich wykona─ç z jaki┼Ť wzgl─Öd├│w w innym terminie. W moim systemie s─ů to dwa typy spraw:

  • um├│wione spotkania – ze wzgl─Öd├│w oczywistych – maj─ů swoj─ů przypisan─ů konkretn─ů dat─Ö i miejsce
  • zadania, kt├│re podczas planowania swojego dnia pracy przypisa┼éem na ten w┼éa┼Ťnie dzie┼ä tworz─ůc tym samym list─Ö zada┼ä dnia (nie korzystam w tym przypadku stricte z aplikacji kalendarza a z funkcji aplikacji do zarz─ůdzania zadaniami, kt├│ra sprowadza si─Ö do przypisania okre┼Ťlonym zadaniom daty ich wykonania)


UwagaÔŁŚ´ŞĆ

Dobry system zarz─ůdzania projektami mo┼╝e mie─ç (nawet powinien) nieco wi─Öcej sfer czy kategorii. Na pewno takim aspektem s─ů cho─çby „KONTEKSTY” (ang. contexts), kt├│re wprowadzaj─ů do systemu aspekt najbardziej odpowiedniego momentu i miejsca wykonywania poszczeg├│lnych zada┼ä jako nieod┼é─ůcznego elementu filozofii GTD. ┼Üwiadomie nie poruszam jednak na tym etapie tego zagadnienia, aby powr├│ci─ç do niego w kolejnych wpisach. Uwa┼╝am, ┼╝e w tek┼Ťcie wprowadzaj─ůcym w tematyk─Ö zarz─ůdzania osobist─ů efektywno┼Ťci─ů nie ma co rozwija─ç tematu nadmiernie, tak by┼Ť m├│g┼é/mog┼éa pouk┼éada─ç sobie to wszystko w g┼éowie w uporz─ůdkowanych kolejnych krokach. Wa┼╝ne jest bowiem, by wiedz─Ö w tym temacie budowa─ç stopniowo tak, by si─Ö do tej metodologii nie zrazi─ç. Teraz poznaj podstawowe za┼éo┼╝enia, a je┼Ťli zdecydujesz si─Ö na wdro┼╝enie w ┼╝ycie omawianego systemu, mo┼╝esz go w przysz┼éo┼Ťci doskonali─ç (mam nadzieje, ┼╝e czytaj─ůc moje kolejne wpisy do tego cyklu).


 JAK KORZYSTAM Z SYSTEMU

INBOX
w trybie- na bie┼╝─ůco

Ka┼╝da sprawa do za┼éatwienia jest wrzucana przeze mnie jak najszybciej do inboxÔÇÖa. Zdarza mi si─Ö wcze┼Ťniej wst─Öpnie zapozna─ç z dan─ů spraw─ů (zadaniem, mailem, projektem, itp.) chwil─Ö przed jej przesuni─Öciem, jednak mo┼╝liwie szybko staram si─Ö umie┼Ťci─ç je w swoim inboxÔÇÖie.

Podstawowa korzy┼Ť─ç jest taka, ┼╝e nie obci─ů┼╝am swojego umys┼éu zastanawianiem si─Ö nad tym czy, jak i kiedy wykona─ç owe zadania. Na tym etapie po prostu wrzucam sprawy do inbox-a i ÔÇŽ zapominam. Na analiz─Ö tych rzeczy przyjdzie czas po┼║niej na etapie analizy i porz─ůdkowania. Teraz musz─Ö czu─ç jedynie wewn─Ötrzny spok├│j, ┼╝e „co┼Ť z tym zrobi┼éemÔÇŁ. Pami─Ö─ç RAM opr├│┼╝niona­čĹŐ


ANALIZA
w trybie- codziennie

Na tym etapie moim g┼é├│wnym zadaniem jest odpowiedzie─ç TAK lub NIE na pytanie „Czy co┼Ť z tym nale┼╝y zrobi─ç?”– w odniesieniu do ka┼╝dej ze spraw znajduj─ůcych si─Ö w inbox’ie. Wyb├│r jednej z odpowiedzi determinuje kolejne dzia┼éania:

NIE -je┼Ťli taka jest odpowied┼║, podejmuj─Ö jedno z poni┼╝szych dzia┼éa┼ä:
a) przenosz─Ö do kosza

­čôîPrzyk┼éad:
wrzuci┼éem do inboxa pomys┼é „zakup nowego komputera”, emocje min─Ö┼éy i uzna┼éem, ┼╝e nie jest to odpowiedni moment ? usuwam.

b) zachowuj─Ö w formie notatki lub pliku – je┼Ťli uznam, ┼╝e mo┼╝e mi si─Ö to przyda─ç w przysz┼éo┼Ťci

­čôîPrzyk┼éad:
zapozna┼éem si─Ö z finaln─ů wersj─ů ulotki przes┼éanej przez dzia┼é marketingu, kt├│ra powsta┼éa na bazie wcze┼Ťniejszych ustale┼ä – zachowuj─Ö w formie pliku lub w Evernote

TAK – je┼Ťli odpowied┼║ jest twierdz─ůca – wykonuje jedno z poni┼╝szych czynno┼Ťci:┬á

a) wykonuj─Ö natychmiast je┼Ťli nie zajmie mi to wi─Öcej ni┼╝ 2 do 5 minut

b) konwertuj─Ö w projekt je┼Ťli osi─ůgni─Öcie tego celu wi─ů┼╝e si─Ö z wykonaniem wi─Öcej ni┼╝ 2 czynno┼Ťci/zada┼ä (projekt to osobna ni┼╝ zadanie kategoria w aplikacjach, kt├│r─ů cechuje to, ┼╝e jest nadrz─Ödna wobec zada┼ä – do projekt├│w „przypina si─Ö” okre┼Ťlone zadania)

Wa┼╝ne┬áÔŁŚ´ŞĆ
Kiedy konwertuje dan─ů spraw─Ö do postaci projektu (umieszczam na li┼Ťcie projekt├│w) musz─Ö od razu doda─ç do tego projektu pierwsze zadanie, kt├│re ma prowadzi─ç do realizacji tego projektu. To bardzo wa┼╝ny aspekt budowania odpowiednich nawyk├│w.

c) dodaj─Ö do listy zada┼ä je┼Ťli dana sprawa nie ma znamion projektu (wi─ů┼╝e si─Ö z wykonaniem tylko jednej czynno┼Ťci)

Zauwa┼╝, ┼╝e podpunkty b) i c) sprowadzaj─ů si─Ö do tego samego – tworzenia globalnej listy zada┼ä. O to chodzi w ca┼éym systemie – sprowadzi─ç wszystkie sprawy i cele do pojedynczych zada┼ä.

d) deleguj─Ö┬áje┼Ťli za wykonanie tego zadania odpowiedzialna jest/powinna by─ç inna osoba

Pami─Ötaj, ┼╝e nale┼╝y p├│┼║niej monitorowa─ç post─Öp ich wykonania. O tym przeczytasz w kolejnych wpisach traktuj─ůcych o konkretnych aplikacjach do zarzadzania zadaniami.


PORZ─äDKOWANIE
w trybie-┬ápocz─ůtek ka┼╝dego tygodnia┬á

To etap, w kt├│rym nast─Öpuje planowanie mojej pracy na najbli┼╝szy dzie┼ä/dni/tydzie┼ä. Poniewa┼╝ powy┼╝sze etapy zapewni┼éy mi ju┼╝ list─Ö projekt├│w i list─Ö zada┼ä, to co powinienem robi─ç podczas tygodniowych przegl─ůd├│w sprowadza si─Ö do:

a) rozpisywania projektów na zadania, czyli uzupełniania listy zadań

b) ustalania list zada┼ä do wykonania w najbli┼╝szym czasie – najbli┼╝szym dniu a nawet na ca┼éy tydzie┼ä.

Mo┼╝esz wpisywa─ç je do kalendarza lub skorzysta─ç z funkcji przypisywania dat wykonania w odpowiedniej aplikacji do zarz─ůdzania zadaniami (tak robi─Ö ja).

Wa┼╝neÔŁŚ´ŞĆ
Tworz─ůc dzienne listy zada┼ä do wykonania, pami─Ötaj aby uwzgl─Ödni─ç niezb─Ödny czas na zadania niespodziewane i „bie┼╝─ůczke” (rutynowe dzia┼éania, kt├│rych wymaga charakter twojej pracy).┬áZ czasem wypracujesz sobie pogl─ůd, ile zada┼ä mo┼╝esz „przyj─ů─ç na klat─Ö” w perspektywie dnia


DZIAŁANIE
w trybie- codziennie

Jak widzisz, dzia┼éanie obok analizy to dwa zbiory czynno┼Ťci, kt├│re s─ů – zgodnie z moim systemem – moim „obowi─ůzkiem” codziennym. Ka┼╝dy dzie┼ä zatem rozpoczyna si─Ö od pierwszego przesiania rzeczy, kt├│re trafi┼éy do inboxÔÇÖa, wst─Öpnego uporz─ůdkowania ich (przydzielenie do odpowiedniej kategorii).

W zakres codziennych działań wchodzi zatem:

a) analiza zada┼ä nie wykonanych poprzedniego dnia i ich ponowne zaplanowanie (by─ç mo┼╝e wci─ůgni─Öcie ich na dzisiejsz─ů list─Ö zada┼ä)

To nic strasznego. Je┼Ťli danego dnia zastajesz jakie┼Ť sprawy nie wykonane dzie┼ä wcze┼Ťniej, na kt├│ry by┼éy zaplanowane, nie dramatyzuj i nie prowad┼║ my┼Ťli w kierunku „nie da┼éem rady”, „system jest z┼éy, bo nie prowadzi┼é mnie do efektywnego zako┼äczenia checklisty zada┼ä„. To ca┼ékowicie normalne, a nawet powiedzia┼ébym, ┼╝e prawid┼éowe. Dlaczego, bo planuj─ůc swoje zadania z lekk─ů g├│rk─ů, wiesz, ┼╝e to co danego dnia zrobi┼ée┼Ť/a┼Ť to by┼é tw├│j „max” na ten dzie┼ä. Gdyby zako┼äczy─ç dzie┼ä z odhaczeniem ca┼éej listy zada┼ä i pozosta┼éym zapasem czasu, mo┼╝na by mie─ç wnioski zgo┼éa odwrotne.

b) wykonywanie zadań z globalnej listy zadań

  • zada┼ä przypisanych wcze┼Ťniej do dnia dzisiejszego jako daty ich wykonania
  • zada┼ä, kt├│re wybior─Ö dzi┼Ť z globalnej listy zada┼ä uwzgl─Ödniaj─ůc moje „moce przerobowe”

To bardzo wa┼╝ny moment ca┼éo┼Ťci systemu. Od tego bowiem momentu moim sterem i ┼╝eglarzem jest moja dzienna lista zada┼ä, kt├│r─ů utworzy┼éem. Moim dniem pracy nie b─Öd─ů zatem rz─ůdzi─ç zewn─Ötrzne okoliczno┼Ťci jak pro┼Ťby koleg├│w, wrzutki od szefa, czy niestandardowe pro┼Ťby klient├│w. Wiem, ┼╝e mam sw├│j dzie┼ä zaplanowany i zanim cokolwiek przyjm─Ö do wykonania w tym dniu przepuszcz─Ö przez filtr mojej dziennej listy zada┼ä. Ja panuje nad swoj─ů prac─ů i tym samym nie pozwalam nad ni─ů panowa─ç komu┼Ť/czemu┼Ť innemu. Sprytne prawda ;).



  • Wa┼╝ne ÔŁŚ´ŞĆ

    Na tym etapie osi─ůgam g┼é├│wny cel i oczekiwanie wobec mojego systemu zarz─ůdzania zadaniami:

    Wszystko sprowadzi┼éem do poziomu pojedynczych zada┼ä, kt├│re sukcesywnie wykonuje. Takie dzia┼éania powoduj─ů moje zbli┼╝anie si─Ö krok po kroku do realizacji wielu projekt├│w r├│wnocze┼Ťnie. To jest w┼éa┼Ťnie produktywno┼Ť─ç ?


    PRZEGL─äD
    w trybie- minimum raz w tygodniu

    Napisa┼éem w nag┼é├│wku, ┼╝e przegl─ůdu nale┼╝y dokonywa─ç minimum raz na tydzie┼ä. To prawda. Ja jednak mam nast─Öpuj─ůca zasad─Ö w tym zakresie (wspomnian─ů ju┼╝ z reszt─ů wy┼╝ej w opisie tej sfery systemu):

    ÔÇ×Dokonuj przegl─ůdu tak cz─Östo, na ile to konieczne by┼Ť wyrzuci┼é to z g┼éowyÔÇŁ. „ToÔÇŁ – czyli my┼Ťlenie o tym ile mam spraw, ja du┼╝o ich jest, co mam do zrobienia, itp.

    Przegl─ůd zatem to nic innego jak przejrzenie od g├│ry do do┼éu wszystkich list projekt├│w i zada┼ä (oraz innych sfer, kt├│re s─ů cz─Ö┼Ťci─ů mojego systemu, ale celowo nie zosta┼éy jeszcze opisane w tym wpisie).

    Podczas przegl─ůdu niemal zawsze dokonuje przy okazji jaki┼Ť uzupe┼énie┼ä (rozpisuje dodatkowe zadania przypisane do projekt├│w lub przypisuje daty wykonania poszczeg├│lnych zada┼ä na najbli┼╝sze dni).

Opisane tu workflow poruszania si─Ö po sferach systemu w celu codziennej organizacji swojej pracy i realizacji zada┼ä to system tak u┼éo┼╝ony, by po pewnym czasie korzystania z niego we wspomnianych cyklach coraz bardziej si─Ö automatyzowa┼é. Kiedy wypracujesz sobie kilka kluczowych nawyk├│w (regularne wrzucanie spraw do inboxÔÇÖa, codzienne analizy, efektywne tworzenie list zada┼ä dnia do wykonania, inne) b─Ödziesz funkcjonowa┼é/a w coraz wi─Ökszym stopniu na autopilocie. Dobrze zaprojektowany system to taki, kt├│ry nie wymaga bowiem od ciebie wi─Ökszej pracy umys┼éowej ni┼╝ to konieczne w przerwach miedzy tymi chwilami, w kt├│rych wykonujesz swoje zadania czy pracujesz kreatywnie. Tw├│j umys┼é ma by─ç obci─ů┼╝ony bowiem tylko wtedy, kiedy wykonujesz swoj─ů prac─Ö a nie ponad to w tak zwanym ÔÇ×mi─ÖdzyczasieÔÇŁ.

Musimy sobie u┼Ťwiadomi─ç fakt, i┼╝ nasz umys┼é – jakby to dziwnie nie brzmia┼éo-nie ma w┼éasnego umys┼éu. Gdyby go mia┼é, przypomina┼é by nam o zakupie ┼╝ar├│wki do lampy, kiedy przeje┼╝d┼╝amy obok sklepu elektrycznego a nie chwil─Ö po nieudanej pr├│bie w┼é─ůczenia ┼Ťwiat┼éa lampy z przepalon─ů ┼╝ar├│wk─ů. Gdyby nasz umys┼é mia┼é sw├│j umys┼é odpu┼Ťci┼é by zapewne ci─ůg┼ée przypominanie nam o niewykonanych zadaniach w momentach kiedy nawet nie mamy mo┼╝liwo┼Ťci ich wykonywania.

Kluczem jest zatem to, aby te luki uzupełnić efektywnym systemem zaplanowanym przez nas samych, do którego mamy na tyle duże zaufanie, by nie zapełniać zbędnie swojej pamięci RAM.

Powodzenia !

­čĺíUwagi ko┼äcowe

  1. Ten wpis to wst─Öp do tematyki zarz─ůdzania projektami (zarz─ůdzanie zadaniami). Nie wyczerpuje on tematu, a jest jedynie wprowadzeniem do tego, by┼Ť m├│g┼é/mog┼éa rozpocz─ů─ç organizacje swoich zada┼ä w oparciu o metodologi─Ö GTD. W kolejnych wpisach tego cyklu b─Öd─Ö dodawa┼é kolejne ÔÇ×klockiÔÇŁ pozwalaj─ůce na doskonalenie systemu. W pierwszej kolejno┼Ťci opisz─Ö kwestie ÔÇ×kontekst├│wÔÇŁ, kt├│ry to dla niekt├│rych os├│b mo┼╝e by─ç prawdziwym wyzwalaczem zwi─Ökszenia swojej produktywno┼Ťci. Moim zdaniem warto ten element do┼é─ůczy─ç do swojego systemu w drugim kroku.
  2. Celowo w tym tek┼Ťcie nie ma mowy o konkretnych aplikacjach wspieraj─ůcych zarz─ůdzanie zadaniami. Gdybym zacz─ů┼é omawianie tego tematu przez pryzmat konkretnej aplikacji, zasady GTD mog┼éy by nie zosta─ç w pe┼éni zrozumiane. Na omawianie aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach. Najpierw teoria, potem praktyka ­čśÄ.
  3. Kiedy mowa jest o inbox, zasada jest jedna – niech ich b─Ödzie jak najmniej. Jednak za r├│wnoleg┼éy inbox mo┼╝esz – obok odpowiedniej aplikacji – uzna─ç np. skrzynk─Ö odbiorcz─ů e-mail czy fizyczne pude┼éko/segregator na biurku, do kt├│rego wrzucasz notatki, ulotki czy inne sprawy maj─ůce form─Ö fizyczn─ů. Ja osobi┼Ťcie mam tylko jeden inbox (jako funkcja aplikacji do zarz─ůdzania zadaniami), do kt├│rego wrzucam wszystkie sprawy. Je┼Ťli chodzi o e-mailÔÇÖe trafiaj─ů tam oczywi┼Ťcie tylko te, z kt├│rych tre┼Ťci wynika jakie┼Ť zadanie dla mnie.
  4. Nieod┼é─ůczn─ů cz─Ö┼Ťci─ů systemu zarz─ůdzania zadaniami jest ÔÇ×magazynÔÇŁ do przechowywania tre┼Ťci i plik├│w pomocniczych. Ka┼╝dy projekt czy zadanie wymaga─ç mo┼╝e korzystania z takich materia┼é├│w. Mnie do tego s┼éu┼╝y g┼é├│wnie Evernote, czasem dysk chmurowy – Dropbox.
  5. Kluczowe w ca┼éej koncepcji korzystania z opisanego systemu jest czynnik zaufania do niego. Tak d┼éugo jak nie nabierzesz odpowiednich nawyk├│w post─Öpowania, kt├│re to ca┼ékowicie zaw┼éadn─ů twoj─ů codzienno┼Ťci─ů i pozwol─ů oprze─ç twoj─ů prac─Ö ca┼ékowicie o niego, tak d┼éugo nie uwolnisz swojego umys┼éu od obci─ů┼╝enia zwi─ůzanego z przechowywaniem spraw z ÔÇ×ty┼éu g┼éowyÔÇŁ , a koniec dnia pracy nie b─Ödzie si─Ö wi─ůza┼é z mentalnym ÔÇ×odwieszeniem czapki na ko┼éek” po zako┼äczonej zmianie.

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. GTD, Getting Things Done, dos┼é. doprowadzanie roboty do ko┼äca ÔÇô popularna metoda organizacji zaj─Ö─ç, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarz─ůdzaniu listami zada┼ä i projekt├│w. Ôćę
  2. w ksi─ů┼╝ce ÔÇ×Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywno┼ŤciÔÇŁ Ôćę
Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw├│j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s─ů oznaczone *


Tags:

KURS ONLINE

„Ogarnij Skr├│ty na swoim iPhone/iPad”

Skorzystaj z kodu rabatowego 10% "iproduktywnie10"

Kurs online z aplikacji Skr├│ty od Apple