BAZA WIEDZYPRODUKTYWNO艢膯ZARZ膭DZANIE ZADANIAMI (GTD)

Zarz膮dzanie zadaniami – wprowadzenie

Ten wpis rozpoczyna cykl tekst贸w wprowadzaj膮cych w zagadnienie zarz膮dzania projektami oraz zadaniami. Mam wra偶enie, 偶e tak jak poj臋cie “zarz膮dzanie zadaniami” jest znane, tak w r贸wnym stopniu nie zg艂臋bione. Ka偶dy bowiem wie, 偶e projektami jako艣 zarz膮dza膰 trzeba, jednak nie ka偶dy wie, jak to robi膰 i dlaczego w ten a nie inny spos贸b i w og贸le po co to robi膰. Osoby bardziej 艣wiadome maj膮 ju偶 za sob膮 korzystanie z r贸偶nego typu narz臋dzi – zwykle aplikacji – kt贸re to maj膮 by膰 drogowskazem, jak efektywnie prowadzi膰 swoje zadania ku efektywnej realizacji. Wi臋kszo艣膰 os贸b, kt贸re znam (ja r贸wnie偶 mam ten etap za sob膮) po pierwszych pr贸bach korzystania z takowych narz臋dzi rezygnuj膮 lub poprzestaj膮 na korzystaniu z nich jak z aplikacji typu 鈥瀙rzypomnienia鈥 lub jak z kalendarza nie wykorzystuj膮c w pe艂ni ich potencja艂u. Dlaczego tak jest? Powodem jest nieznajomo艣膰 za艂o偶e艅 teoretycznych do tematyki zarz膮dzania projektami. A to w艂a艣nie ta wiedza ma do tego zach臋ci膰 i da膰 odpowied藕 na pytanie – czy warto?

Zacznijmy wi臋c w poni偶szym tek艣cie od tej cz臋艣ci wprowadzaj膮cej, a w kolejnych wpisach- ju偶 ze znajomo艣ci膮 podstaw – zapoznam ci臋 z przyk艂adami konkretnych narz臋dzi wspieraj膮cych ci臋 w 鈥瀌oprowadzaniu rzeczy do ko艅ca鈥 . W kolejnych wpisach b臋d臋 te偶 rozwija艂 i poszerza艂 t臋 tematyk臋, tak by艣 m贸g艂/mog艂a doskonali膰 sw贸j system dok艂adaj膮c do niego kolejne elementy.


Wa偶ne鉂楋笍

Zach臋cam ci臋 do zatrzymania si臋 na tej cz臋艣ci wpisu – i przed kontynuacj膮 jego czytania – zapoznania si臋 z innym wpisem na tym blogu – 鈥漐ab贸jcy produktywno艣ci – kalendarz鈥. To dobry wst臋p do rozwa偶a艅 na tematy poruszane w niniejszym wpisie. Obala on bowiem kilka mit贸w i b艂臋dnych za艂o偶e艅 w sferze zarz膮dzania projektami, przed kt贸rymi stoi dzi艣 ka偶da osoba aktywna zawodowo. Pami臋taj jednak aby po jego przeczytaniu tu powr贸ci膰 ;).


Zarz膮dzanie zadaniami – dlaczego wypracowanie swojego systemu 聽jest wa偶ne

Dzi艣 praca wygl膮da inaczej

Do dnia dzisiejszego styl wykonywanej przez nas pracy w ogromnym zakresie uleg艂 zasadniczym zmianom. 艢wiat w obliczu gospodarki coraz bardziej opartej o wiedz臋 zmieni艂 si臋 szybciej ni偶 nasze umys艂y zdo艂a艂y si臋 do tego ewolucyjnie przystosowa膰. Zasadnicza zmiana polega na tym, 偶e kiedy艣 przewa偶a艂a praca mechaniczna typu 鈥濵ateusz wajch臋 prze艂贸偶鈥 a dzi艣 niemal wszystko jest 鈥︹瀙rojektem鈥. Zasadnicza zmiana polega na tym, 偶e kiedy艣 do pracy nie trzeba by艂o si臋 przygotowywa膰, planowa膰 jej. Dzi艣 bez planowania nie ma szans na efektywne doprowadzanie spraw do ko艅ca, kiedy prowadzimy tych spraw (zlece艅, projekt贸w, etc.) kilka lub kilkana艣cie r贸wnolegle. Dobrze opracowany system planowania i pracy powinien pozwala膰 tobie na prowadzenie wielu projekt贸w jednocze艣nie w komforcie zbli偶onym do prowadzenia tylko jednego projektu.

Konkurencja

Dzi艣 jeste艣my zmuszeni konkurowa膰 nie tylko z konkurencyjnymi ofertami produkt贸w i us艂ug innych firm. Funkcjonujemy r贸wnie偶 w obliczu konkurencji wewn臋trznej w艣r贸d swoich wsp贸艂pracownik贸w. Nasza efektywno艣膰 i wydajno艣膰 podlega sta艂ej ocenie. Dzisiejszy 艣wiat pracy oczekuje od nas ci膮g艂ej kreatywno艣ci w zwi臋kszaniu efektywno艣ci swojej pracy oraz dba艂o艣ci o sta艂e podnoszenie jako艣ci us艂ug, produkt贸w i pracy, kt贸ra je wytwarza. Konieczno艣膰 pami臋tania o zbyt wielu sprawach zabija naturaln膮 kreatywno艣膰 umys艂y spalaj膮c zasoby energii i czasu na ogarni臋cie tego wszystkiego oraz na przechowywaniu zbyt wielu szczeg贸艂贸w 鈥瀦 ty艂u g艂owy鈥. Ka偶dy powinien wi臋c stworzy膰 sobie taki system zarz膮dzania sob膮 (tak! zarz膮dza膰 mo偶esz sob膮, bo czasem si臋 nie da), kt贸ry uwolni t臋 kreatywno艣膰 i pomo偶e dostosowa膰 si臋 do dzisiejszej rzeczywisto艣ci walki o najwy偶sz膮 efektywno艣膰 i jako艣膰.

Rozpraszacze

W dobie dzisiejszej konkurencji, w obliczu funkcjonowania w jeszcze mocno nie dojrza艂ych kulturach organizacyjnych dzisiejszych pracodawc贸w oraz z ci膮g艂ym po艣piechem na plecach i nat艂okiem wszechobecnych informacji, codzienna praca przypomina chodzenie po linie b臋d膮c jednocze艣nie kopanym po kostkach. Chodzenie po linie symbolizuje tu niezb臋dn膮 do efektywnego wykonywania zada艅 koncentracj臋, a wspomniane okoliczno艣ci oznaczaj膮 tu wszechobecno艣膰 klasycznych rozpraszaczy. Konieczne s膮 zatem takie metody organizowania swojej pracy, by wp艂yw tych czynnik贸w w mo偶liwie najwi臋kszym stopniu zniwelowa膰. Je偶eli ty nie zapanujesz nad swoj膮 prac膮 – kto艣 nad ni膮 zapanuje za ciebie!

Jakie mam cele i oczekiwania wobec mojego systemu – czyli dobre zarz膮dzanie zadaniami

Cel pierwszy- zwolnienie pami臋ci RAM w mojej g艂owie

Jak wiemy, pami臋膰 RAM komputera to pami臋膰 operacyjna, kt贸ra s艂u偶y tymczasowemu przechowywaniu bie偶膮cych informacji, kt贸re s膮 lub mog膮 by膰 potrzebne w najbli偶szym czasie. Powinny wi臋c by膰 “pod r臋k膮” i szybko dost臋pne. Ten typ pami臋ci ma ograniczon膮 pojemno艣膰, a ten fakt ma to do siebie, 偶e 艂atwo o sytuacj臋, w kt贸rym owa pami臋膰 si臋 zape艂ni (to jakie ma to skutki w dzia艂aniu komputera chyba nie musz臋 tobie tutaj opisywa膰馃槈).

Poniewa偶 tego rodzaju pami臋膰 jest niezb臋dna do wykonywania bie偶膮cych operacji, prosty wniosek jest taki, 偶e jej zape艂nienie skutkuje zablokowaniem mo偶liwo艣ci bie偶膮cej pracy niemal ca艂ego systemu (pozdrawiam przy tej okazji u偶ytkownik贸w Windows’a). Dok艂adnie tak samo jest z naszym umys艂em – tu niewiele r贸偶nimy si臋 od naszych komputer贸w. Skutki s膮 podobne. W idealnej sytuacji d膮偶y膰 powinnismy zatem nie tylko do nie przepe艂niania zasob贸w naszej pami臋ci operacyjnej “RAM” – powinni艣my d膮偶y膰 do jej ca艂kowitego opr贸偶nienia i u偶ywa膰 jej tylko w momencie – kiedy co艣 tworzymy. Dobrze zaprojektowany system zarz膮dzania sob膮 i swoimi zadaniami mo偶e to tobie zapewni膰. Mi zapewnia i bardzo sobie to chwal臋.

Cel drugi- prowadzenie za r臋k臋

Aby utworzony przez ciebie system by艂 tak dobrze skonstruowany, by niemal prowadzi艂 ci臋 za r臋k臋 w codziennej pracy, potrzeba – jak si臋 domy艣lasz – w艂o偶enia w to wcze艣niej nieco pracy i samodyscypliny. Zdefiniowanie i usystematyzowanie wszystkich cz臋艣ci (sfer) takiego systemu oraz wypracowanie w sobie odpowiednich nawyk贸w i odruch贸w owocuje jednak dok艂adnie takim efektem. Zatem dobry system zarz膮dzania zadaniami to taki, kt贸ry nie wymaga od ciebie zastanawiania si臋 nad kolejnymi krokami czy te偶 podejmowania wi臋kszej ilo艣ci decyzji ni偶 jest to potrzebne. Jego struktura w po艂膮czeniu z wyrobionymi nawykami musi to tobie zapewni膰, w innym przypadku mo偶na uzna膰, 偶e system nie jest jeszcze doskona艂y.

Cel trzeci – wykonywanie zada艅, nie projekt贸w

To kluczowa mentalna praca do wykonania z samym sob膮 – bardzo wa偶na do sprawnego wdro偶enia systemu zarz膮dzania zadaniami. Tworz膮c sw贸j system musisz wyperswadowa膰 samemu/ej sobie z g艂owy przekonanie, 偶e wykonujesz projekty. Ich nie da si臋 wykonywa膰. Projekt to nic innego jak pewien zbi贸r okre艣lonych przez ciebie rezultat贸w i oczekiwa艅 z nimi zwi膮zanych. Wykonywa膰 natomiast mo偶na zadania, kt贸re to s膮 sk艂adow膮 owych projekt贸w. Zadania s膮 pojedynczymi krokami do osi膮gni臋cia tych cel贸w. Analogicznie do powy偶szego – nie planujesz wykonania projektu – planujesz wykonanie zada艅, kt贸re sk艂adaj膮 si臋 w sumie na osi膮gni臋cie celu jakim jest zako艅czenie projektu.

Ca艂a filozofia organizacji swojego systemu zatem to stworzenie systemu, kt贸ry wszystko sprowadza do pojedynczych zada艅.

Getting Things Done (GTD) – sztuka bezstresowej efektywno艣ci

Cz艂owiekiem, kt贸ry zdefiniowa艂 najbardziej znane za艂o偶enia do efektywnej produktywno艣ci GTD 1jest David Allen, kt贸ry wyczerpuj膮co opisa艂 2 od strony teoretycznej i praktycznej autorsk膮 metodologi臋 鈥瀌oprowadzania rzeczy do ko艅ca鈥. Wi臋kszo艣膰 narz臋dzi – aplikacji, kt贸re obejmuj膮 t臋 tematyk臋 zbudowane s膮 w艂a艣nie wg za艂o偶e艅 Allena.

To co ten guru produktywno艣ci opisa艂 w swojej ksi膮偶ce w 2001 r. dzi艣 jest troch臋 archaiczne i przez to mniej przyst臋pne dla odbiorcy. Pierwszym tego powodem jest fakt, 偶e opisywa艂 sw膮 metodologi臋 w spos贸b skrajnie analogowy. Dla przyk艂adu – autor potrafi na dw贸ch stronach swojej ksi膮偶ki opisywa膰 jak膮 szaf臋 do przechowywania 鈥瀌okument贸w referencyjnych鈥 powiniene艣/a艣 zakupi膰 oraz jakiej firmy metkownic臋 poleca, by sprawnie organizowa膰 swoj膮 prac臋. Sugeruje te偶 kupno kilkudziesi臋ciu teczek i segregator贸w. Rzeczywisto艣膰 dzi艣 jest taka, 偶e za szaf臋 s艂u偶y mi Evernote (zapraszam do wpisu 鈥Evernote – kombajn do notatek鈥), a za metkownice – znaczniki (inaczej – tagi). Segregator贸w nie mam wcale. Kolejnym utrudnieniem jest zbyt du偶e rozwleczenie tematu, co mo偶e powodowa膰 鈥瀦艂o偶enie broni鈥 czytelnika po dotrwaniu do 1/4 ksi膮偶ki. Powy偶sze jednak nie zmienia faktu, i偶 przyj臋te za艂o偶enia s膮 w wi臋kszo艣膰 opisem doskona艂ego systemu zarz膮dzania zadaniami oraz osobist膮 efektywno艣ci膮. Opisz臋 ci w niniejszym wpisie te elementy GTD, kt贸re s膮 kluczowe w moim systemie organizacji projekt贸w uzupe艂niaj膮c je o swoje do艣wiadczenia i modyfikacje.

To co znajdziesz zatem poni偶ej to m贸j system panowania nad moimi zadaniami i celami oraz moje rozumienie i zastosowanie metodologii GTD. Je艣li chcesz pozna膰 metodologie Davida Allena w ca艂o艣ci, bez 偶adnych pomini臋膰 i modyfikacji – odsy艂am do ksi膮偶ki autora.

Sfery – zarz膮dzanie zadaniami聽

Aby艣 nie zgubi艂/a si臋 w niniejszym wywodzie, zaznacz臋 w tym miejscu wyra藕nie, 偶e poni偶szy opis wspomnianych sfer nie zawiera jeszcze specyfiki i sposobu post臋powania z nimi w uporz膮dkowanej kolejno艣ci. O tym – dla porz膮dku- b臋dzie kolejny podrozdzia艂 tego wpisu. W tym miejscu przytaczam jedynie opis samych sfer-sk艂adowych systemu i opis ich przeznaczenia.


I. INBOX

Kiedy wy偶ej opisywa艂em moje oczekiwania wobec dobrego systemu zarz膮dzania zadaniami, na pierwszym miejscu wymieni艂em “zwolnienie pami臋ci RAM mojego umys艂u”. INBOX ma w tej kwestii absolutnie kluczow膮 rol臋. M贸wi膮c najbardziej obrazowo – do twojego inboxa ma trafia膰 ka偶da (s艂ownie- KA呕DA!) rzecz do wykonania. Ma trafi膰 do niego szybciej ni偶 zd膮偶ysz pomy艣le膰 cokolwiek o tym jak, kiedy, czy w og贸le, z kim i dlaczego t膮 spraw臋 nale偶y za艂atwi膰/wykona膰. Nie 偶artuje – najszybciej jak si臋 da.

Inbox to zatem twoja “wrzutnia” wszystkich spraw do za艂atwienia (a jak si臋 dowiesz w dalszej cz臋艣ci tekstu – niekt贸re sprawy trafi膮 tu tylko po to, by p贸藕niej trafi艂y do kosza).

Mowa tu o wszelkiego typu sprawach, zadaniach, projektach etc. Od tak prostych jak “przeczyta膰 maila od Ani”, przez “zrobi膰 zakupy”, po “rozbudowanie dzia艂u sprzeda偶y o 5 kolejnych oddzia艂贸w”. Nie zastanawiasz si臋 nad wa偶no艣ci膮 i skal膮 danej sprawy – bezlito艣nie wrzucasz do inboxa. Z czasem to b臋dzie tw贸j naturalny odruch.

O co w tym chodzi? Sprawa jest dosy膰 prosta. Nasz umys艂 jest tak skonstruowany, 偶e wszystko co mamy do zrobienia przechowywane “z ty艂u g艂owy” (czy jak wolisz – w pami臋ci) niezwykle obci膮偶a nasz umys艂, a tym samym obni偶a nasz膮 kreatywno艣膰 i wolno艣膰 umys艂u. Umys艂 jest 艣wi臋cie przekonany, 偶e to co powinien z tym zrobi膰 to stale alarmowa膰 ci臋 o tym, 偶e ta sprawa jest niewykonana. To bardzo m臋cz膮ce. To to uczucie, kt贸re towarzyszy艂o ci zapewne w chwilach, kt贸re nazywa艂e艣/a艣 “mam bardzo du偶o na g艂owie”. Je艣li jeszcze ci臋 nie przekona艂em – zastan贸w si臋 jakie 偶ycie by艂oby pi臋kne, jakby nie trzeba by艂o pami臋ta膰 o niczym, a przy tym nie tylko zachowa膰 poziom swojej efektywno艣ci, ale i j膮 przy tym zwi臋ksza膰. Brzmi interesuj膮co? Czytaj dalej.

Obrazowo mo偶na spojrze膰 na t臋 cz臋艣膰 systemu zarz膮dzania zadaniami jak膮 jest inbox, jak na skrzynk臋, do kt贸rej wrzucamy karteczki ze spisanymi zadaniami, projektami i celami. Je艣li czyta艂e艣/a艣 ju偶 inne wpisy na tym blogu, mo偶esz si臋 domy艣le膰, 偶e dla mnie inbox to konkretna funkcja aplikacji wspieraj膮cej zarz膮dzanie zadaniami (na opis odpowiednich aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach).

Ko艅cz膮c wst臋pny opis tej cz臋艣ci systemu, nakre艣l臋 ci na przyk艂adach, do jakich nawyk贸w w codziennym funkcjonowaniu sprowadza si臋 moje post臋powanie z inboxem:

  • otrzyma艂em maila, kt贸ry wi膮偶e si臋 z konieczno艣ci膮 mojego jakiegokolwiek ustosunkowania si臋 do jego tre艣ci (np. kto艣 prosi mnie o wyra偶enie mojej opinii nt. swojej propozycji ulotki reklamowej) 馃憠 wrzucam do inbox (robi臋 to poprzez forward maila do mojego inboxa w aplikacji do zarz膮dzania zadaniami)
  • podczas rozmowy telefonicznej u偶y艂em wobec mojego rozm贸wcy jedno z czasownik贸w-obietnic: “ok, dam ci zna膰 jutro”, “w porz膮dku, spojrz臋 na to w 艣rod臋” , “tak, zadzwonie do ciebie jak zapoznam si臋 z mailem”, itd. 馃憠聽odrazu wpisuje to has艂owo do inboxa (tak, te偶 do aplikacji)
  • jestem na zebraniu, na kt贸rym zobowi膮zuje si臋 wykona膰 okre艣lone zadania zlecone przez moich prze艂o偶onych lub koleg贸w 馃憠 wszystko – bez 偶adnej kategoryzacji i nawet chwili zastanowienia si臋 nad sposobem wykonania owych zada艅 czy cel贸w – wrzucam do inboxa z poziomu otwartej aplikacji

Czy domy艣lasz si臋 jaki jest tego pozytywny efekt? Mega komfortowe poczucie ulgi. Nie musz臋 pami臋ta膰 – (bo) wrzuci艂em do inboxa. Nie spinam si臋 podczas powrotu z zebrania “jak to zrobie”, ” czy zd膮偶臋”, “nie wiem czy to ma sens”. Wiem, 偶e nie musze teraz si臋 nad tym g艂owi膰, bo …czeka to na mnie w inboxie. Przyjdzie moment w ca艂ym systemie na analiz臋 tego, co tam zamie艣ci艂em, ale to inna cz臋艣膰 samego systemu (i wpisu, kt贸ry czytasz). Stay tuned.


II. ANALIZA

To okre艣lony w systemie moment na pierwsz膮 analiz臋 tego co znalaz艂o si臋 w inboxie. Do tego momentu nie by艂o w 偶adnym stopniu twoim zadaniem analizowanie i rozpatrywanie wrzucanych do inboxa spraw. Ta cz臋艣膰 systemu, kt贸r膮 jest analiza, to czas w艂a艣nie na to.

Analizuj膮c wszystko co znalaz艂o si臋 w inboxie wymaga w pierwszym kroku jednej podstawowej decyzji. Chodzi tu o wyb贸r jednej z dw贸ch odpowiedzi (TAK lub NIE) na pytanie: Czy co艣 z tym trzeba zrobi膰 ? Takiej odpowiedzi musisz udzieli膰 w odniesieniu do ka偶dej ze spraw, kt贸re znalaz艂y si臋 w inboxie. Udzielone odpowiedzi skutkuj膮 dalszymi dzia艂aniami, o kt贸rych przeczytasz przy opisie post臋powania z wszystkimi “strefami” systemu.

Dodam, 偶e nie ma nic z艂ego (wr臋cz jest to w pe艂ni prawid艂owe), 偶e do inboxa wrzucamy r贸wnie偶 rzeczy, kt贸re potem przy pierwszej analizie podlegaj膮 usuni臋ciu i decyzji, 偶e nic z tym nie robimy. Dlaczego? Gdyby艣my o tym decydowali wcze艣niej, z艂amaliby艣my zasad臋 nie zaprz膮tania swojego umys艂u zb臋dnymi decyzjami w nieodpowiednim momencie (np. podczas zebrania, czy przerywaj膮c wykonywanie innej czynno艣ci, kiedy to otrzymali艣my jak膮艣 “wrzutk臋” ze “艣wiata zewn臋trznego鈥).

Pami臋taj – analiza nie musi oznacza膰 wykonania jakichkolwiek zada艅 z listy. Ten etap jest tylko swego rodzaju “pierwszym sitem”, pocz膮tkiem porz膮dkowania swoich spraw.


III. PORZ膭DKOWANIE

To etap, kt贸ry jest kontynuacj膮 ANALIZY. Na jej etapie okre艣lam jedynie czy co艣 wymaga dzia艂a艅 czy te偶 nie. Je艣li na poziomie analizy udzieli艂em odpowiedzi NIE (na pytanie – “Czy co艣 z tym trzeba zrobi膰?”) 偶ywot tej sprawy ko艅czy si臋 na etapie analizy. Je艣li natomiast udzielam odpowiedzi TAK na to samo pytanie – czas na (przy)porz膮dkowanie tych偶e spraw do odpowiednich kategorii – zada艅 lub projekt贸w.

Lista projekt贸w

Do tej kategorii trafiaj膮 wi臋ksze i mniejsze projekty. Aby sz艂o to sprawnie nale偶y sobie na wst臋pie odpowiedzie膰 na pytanie, czym projekt sam w sobie jest? Czym r贸偶ni si臋 od zadania?

Bardzo odpowiada mi rozumienie tego poj臋cia zdefiniowane przez wspomnianego Davida Allena. Twierdzi on, 偶e projektem jest ka偶dy po偶膮dany rezultat, do kt贸rego osi膮gni臋cia wymagane jest wykonanie wi臋cej ni偶 jednego dzia艂ania. To mo偶e brzmie膰 pocz膮tkowo dziwnie i k艂贸ci膰 si臋 z twoim dotychczasowym postrzeganiem tego nad臋tego poj臋cia. Projekt, to przecie偶 musi by膰 co艣 du偶ego, skomplikowanego, zwykle wymagaj膮cego jakiej艣 kolaboracji z innymi osobami. Uj臋cie tego jednak w tak uproszczon膮 definicje ma wg mnie znacz膮ce zalety. Po pierwsze – zmienia perspektyw臋 my艣lenie o swoich zadaniach. Od kiedy uznamy dan膮 spraw臋 za projekt wiemy (tak dzia艂a opisywany system), 偶e teraz czas na rozpisanie projektu na poszczeg贸lne zadania, kt贸re to maj膮 prowadzi膰 do jego realizacji. Gdyby projekt, kt贸ry wymaga wykonania cho膰by tylko dw贸ch czy trzech zada艅 pozosta艂 w naszym systemie skategoryzowany jako zadanie (a nie projekt), wtedy niebezpiecznie mo偶e zalega膰 w systemie jako zadanie niewykonane d艂u偶ej ni偶 to konieczne. Jest tak dlatego, 偶e 艂atwiej jest nam si臋 zabra膰 za pojedyncze zadanie, kt贸rego wykonanie ma sw贸j pocz膮tek i koniec ni偶 za z艂o偶one zadanie, kt贸re wiemy, 偶e wykonanie jego nie b臋dzie takie “hop siup” ze wzgl臋du na jego z艂o偶ono艣膰. To clue opisywanego systemu – rozr贸偶niaj projekt od zadania. Projekty rozbijaj na zadania.

Cz臋艣膰 spraw, kt贸re trafi艂y do inboxa zostaj膮 wi臋c skategoryzowane jako projekt i trafiaj膮 na list臋 projekt贸w (po偶膮danych rezultat贸w). W dalszym etapie zostan膮 rozpisane na pojedyncze zadania, kt贸re to maj膮 prowadzi膰 do osi膮gni臋cia tych 偶e rezultat贸w (przyk艂ad projektu rozpisanego na zadania znajdziesz we wpisie “Zab贸jca produktywno艣ci-kalendarz”.

Lista zada艅

Z powy偶szych rozwa偶a艅 zrodzi艂a nam si臋 jednocze艣nie definicja zadania w naszym systemie. Zadaniem jest wi臋c pojedyncze dzia艂anie, kt贸re to mo偶e by膰 odr臋bn膮 spraw膮 do za艂atwienia sam膮 w sobie lub mo偶e by膰 sk艂adow膮 projektu, na kt贸rego wykonanie sk艂ada si臋 zbi贸r pojedynczych zada艅 w艂a艣nie. Zbi贸r wszystkich zada艅 i tych samodzielnych i tych powi膮zanych z poszczeg贸lnymi projektami tworzy globaln膮 list臋 zada艅.


IV. PRZEGL膭D

Poza inboxem, kt贸ry okre艣li艂em jako kluczowy element systemu, przegl膮d to r贸wnie istotna sfera, kt贸ra determinuje sukces lub pora偶k臋 zarz膮dzania projektami i zadaniami. Sam fakt 偶e co艣 uporz膮dkowa艂em i umie艣ci艂em w odpowiednich kategoriach nie spowoduje, 偶e 贸w zadania zostan膮 wykonane. Niezb臋dne jest regularne przegl膮danie wszystkich swoich list i miejsc zawartych w systemie. Regularny przegl膮d ma wg mnie dwie kluczowe role do odegrania w ca艂ym systemie:

Rola pierwsza

Przegl膮d jest niezb臋dny do planowania swojej pracy w najbli偶szej perspektywie. Przegl膮daj膮c bowiem list臋 zada艅, decydujesz, kt贸re i kiedy wykonasz. Po efektywnym uporz膮dkowaniu swoich spraw i cel贸w, ich prokategoryzowaniu i podziale na projekty i zadania, przychodzi czas na planowanie wykonywania poszczeg贸lnych zada艅. Je艣li poszczeg贸lnych zada艅 z jaki艣 wzgl臋d贸w nie b臋dziesz wykonywa膰 w najbli偶szym czasie, zostawiasz je tam gdzie s膮. Je艣li jednak decydujesz o ich wykonaniu w najbli偶szym czasie (np. znajd膮 si臋 na twojej li艣cie zada艅 na dzi艣), zaplanuj w czasie ich wykonanie uwzgl臋dniaj膮c ile czasu na ich wykonanie potrzebujesz.

Rola druga

Wyrzucanie spraw z umys艂u. Masz wra偶enie, 偶e 鈥瀟o ju偶 by艂o鈥 ? Tak, opisywa艂em ju偶 w opisie inboxa kluczow膮 rol臋 tego czynnika, kt贸ry nazwa艂em “opr贸偶nieniem pami臋ci RAM m贸zgu鈥. Przypomn臋, 偶e ma to kluczowe znaczenie dla uwolnienia kreatywno艣ci naszego umys艂u, poniewa偶 nasz m贸zg jest tak skonstruowany, 偶e stara si臋 pami臋ta膰 o wszystkim i stale zam臋cza nas staraj膮c si臋 przypomina膰 o tym wszystkim. To w nast臋pstwie bardzo obci膮偶a nasze g艂owy.

Okazuje si臋, 偶e ten dyskomfort – jakkolwiek wyeliminowany na etapie wrzucania spraw do inboxa – potrafi powraca膰 mimo prawid艂owego uporz膮dkowania swoich spraw w okre艣lonych kategoriach. Zak艂adam, 偶e mechanizm jest taki, 偶e pod艣wiadomie wiemy, 偶e mamy du偶o aktywnych zada艅 (cho膰by st膮d, 偶e sami je regularnie porz膮dkujemy) i to powoduje wewn臋trzny niepok贸j pod tytu艂em 鈥瀍hh, mam tyle do zrobienia鈥 馃槻, 鈥瀋zy dam rade ze wszystkim”.

Kiedy 贸w stan ust臋puje- w艂a艣nie po kolejnym przegl膮dzie listy swoich spraw i ich ci膮g艂ym porz膮dkowaniu. Chcesz przyk艂adu, kt贸ry to potwierdza? Kiedy czujesz najwi臋ksz膮 ulg臋 i wewn臋trzny spok贸j w kontek艣cie swoich zada艅 do wykonania? Czy nie jest to okres przed urlopem? Dlaczego – bo w tym w艂a艣nie okresie, aby mie膰 spokojny urlop, wyj膮tkowo pieczo艂owicie przegl膮dasz sprawy nie zamkni臋te, zamykasz niedoko艅czone sprawy, “wa偶ysz” co jest wa偶ne i trzeba wykona膰 przed urlopem, a co mo偶e poczeka膰 bez negatywnych konsekwencji, tworzysz listy zada艅 na “po urlopie”. Nadrz臋dny cel pt.”udany urlop bez my艣lenia o pracy” potrafi czyni膰 cuda samoorganizacji 馃槈.

Podsumujmy to z艂ot膮 zasad膮:

Przegl膮daj swoje listy zada艅 i projekt贸w tak cz臋sto, jak to konieczne, aby wyrzuci膰 je ze swojego umys艂u.


V. KALENDARZ

Je艣li nie masz jeszcze za sob膮 lektury wpisu “Zab贸jca produktywno艣ci-kalendarz” nadr贸b to koniecznie. Lepiej zrozumiesz rol臋 kalendarza w ca艂ym systemie. Tu wspomn臋 o najwa偶niejszej (a mo偶e jedynej) roli kalendarza w ca艂ym systemie: do kalendarza wpisuj臋 tylko i wy艂膮cznie rzeczy, kt贸re musz膮 by膰 wykonane w tym a nie innym dniu i nie mo偶na ich wykona膰 z jaki艣 wzgl臋d贸w w innym terminie. W moim systemie s膮 to dwa typy spraw:

  • um贸wione spotkania – ze wzgl臋d贸w oczywistych – maj膮 swoj膮 przypisan膮 konkretn膮 dat臋 i miejsce
  • zadania, kt贸re podczas planowania swojego dnia pracy przypisa艂em na ten w艂a艣nie dzie艅 tworz膮c tym samym list臋 zada艅 dnia (nie korzystam w tym przypadku stricte z aplikacji kalendarza a z funkcji aplikacji do zarz膮dzania zadaniami, kt贸ra sprowadza si臋 do przypisania okre艣lonym zadaniom daty ich wykonania)


Uwaga鉂楋笍

Dobry system zarz膮dzania projektami mo偶e mie膰 (nawet powinien) nieco wi臋cej sfer czy kategorii. Na pewno takim aspektem s膮 cho膰by “KONTEKSTY” (ang. contexts), kt贸re wprowadzaj膮 do systemu aspekt najbardziej odpowiedniego momentu i miejsca wykonywania poszczeg贸lnych zada艅 jako nieod艂膮cznego elementu filozofii GTD. 艢wiadomie nie poruszam jednak na tym etapie tego zagadnienia, aby powr贸ci膰 do niego w kolejnych wpisach. Uwa偶am, 偶e w tek艣cie wprowadzaj膮cym w tematyk臋 zarz膮dzania osobist膮 efektywno艣ci膮 nie ma co rozwija膰 tematu nadmiernie, tak by艣 m贸g艂/mog艂a pouk艂ada膰 sobie to wszystko w g艂owie w uporz膮dkowanych kolejnych krokach. Wa偶ne jest bowiem, by wiedz臋 w tym temacie budowa膰 stopniowo tak, by si臋 do tej metodologii nie zrazi膰. Teraz poznaj podstawowe za艂o偶enia, a je艣li zdecydujesz si臋 na wdro偶enie w 偶ycie omawianego systemu, mo偶esz go w przysz艂o艣ci doskonali膰 (mam nadzieje, 偶e czytaj膮c moje kolejne wpisy do tego cyklu).


JAK KORZYSTAM Z SYSTEMU

INBOX
w trybie- na bie偶膮co

Ka偶da sprawa do za艂atwienia jest wrzucana przeze mnie jak najszybciej do inbox鈥檃. Zdarza mi si臋 wcze艣niej wst臋pnie zapozna膰 z dan膮 spraw膮 (zadaniem, mailem, projektem, itp.) chwil臋 przed jej przesuni臋ciem, jednak mo偶liwie szybko staram si臋 umie艣ci膰 je w swoim inbox鈥檌e.

Podstawowa korzy艣膰 jest taka, 偶e nie obci膮偶am swojego umys艂u zastanawianiem si臋 nad tym czy, jak i kiedy wykona膰 owe zadania. Na tym etapie po prostu wrzucam sprawy do inbox-a i 鈥 zapominam. Na analiz臋 tych rzeczy przyjdzie czas po藕niej na etapie analizy i porz膮dkowania. Teraz musz臋 czu膰 jedynie wewn臋trzny spok贸j, 偶e “co艣 z tym zrobi艂em鈥. Pami臋膰 RAM opr贸偶niona馃憡


ANALIZA
w trybie- codziennie

Na tym etapie moim g艂贸wnym zadaniem jest odpowiedzie膰 TAK lub NIE na pytanie “Czy co艣 z tym nale偶y zrobi膰?”– w odniesieniu do ka偶dej ze spraw znajduj膮cych si臋 w inbox’ie. Wyb贸r jednej z odpowiedzi determinuje kolejne dzia艂ania:

NIE -je艣li taka jest odpowied藕, podejmuj臋 jedno z poni偶szych dzia艂a艅:
a) przenosz臋 do kosza

馃搶Przyk艂ad:
wrzuci艂em do inboxa pomys艂 “zakup nowego komputera”, emocje min臋艂y i uzna艂em, 偶e nie jest to odpowiedni moment ? usuwam.

b) zachowuj臋 w formie notatki lub pliku – je艣li uznam, 偶e mo偶e mi si臋 to przyda膰 w przysz艂o艣ci

馃搶Przyk艂ad:
zapozna艂em si臋 z finaln膮 wersj膮 ulotki przes艂anej przez dzia艂 marketingu, kt贸ra powsta艂a na bazie wcze艣niejszych ustale艅 – zachowuj臋 w formie pliku lub w Evernote

TAK – je艣li odpowied藕 jest twierdz膮ca – wykonuje jedno z poni偶szych czynno艣ci:聽

a) wykonuj臋 natychmiast je艣li nie zajmie mi to wi臋cej ni偶 2 do 5 minut

b) konwertuj臋 w projekt je艣li osi膮gni臋cie tego celu wi膮偶e si臋 z wykonaniem wi臋cej ni偶 2 czynno艣ci/zada艅 (projekt to osobna ni偶 zadanie kategoria w aplikacjach, kt贸r膮 cechuje to, 偶e jest nadrz臋dna wobec zada艅 – do projekt贸w “przypina si臋” okre艣lone zadania)

Wa偶ne聽鉂楋笍
Kiedy konwertuje dan膮 spraw臋 do postaci projektu (umieszczam na li艣cie projekt贸w) musz臋 od razu doda膰 do tego projektu pierwsze zadanie, kt贸re ma prowadzi膰 do realizacji tego projektu. To bardzo wa偶ny aspekt budowania odpowiednich nawyk贸w.

c) dodaj臋 do listy zada艅 je艣li dana sprawa nie ma znamion projektu (wi膮偶e si臋 z wykonaniem tylko jednej czynno艣ci)

Zauwa偶, 偶e podpunkty b) i c) sprowadzaj膮 si臋 do tego samego – tworzenia globalnej listy zada艅. O to chodzi w ca艂ym systemie – sprowadzi膰 wszystkie sprawy i cele do pojedynczych zada艅.

d) deleguj臋聽je艣li za wykonanie tego zadania odpowiedzialna jest/powinna by膰 inna osoba

Pami臋taj, 偶e nale偶y p贸藕niej monitorowa膰 post臋p ich wykonania. O tym przeczytasz w kolejnych wpisach traktuj膮cych o konkretnych aplikacjach do zarzadzania zadaniami.


PORZ膭DKOWANIE
w trybie-聽pocz膮tek ka偶dego tygodnia聽

To etap, w kt贸rym nast臋puje planowanie mojej pracy na najbli偶szy dzie艅/dni/tydzie艅. Poniewa偶 powy偶sze etapy zapewni艂y mi ju偶 list臋 projekt贸w i list臋 zada艅, to co powinienem robi膰 podczas tygodniowych przegl膮d贸w sprowadza si臋 do:

a) rozpisywania projekt贸w na zadania, czyli uzupe艂niania listy zada艅

b) ustalania list zada艅 do wykonania w najbli偶szym czasie – najbli偶szym dniu a nawet na ca艂y tydzie艅.

Mo偶esz wpisywa膰 je do kalendarza lub skorzysta膰 z funkcji przypisywania dat wykonania w odpowiedniej aplikacji do zarz膮dzania zadaniami (tak robi臋 ja).

Wa偶ne鉂楋笍
Tworz膮c dzienne listy zada艅 do wykonania, pami臋taj aby uwzgl臋dni膰 niezb臋dny czas na zadania niespodziewane i “bie偶膮czke” (rutynowe dzia艂ania, kt贸rych wymaga charakter twojej pracy).聽Z czasem wypracujesz sobie pogl膮d, ile zada艅 mo偶esz “przyj膮膰 na klat臋” w perspektywie dnia


DZIA艁ANIE
w trybie- codziennie

Jak widzisz, dzia艂anie obok analizy to dwa zbiory czynno艣ci, kt贸re s膮 – zgodnie z moim systemem – moim “obowi膮zkiem” codziennym. Ka偶dy dzie艅 zatem rozpoczyna si臋 od pierwszego przesiania rzeczy, kt贸re trafi艂y do inbox鈥檃, wst臋pnego uporz膮dkowania ich (przydzielenie do odpowiedniej kategorii).

W zakres codziennych dzia艂a艅 wchodzi zatem:

a) analiza zada艅 nie wykonanych poprzedniego dnia i ich ponowne zaplanowanie (by膰 mo偶e wci膮gni臋cie ich na dzisiejsz膮 list臋 zada艅)

To nic strasznego. Je艣li danego dnia zastajesz jakie艣 sprawy nie wykonane dzie艅 wcze艣niej, na kt贸ry by艂y zaplanowane, nie dramatyzuj i nie prowad藕 my艣li w kierunku “nie da艂em rady”, “system jest z艂y, bo nie prowadzi艂 mnie do efektywnego zako艅czenia checklisty zada艅“. To ca艂kowicie normalne, a nawet powiedzia艂bym, 偶e prawid艂owe. Dlaczego, bo planuj膮c swoje zadania z lekk膮 g贸rk膮, wiesz, 偶e to co danego dnia zrobi艂e艣/a艣 to by艂 tw贸j “max” na ten dzie艅. Gdyby zako艅czy膰 dzie艅 z odhaczeniem ca艂ej listy zada艅 i pozosta艂ym zapasem czasu, mo偶na by mie膰 wnioski zgo艂a odwrotne.

b) wykonywanie zada艅 z globalnej listy zada艅

  • zada艅 przypisanych wcze艣niej do dnia dzisiejszego jako daty ich wykonania
  • zada艅, kt贸re wybior臋 dzi艣 z globalnej listy zada艅 uwzgl臋dniaj膮c moje “moce przerobowe”

To bardzo wa偶ny moment ca艂o艣ci systemu. Od tego bowiem momentu moim sterem i 偶eglarzem jest moja dzienna lista zada艅, kt贸r膮 utworzy艂em. Moim dniem pracy nie b臋d膮 zatem rz膮dzi膰 zewn臋trzne okoliczno艣ci jak pro艣by koleg贸w, wrzutki od szefa, czy niestandardowe pro艣by klient贸w. Wiem, 偶e mam sw贸j dzie艅 zaplanowany i zanim cokolwiek przyjm臋 do wykonania w tym dniu przepuszcz臋 przez filtr mojej dziennej listy zada艅. Ja panuje nad swoj膮 prac膮 i tym samym nie pozwalam nad ni膮 panowa膰 komu艣/czemu艣 innemu. Sprytne prawda ;).



  • Wa偶ne 鉂楋笍

    Na tym etapie osi膮gam g艂贸wny cel i oczekiwanie wobec mojego systemu zarz膮dzania zadaniami:

    Wszystko sprowadzi艂em do poziomu pojedynczych zada艅, kt贸re sukcesywnie wykonuje. Takie dzia艂ania powoduj膮 moje zbli偶anie si臋 krok po kroku do realizacji wielu projekt贸w r贸wnocze艣nie. To jest w艂a艣nie produktywno艣膰 ?


    PRZEGL膭D
    w trybie- minimum raz w tygodniu

    Napisa艂em w nag艂贸wku, 偶e przegl膮du nale偶y dokonywa膰 minimum raz na tydzie艅. To prawda. Ja jednak mam nast臋puj膮ca zasad臋 w tym zakresie (wspomnian膮 ju偶 z reszt膮 wy偶ej w opisie tej sfery systemu):

    鈥濪okonuj przegl膮du tak cz臋sto, na ile to konieczne by艣 wyrzuci艂 to z g艂owy鈥. “To鈥 – czyli my艣lenie o tym ile mam spraw, ja du偶o ich jest, co mam do zrobienia, itp.

    Przegl膮d zatem to nic innego jak przejrzenie od g贸ry do do艂u wszystkich list projekt贸w i zada艅 (oraz innych sfer, kt贸re s膮 cz臋艣ci膮 mojego systemu, ale celowo nie zosta艂y jeszcze opisane w tym wpisie).

    Podczas przegl膮du niemal zawsze dokonuje przy okazji jaki艣 uzupe艂nie艅 (rozpisuje dodatkowe zadania przypisane do projekt贸w lub przypisuje daty wykonania poszczeg贸lnych zada艅 na najbli偶sze dni).

Opisane tu workflow poruszania si臋 po sferach systemu w celu codziennej organizacji swojej pracy i realizacji zada艅 to system tak u艂o偶ony, by po pewnym czasie korzystania z niego we wspomnianych cyklach coraz bardziej si臋 automatyzowa艂. Kiedy wypracujesz sobie kilka kluczowych nawyk贸w (regularne wrzucanie spraw do inbox鈥檃, codzienne analizy, efektywne tworzenie list zada艅 dnia do wykonania, inne) b臋dziesz funkcjonowa艂/a w coraz wi臋kszym stopniu na autopilocie. Dobrze zaprojektowany system to taki, kt贸ry nie wymaga bowiem od ciebie wi臋kszej pracy umys艂owej ni偶 to konieczne w przerwach miedzy tymi chwilami, w kt贸rych wykonujesz swoje zadania czy pracujesz kreatywnie. Tw贸j umys艂 ma by膰 obci膮偶ony bowiem tylko wtedy, kiedy wykonujesz swoj膮 prac臋 a nie ponad to w tak zwanym 鈥瀖i臋dzyczasie鈥.

Musimy sobie u艣wiadomi膰 fakt, i偶 nasz umys艂 – jakby to dziwnie nie brzmia艂o-nie ma w艂asnego umys艂u. Gdyby go mia艂, przypomina艂 by nam o zakupie 偶ar贸wki do lampy, kiedy przeje偶d偶amy obok sklepu elektrycznego a nie chwil臋 po nieudanej pr贸bie w艂膮czenia 艣wiat艂a lampy z przepalon膮 偶ar贸wk膮. Gdyby nasz umys艂 mia艂 sw贸j umys艂 odpu艣ci艂 by zapewne ci膮g艂e przypominanie nam o niewykonanych zadaniach w momentach kiedy nawet nie mamy mo偶liwo艣ci ich wykonywania.

Kluczem jest zatem to, aby te luki uzupe艂ni膰 efektywnym systemem zaplanowanym przez nas samych, do kt贸rego mamy na tyle du偶e zaufanie, by nie zape艂nia膰 zb臋dnie swojej pami臋ci RAM.

Powodzenia !

馃挕Uwagi ko艅cowe

  1. Ten wpis to wst臋p do tematyki zarz膮dzania projektami (zarz膮dzanie zadaniami). Nie wyczerpuje on tematu, a jest jedynie wprowadzeniem do tego, by艣 m贸g艂/mog艂a rozpocz膮膰 organizacje swoich zada艅 w oparciu o metodologi臋 GTD. W kolejnych wpisach tego cyklu b臋d臋 dodawa艂 kolejne 鈥瀔locki鈥 pozwalaj膮ce na doskonalenie systemu. W pierwszej kolejno艣ci opisz臋 kwestie 鈥瀔ontekst贸w鈥, kt贸ry to dla niekt贸rych os贸b mo偶e by膰 prawdziwym wyzwalaczem zwi臋kszenia swojej produktywno艣ci. Moim zdaniem warto ten element do艂膮czy膰 do swojego systemu w drugim kroku.
  2. Celowo w tym tek艣cie nie ma mowy o konkretnych aplikacjach wspieraj膮cych zarz膮dzanie zadaniami. Gdybym zacz膮艂 omawianie tego tematu przez pryzmat konkretnej aplikacji, zasady GTD mog艂y by nie zosta膰 w pe艂ni zrozumiane. Na omawianie aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach. Najpierw teoria, potem praktyka 馃槑.
  3. Kiedy mowa jest o inbox, zasada jest jedna – niech ich b臋dzie jak najmniej. Jednak za r贸wnoleg艂y inbox mo偶esz – obok odpowiedniej aplikacji – uzna膰 np. skrzynk臋 odbiorcz膮 e-mail czy fizyczne pude艂ko/segregator na biurku, do kt贸rego wrzucasz notatki, ulotki czy inne sprawy maj膮ce form臋 fizyczn膮. Ja osobi艣cie mam tylko jeden inbox (jako funkcja aplikacji do zarz膮dzania zadaniami), do kt贸rego wrzucam wszystkie sprawy. Je艣li chodzi o e-mail鈥檈 trafiaj膮 tam oczywi艣cie tylko te, z kt贸rych tre艣ci wynika jakie艣 zadanie dla mnie.
  4. Nieod艂膮czn膮 cz臋艣ci膮 systemu zarz膮dzania zadaniami jest 鈥瀖agazyn鈥 do przechowywania tre艣ci i plik贸w pomocniczych. Ka偶dy projekt czy zadanie wymaga膰 mo偶e korzystania z takich materia艂贸w. Mnie do tego s艂u偶y g艂贸wnie Evernote, czasem dysk chmurowy – Dropbox.
  5. Kluczowe w ca艂ej koncepcji korzystania z opisanego systemu jest czynnik zaufania do niego. Tak d艂ugo jak nie nabierzesz odpowiednich nawyk贸w post臋powania, kt贸re to ca艂kowicie zaw艂adn膮 twoj膮 codzienno艣ci膮 i pozwol膮 oprze膰 twoj膮 prac臋 ca艂kowicie o niego, tak d艂ugo nie uwolnisz swojego umys艂u od obci膮偶enia zwi膮zanego z przechowywaniem spraw z 鈥瀟y艂u g艂owy鈥 , a koniec dnia pracy nie b臋dzie si臋 wi膮za艂 z mentalnym 鈥瀘dwieszeniem czapki na ko艂ek” po zako艅czonej zmianie.

Grzegorz Jaszkiewicz

  1. GTD, Getting Things Done, dos艂. doprowadzanie roboty do ko艅ca 鈥 popularna metoda organizacji zaj臋膰, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarz膮dzaniu listami zada艅 i projekt贸w.
  2. w ksi膮偶ce 鈥濭etting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywno艣ci鈥
Komentarze Facebook

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s膮 oznaczone *


Tags:

Hey 馃檵 dzi臋kuj臋 za odwiedziny mojego bloga…

Chcia艂bym Ci powiedzie膰, 偶e poza pasj膮 na temat produktywno艣ci, zajmuj臋 si臋 r贸wnie偶 produkcj膮 video dla firm. 

kliknij w logo by odwiedzi膰 stron臋 ;)

Odwied藕 moj膮 stron臋 je艣li jeste艣 ciekawy jak Twoja firma mo偶e przyspieszy膰 馃殌 poprzez dzia艂ania marketingowe w oparciu o video.聽