Zarządzanie zadaniami – wprowadzenie

Ten wpis rozpoczyna cykl tekstów wprowadzających w zagadnienie zarządzania projektami oraz zadaniami. Mam wrażenie, że tak jak pojęcie „zarządzanie zadaniami” jest znane, tak w równym stopniu nie zgłębione. Każdy bowiem wie, że projektami jakoś zarządzać trzeba, jednak nie każdy wie, jak to robić i dlaczego w ten a nie inny sposób i w ogóle po co to robić. Osoby bardziej świadome mają już za sobą korzystanie z różnego typu narzędzi – zwykle aplikacji – które to mają być drogowskazem, jak efektywnie prowadzić swoje zadania ku efektywnej realizacji. Większość osób, które znam (ja również mam ten etap za sobą) po pierwszych próbach korzystania z takowych narzędzi rezygnują lub poprzestają na korzystaniu z nich jak z aplikacji typu „przypomnienia” lub jak z kalendarza nie wykorzystując w pełni ich potencjału. Dlaczego tak jest? Powodem jest nieznajomość założeń teoretycznych do tematyki zarządzania projektami. A to właśnie ta wiedza ma do tego zachęcić i dać odpowiedź na pytanie – czy warto?

Zacznijmy więc w poniższym tekście od tej części wprowadzającej, a w kolejnych wpisach- już ze znajomością podstaw – zapoznam cię z przykładami konkretnych narzędzi wspierających cię w „doprowadzaniu rzeczy do końca” . W kolejnych wpisach będę też rozwijał i poszerzał tę tematykę, tak byś mógł/mogła doskonalić swój system dokładając do niego kolejne elementy.

Ważne❗️

Zachęcam cię do zatrzymania się na tej części wpisu – i przed kontynuacją jego czytania – zapoznania się z innym wpisem na tym blogu – ”Zabójcy produktywności – kalendarz”. To dobry wstęp do rozważań na tematy poruszane w niniejszym wpisie. Obala on bowiem kilka mitów i błędnych założeń w sferze zarządzania projektami, przed którymi stoi dziś każda osoba aktywna zawodowo. Pamiętaj jednak aby po jego przeczytaniu tu powrócić ;).

Zarządzanie zadaniami – dlaczego wypracowanie swojego systemu  jest ważne

Dziś praca wygląda inaczej

Do dnia dzisiejszego styl wykonywanej przez nas pracy w ogromnym zakresie uległ zasadniczym zmianom. Świat w obliczu gospodarki coraz bardziej opartej o wiedzę zmienił się szybciej niż nasze umysły zdołały się do tego ewolucyjnie przystosować. Zasadnicza zmiana polega na tym, że kiedyś przeważała praca mechaniczna typu „Mateusz wajchę przełóż” a dziś niemal wszystko jest …„projektem”. Zasadnicza zmiana polega na tym, że kiedyś do pracy nie trzeba było się przygotowywać, planować jej. Dziś bez planowania nie ma szans na efektywne doprowadzanie spraw do końca, kiedy prowadzimy tych spraw (zleceń, projektów, etc.) kilka lub kilkanaście równolegle. Dobrze opracowany system planowania i pracy powinien pozwalać tobie na prowadzenie wielu projektów jednocześnie w komforcie zbliżonym do prowadzenia tylko jednego projektu.

Konkurencja

Dziś jesteśmy zmuszeni konkurować nie tylko z konkurencyjnymi ofertami produktów i usług innych firm. Funkcjonujemy również w obliczu konkurencji wewnętrznej wśród swoich współpracowników. Nasza efektywność i wydajność podlega stałej ocenie. Dzisiejszy świat pracy oczekuje od nas ciągłej kreatywności w zwiększaniu efektywności swojej pracy oraz dbałości o stałe podnoszenie jakości usług, produktów i pracy, która je wytwarza. Konieczność pamiętania o zbyt wielu sprawach zabija naturalną kreatywność umysły spalając zasoby energii i czasu na ogarnięcie tego wszystkiego oraz na przechowywaniu zbyt wielu szczegółów „z tyłu głowy”. Każdy powinien więc stworzyć sobie taki system zarządzania sobą (tak! zarządzać możesz sobą, bo czasem się nie da), który uwolni tę kreatywność i pomoże dostosować się do dzisiejszej rzeczywistości walki o najwyższą efektywność i jakość.

Rozpraszacze

W dobie dzisiejszej konkurencji, w obliczu funkcjonowania w jeszcze mocno nie dojrzałych kulturach organizacyjnych dzisiejszych pracodawców oraz z ciągłym pośpiechem na plecach i natłokiem wszechobecnych informacji, codzienna praca przypomina chodzenie po linie będąc jednocześnie kopanym po kostkach. Chodzenie po linie symbolizuje tu niezbędną do efektywnego wykonywania zadań koncentrację, a wspomniane okoliczności oznaczają tu wszechobecność klasycznych rozpraszaczy. Konieczne są zatem takie metody organizowania swojej pracy, by wpływ tych czynników w możliwie największym stopniu zniwelować. Jeżeli ty nie zapanujesz nad swoją pracą – ktoś nad nią zapanuje za ciebie!

Jakie mam cele i oczekiwania wobec mojego systemu – czyli dobre zarządzanie zadaniami

Cel pierwszy- zwolnienie pamięci RAM w mojej głowie

Jak wiemy, pamięć RAM komputera to pamięć operacyjna, która służy tymczasowemu przechowywaniu bieżących informacji, które są lub mogą być potrzebne w najbliższym czasie. Powinny więc być „pod ręką” i szybko dostępne. Ten typ pamięci ma ograniczoną pojemność, a ten fakt ma to do siebie, że łatwo o sytuację, w którym owa pamięć się zapełni (to jakie ma to skutki w działaniu komputera chyba nie muszę tobie tutaj opisywać).

Ponieważ tego rodzaju pamięć jest niezbędna do wykonywania bieżących operacji, prosty wniosek jest taki, że jej zapełnienie skutkuje zablokowaniem możliwości bieżącej pracy niemal całego systemu (pozdrawiam przy tej okazji użytkowników Windows’a). Dokładnie tak samo jest z naszym umysłem – tu niewiele różnimy się od naszych komputerów. Skutki są podobne. W idealnej sytuacji dążyć powinnismy zatem nie tylko do nie przepełniania zasobów naszej pamięci operacyjnej „RAM” – powinniśmy dążyć do jej całkowitego opróżnienia i używać jej tylko w momencie – kiedy coś tworzymy. Dobrze zaprojektowany system zarządzania sobą i swoimi zadaniami może to tobie zapewnić. Mi zapewnia i bardzo sobie to chwalę.

Cel drugi- prowadzenie za rękę

Aby utworzony przez ciebie system był tak dobrze skonstruowany, by niemal prowadził cię za rękę w codziennej pracy, potrzeba – jak się domyślasz – włożenia w to wcześniej nieco pracy i samodyscypliny. Zdefiniowanie i usystematyzowanie wszystkich części (sfer) takiego systemu oraz wypracowanie w sobie odpowiednich nawyków i odruchów owocuje jednak dokładnie takim efektem. Zatem dobry system zarządzania zadaniami to taki, który nie wymaga od ciebie zastanawiania się nad kolejnymi krokami czy też podejmowania większej ilości decyzji niż jest to potrzebne. Jego struktura w połączeniu z wyrobionymi nawykami musi to tobie zapewnić, w innym przypadku można uznać, że system nie jest jeszcze doskonały.

Cel trzeci – wykonywanie zadań, nie projektów

To kluczowa mentalna praca do wykonania z samym sobą – bardzo ważna do sprawnego wdrożenia systemu zarządzania zadaniami. Tworząc swój system musisz wyperswadować samemu/ej sobie z głowy przekonanie, że wykonujesz projekty. Ich nie da się wykonywać. Projekt to nic innego jak pewien zbiór określonych przez ciebie rezultatów i oczekiwań z nimi związanych. Wykonywać natomiast można zadania, które to są składową owych projektów. Zadania są pojedynczymi krokami do osiągnięcia tych celów. Analogicznie do powyższego – nie planujesz wykonania projektu – planujesz wykonanie zadań, które składają się w sumie na osiągnięcie celu jakim jest zakończenie projektu.

Cała filozofia organizacji swojego systemu zatem to stworzenie systemu, który wszystko sprowadza do pojedynczych zadań.

Getting Things Done (GTD) – sztuka bezstresowej efektywności

Człowiekiem, który zdefiniował najbardziej znane założenia do efektywnej produktywności GTD ¹jest David Allen, który wyczerpująco opisał ² od strony teoretycznej i praktycznej autorską metodologię „doprowadzania rzeczy do końca”. Większość narzędzi – aplikacji, które obejmują tę tematykę zbudowane są właśnie wg założeń Allena.

To co ten guru produktywności opisał w swojej książce w 2001 r. dziś jest trochę archaiczne i przez to mniej przystępne dla odbiorcy. Pierwszym tego powodem jest fakt, że opisywał swą metodologię w sposób skrajnie analogowy. Dla przykładu – autor potrafi na dwóch stronach swojej książki opisywać jaką szafę do przechowywania „dokumentów referencyjnych” powinieneś/aś zakupić oraz jakiej firmy metkownicę poleca, by sprawnie organizować swoją pracę. Sugeruje też kupno kilkudziesięciu teczek i segregatorów. Rzeczywistość dziś jest taka, że za szafę służy mi Evernote (zapraszam do wpisu „Evernote – kombajn do notatek”), a za metkownice – znaczniki (inaczej – tagi). Segregatorów nie mam wcale. Kolejnym utrudnieniem jest zbyt duże rozwleczenie tematu, co może powodować „złożenie broni” czytelnika po dotrwaniu do 1/4 książki. Powyższe jednak nie zmienia faktu, iż przyjęte założenia są w większość opisem doskonałego systemu zarządzania zadaniami oraz osobistą efektywnością. Opiszę ci w niniejszym wpisie te elementy GTD, które są kluczowe w moim systemie organizacji projektów uzupełniając je o swoje doświadczenia i modyfikacje.

To co znajdziesz zatem poniżej to mój system panowania nad moimi zadaniami i celami oraz moje rozumienie i zastosowanie metodologii GTD. Jeśli chcesz poznać metodologie Davida Allena w całości, bez żadnych pominięć i modyfikacji – odsyłam do książki autora.

Zobacz odcinek na moim kanale YouTube

Sfery – zarządzanie zadaniami 

Abyś nie zgubił/a się w niniejszym wywodzie, zaznaczę w tym miejscu wyraźnie, że poniższy opis wspomnianych sfer nie zawiera jeszcze specyfiki i sposobu postępowania z nimi w uporządkowanej kolejności. O tym – dla porządku- będzie kolejny podrozdział tego wpisu. W tym miejscu przytaczam jedynie opis samych sfer-składowych systemu i opis ich przeznaczenia.

I. INBOX

Kiedy wyżej opisywałem moje oczekiwania wobec dobrego systemu zarządzania zadaniami, na pierwszym miejscu wymieniłem „zwolnienie pamięci RAM mojego umysłu”. INBOX ma w tej kwestii absolutnie kluczową rolę. Mówiąc najbardziej obrazowo – do twojego inboxa ma trafiać każda (słownie- KAŻDA!) rzecz do wykonania. Ma trafić do niego szybciej niż zdążysz pomyśleć cokolwiek o tym jak, kiedy, czy w ogóle, z kim i dlaczego tą sprawę należy załatwić/wykonać. Nie żartuje – najszybciej jak się da.

Inbox to zatem twoja „wrzutnia” wszystkich spraw do załatwienia (a jak się dowiesz w dalszej części tekstu – niektóre sprawy trafią tu tylko po to, by później trafiły do kosza).

Mowa tu o wszelkiego typu sprawach, zadaniach, projektach etc. Od tak prostych jak „przeczytać maila od Ani”, przez „zrobić zakupy”, po „rozbudowanie działu sprzedaży o 5 kolejnych oddziałów”. Nie zastanawiasz się nad ważnością i skalą danej sprawy – bezlitośnie wrzucasz do inboxa. Z czasem to będzie twój naturalny odruch.

O co w tym chodzi? Sprawa jest dosyć prosta. Nasz umysł jest tak skonstruowany, że wszystko co mamy do zrobienia przechowywane „z tyłu głowy” (czy jak wolisz – w pamięci) niezwykle obciąża nasz umysł, a tym samym obniża naszą kreatywność i wolność umysłu. Umysł jest święcie przekonany, że to co powinien z tym zrobić to stale alarmować cię o tym, że ta sprawa jest niewykonana. To bardzo męczące. To to uczucie, które towarzyszyło ci zapewne w chwilach, które nazywałeś/aś „mam bardzo dużo na głowie”. Jeśli jeszcze cię nie przekonałem – zastanów się jakie życie byłoby piękne, jakby nie trzeba było pamiętać o niczym, a przy tym nie tylko zachować poziom swojej efektywności, ale i ją przy tym zwiększać. Brzmi interesująco? Czytaj dalej.

Obrazowo można spojrzeć na tę część systemu zarządzania zadaniami jaką jest inbox, jak na skrzynkę, do której wrzucamy karteczki ze spisanymi zadaniami, projektami i celami. Jeśli czytałeś/aś już inne wpisy na tym blogu, możesz się domyśleć, że dla mnie inbox to konkretna funkcja aplikacji wspierającej zarządzanie zadaniami (na opis odpowiednich aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach).

Kończąc wstępny opis tej części systemu, nakreślę ci na przykładach, do jakich nawyków w codziennym funkcjonowaniu sprowadza się moje postępowanie z inboxem:

• otrzymałem maila, który wiąże się z koniecznością mojego jakiegokolwiek ustosunkowania się do jego treści (np. ktoś prosi mnie o wyrażenie mojej opinii nt. swojej propozycji ulotki reklamowej) wrzucam do inbox (robię to poprzez forward maila do mojego inboxa w aplikacji do zarządzania zadaniami)
• podczas rozmowy telefonicznej użyłem wobec mojego rozmówcy jedno z czasowników-obietnic: „ok, dam ci znać jutro”, „w porządku, spojrzę na to w środę” , „tak, zadzwonie do ciebie jak zapoznam się z mailem”, itd.  odrazu wpisuje to hasłowo do inboxa (tak, też do aplikacji)
• jestem na zebraniu, na którym zobowiązuje się wykonać określone zadania zlecone przez moich przełożonych lub kolegów wszystko – bez żadnej kategoryzacji i nawet chwili zastanowienia się nad sposobem wykonania owych zadań czy celów – wrzucam do inboxa z poziomu otwartej aplikacji

Czy domyślasz się jaki jest tego pozytywny efekt? Mega komfortowe poczucie ulgi. Nie muszę pamiętać – (bo) wrzuciłem do inboxa. Nie spinam się podczas powrotu z zebrania „jak to zrobie”, ” czy zdążę”, „nie wiem czy to ma sens”. Wiem, że nie musze teraz się nad tym głowić, bo …czeka to na mnie w inboxie. Przyjdzie moment w całym systemie na analizę tego, co tam zamieściłem, ale to inna część samego systemu (i wpisu, który czytasz). Stay tuned.

II. ANALIZA

To określony w systemie moment na pierwszą analizę tego co znalazło się w inboxie. Do tego momentu nie było w żadnym stopniu twoim zadaniem analizowanie i rozpatrywanie wrzucanych do inboxa spraw. Ta część systemu, którą jest analiza, to czas właśnie na to.

Analizując wszystko co znalazło się w inboxie wymaga w pierwszym kroku jednej podstawowej decyzji. Chodzi tu o wybór jednej z dwóch odpowiedzi (TAK lub NIE) na pytanie: Czy coś z tym trzeba zrobić ? Takiej odpowiedzi musisz udzielić w odniesieniu do każdej ze spraw, które znalazły się w inboxie. Udzielone odpowiedzi skutkują dalszymi działaniami, o których przeczytasz przy opisie postępowania z wszystkimi „strefami” systemu.

Dodam, że nie ma nic złego (wręcz jest to w pełni prawidłowe), że do inboxa wrzucamy również rzeczy, które potem przy pierwszej analizie podlegają usunięciu i decyzji, że nic z tym nie robimy. Dlaczego? Gdybyśmy o tym decydowali wcześniej, złamalibyśmy zasadę nie zaprzątania swojego umysłu zbędnymi decyzjami w nieodpowiednim momencie (np. podczas zebrania, czy przerywając wykonywanie innej czynności, kiedy to otrzymaliśmy jakąś „wrzutkę” ze „świata zewnętrznego”).

Pamiętaj – analiza nie musi oznaczać wykonania jakichkolwiek zadań z listy. Ten etap jest tylko swego rodzaju „pierwszym sitem”, początkiem porządkowania swoich spraw.

III. PORZĄDKOWANIE

To etap, który jest kontynuacją ANALIZY. Na jej etapie określam jedynie czy coś wymaga działań czy też nie. Jeśli na poziomie analizy udzieliłem odpowiedzi NIE (na pytanie – „Czy coś z tym trzeba zrobić?”) żywot tej sprawy kończy się na etapie analizy. Jeśli natomiast udzielam odpowiedzi TAK na to samo pytanie – czas na (przy)porządkowanie tychże spraw do odpowiednich kategorii – zadań lub projektów.

Lista projektów

Do tej kategorii trafiają większe i mniejsze projekty. Aby szło to sprawnie należy sobie na wstępie odpowiedzieć na pytanie, czym projekt sam w sobie jest? Czym różni się od zadania?

Bardzo odpowiada mi rozumienie tego pojęcia zdefiniowane przez wspomnianego Davida Allena. Twierdzi on, że projektem jest każdy pożądany rezultat, do którego osiągnięcia wymagane jest wykonanie więcej niż jednego działania. To może brzmieć początkowo dziwnie i kłócić się z twoim dotychczasowym postrzeganiem tego nadętego pojęcia. Projekt, to przecież musi być coś dużego, skomplikowanego, zwykle wymagającego jakiejś kolaboracji z innymi osobami. Ujęcie tego jednak w tak uproszczoną definicje ma wg mnie znaczące zalety. Po pierwsze – zmienia perspektywę myślenie o swoich zadaniach. Od kiedy uznamy daną sprawę za projekt wiemy (tak działa opisywany system), że teraz czas na rozpisanie projektu na poszczególne zadania, które to mają prowadzić do jego realizacji. Gdyby projekt, który wymaga wykonania choćby tylko dwóch czy trzech zadań pozostał w naszym systemie skategoryzowany jako zadanie (a nie projekt), wtedy niebezpiecznie może zalegać w systemie jako zadanie niewykonane dłużej niż to konieczne. Jest tak dlatego, że łatwiej jest nam się zabrać za pojedyncze zadanie, którego wykonanie ma swój początek i koniec niż za złożone zadanie, które wiemy, że wykonanie jego nie będzie takie „hop siup” ze względu na jego złożoność. To clue opisywanego systemu – rozróżniaj projekt od zadania. Projekty rozbijaj na zadania.

Część spraw, które trafiły do inboxa zostają więc skategoryzowane jako projekt i trafiają na listę projektów (pożądanych rezultatów). W dalszym etapie zostaną rozpisane na pojedyncze zadania, które to mają prowadzić do osiągnięcia tych że rezultatów (przykład projektu rozpisanego na zadania znajdziesz we wpisie „Zabójca produktywności-kalendarz”.

Lista zadań

Z powyższych rozważań zrodziła nam się jednocześnie definicja zadania w naszym systemie. Zadaniem jest więc pojedyncze działanie, które to może być odrębną sprawą do załatwienia samą w sobie lub może być składową projektu, na którego wykonanie składa się zbiór pojedynczych zadań właśnie. Zbiór wszystkich zadań i tych samodzielnych i tych powiązanych z poszczególnymi projektami tworzy globalną listę zadań.

Zobacz odcinek na moim kanale YouTube

IV. PRZEGLĄD

Poza inboxem, który określiłem jako kluczowy element systemu, przegląd to równie istotna sfera, która determinuje sukces lub porażkę zarządzania projektami i zadaniami. Sam fakt że coś uporządkowałem i umieściłem w odpowiednich kategoriach nie spowoduje, że ów zadania zostaną wykonane. Niezbędne jest regularne przeglądanie wszystkich swoich list i miejsc zawartych w systemie. Regularny przegląd ma wg mnie dwie kluczowe role do odegrania w całym systemie:

Rola pierwsza

Przegląd jest niezbędny do planowania swojej pracy w najbliższej perspektywie. Przeglądając bowiem listę zadań, decydujesz, które i kiedy wykonasz. Po efektywnym uporządkowaniu swoich spraw i celów, ich prokategoryzowaniu i podziale na projekty i zadania, przychodzi czas na planowanie wykonywania poszczególnych zadań. Jeśli poszczególnych zadań z jakiś względów nie będziesz wykonywać w najbliższym czasie, zostawiasz je tam gdzie są. Jeśli jednak decydujesz o ich wykonaniu w najbliższym czasie (np. znajdą się na twojej liście zadań na dziś), zaplanuj w czasie ich wykonanie uwzględniając ile czasu na ich wykonanie potrzebujesz.

Rola druga

Wyrzucanie spraw z umysłu. Masz wrażenie, że „to już było” ? Tak, opisywałem już w opisie inboxa kluczową rolę tego czynnika, który nazwałem „opróżnieniem pamięci RAM mózgu”. Przypomnę, że ma to kluczowe znaczenie dla uwolnienia kreatywności naszego umysłu, ponieważ nasz mózg jest tak skonstruowany, że stara się pamiętać o wszystkim i stale zamęcza nas starając się przypominać o tym wszystkim. To w następstwie bardzo obciąża nasze głowy.

Okazuje się, że ten dyskomfort – jakkolwiek wyeliminowany na etapie wrzucania spraw do inboxa – potrafi powracać mimo prawidłowego uporządkowania swoich spraw w określonych kategoriach. Zakładam, że mechanizm jest taki, że podświadomie wiemy, że mamy dużo aktywnych zadań (choćby stąd, że sami je regularnie porządkujemy) i to powoduje wewnętrzny niepokój pod tytułem „ehh, mam tyle do zrobienia” , „czy dam rade ze wszystkim”.

Kiedy ów stan ustępuje- właśnie po kolejnym przeglądzie listy swoich spraw i ich ciągłym porządkowaniu. Chcesz przykładu, który to potwierdza? Kiedy czujesz największą ulgę i wewnętrzny spokój w kontekście swoich zadań do wykonania? Czy nie jest to okres przed urlopem? Dlaczego – bo w tym właśnie okresie, aby mieć spokojny urlop, wyjątkowo pieczołowicie przeglądasz sprawy nie zamknięte, zamykasz niedokończone sprawy, „ważysz” co jest ważne i trzeba wykonać przed urlopem, a co może poczekać bez negatywnych konsekwencji, tworzysz listy zadań na „po urlopie”. Nadrzędny cel pt.”udany urlop bez myślenia o pracy” potrafi czynić cuda samoorganizacji .

Podsumujmy to złotą zasadą:

Przeglądaj swoje listy zadań i projektów tak często, jak to konieczne, aby wyrzucić je ze swojego umysłu.

V. KALENDARZ

Jeśli nie masz jeszcze za sobą lektury wpisu „Zabójca produktywności-kalendarz” nadrób to koniecznie. Lepiej zrozumiesz rolę kalendarza w całym systemie. Tu wspomnę o najważniejszej (a może jedynej) roli kalendarza w całym systemie: do kalendarza wpisuję tylko i wyłącznie rzeczy, które muszą być wykonane w tym a nie innym dniu i nie można ich wykonać z jakiś względów w innym terminie. W moim systemie są to dwa typy spraw:

• umówione spotkania – ze względów oczywistych – mają swoją przypisaną konkretną datę i miejsce
• zadania, które podczas planowania swojego dnia pracy przypisałem na ten właśnie dzień tworząc tym samym listę zadań dnia (nie korzystam w tym przypadku stricte z aplikacji kalendarza a z funkcji aplikacji do zarządzania zadaniami, która sprowadza się do przypisania określonym zadaniom daty ich wykonania)

Uwaga❗️

Dobry system zarządzania projektami może mieć (nawet powinien) nieco więcej sfer czy kategorii. Na pewno takim aspektem są choćby „KONTEKSTY” (ang. contexts), które wprowadzają do systemu aspekt najbardziej odpowiedniego momentu i miejsca wykonywania poszczególnych zadań jako nieodłącznego elementu filozofii GTD. Świadomie nie poruszam jednak na tym etapie tego zagadnienia, aby powrócić do niego w kolejnych wpisach. Uważam, że w tekście wprowadzającym w tematykę zarządzania osobistą efektywnością nie ma co rozwijać tematu nadmiernie, tak byś mógł/mogła poukładać sobie to wszystko w głowie w uporządkowanych kolejnych krokach. Ważne jest bowiem, by wiedzę w tym temacie budować stopniowo tak, by się do tej metodologii nie zrazić. Teraz poznaj podstawowe założenia, a jeśli zdecydujesz się na wdrożenie w życie omawianego systemu, możesz go w przyszłości doskonalić (mam nadzieje, że czytając moje kolejne wpisy do tego cyklu).

 JAK KORZYSTAM Z SYSTEMU

INBOX
w trybie- na bieżąco

Każda sprawa do załatwienia jest wrzucana przeze mnie jak najszybciej do inbox’a. Zdarza mi się wcześniej wstępnie zapoznać z daną sprawą (zadaniem, mailem, projektem, itp.) chwilę przed jej przesunięciem, jednak możliwie szybko staram się umieścić je w swoim inbox’ie.

Podstawowa korzyść jest taka, że nie obciążam swojego umysłu zastanawianiem się nad tym czy, jak i kiedy wykonać owe zadania. Na tym etapie po prostu wrzucam sprawy do inbox-a i … zapominam. Na analizę tych rzeczy przyjdzie czas poźniej na etapie analizy i porządkowania. Teraz muszę czuć jedynie wewnętrzny spokój, że „coś z tym zrobiłem”. Pamięć RAM opróżniona

ANALIZA
w trybie- codziennie

Na tym etapie moim głównym zadaniem jest odpowiedzieć TAK lub NIE na pytanie „Czy coś z tym należy zrobić?”– w odniesieniu do każdej ze spraw znajdujących się w inbox’ie. Wybór jednej z odpowiedzi determinuje kolejne działania:

NIE -jeśli taka jest odpowiedź, podejmuję jedno z poniższych działań:
a) przenoszę do kosza

Przykład:
wrzuciłem do inboxa pomysł „zakup nowego komputera”, emocje minęły i uznałem, że nie jest to odpowiedni moment ? usuwam.

b) zachowuję w formie notatki lub pliku – jeśli uznam, że może mi się to przydać w przyszłości

Przykład:
zapoznałem się z finalną wersją ulotki przesłanej przez dział marketingu, która powstała na bazie wcześniejszych ustaleń – zachowuję w formie pliku lub w Evernote

TAK – jeśli odpowiedź jest twierdząca – wykonuje jedno z poniższych czynności: 

a) wykonuję natychmiast jeśli nie zajmie mi to więcej niż 2 do 5 minut

b) konwertuję w projekt jeśli osiągnięcie tego celu wiąże się z wykonaniem więcej niż 2 czynności/zadań (projekt to osobna niż zadanie kategoria w aplikacjach, którą cechuje to, że jest nadrzędna wobec zadań – do projektów „przypina się” określone zadania)

Ważne ❗️
Kiedy konwertuje daną sprawę do postaci projektu (umieszczam na liście projektów) muszę od razu dodać do tego projektu pierwsze zadanie, które ma prowadzić do realizacji tego projektu. To bardzo ważny aspekt budowania odpowiednich nawyków.

c) dodaję do listy zadań jeśli dana sprawa nie ma znamion projektu (wiąże się z wykonaniem tylko jednej czynności)

Zauważ, że podpunkty b) i c) sprowadzają się do tego samego – tworzenia globalnej listy zadań. O to chodzi w całym systemie – sprowadzić wszystkie sprawy i cele do pojedynczych zadań.

d) deleguję jeśli za wykonanie tego zadania odpowiedzialna jest/powinna być inna osoba

Pamiętaj, że należy później monitorować postęp ich wykonania. O tym przeczytasz w kolejnych wpisach traktujących o konkretnych aplikacjach do zarzadzania zadaniami.

PORZĄDKOWANIE
w trybie- początek każdego tygodnia 

To etap, w którym następuje planowanie mojej pracy na najbliższy dzień/dni/tydzień. Ponieważ powyższe etapy zapewniły mi już listę projektów i listę zadań, to co powinienem robić podczas tygodniowych przeglądów sprowadza się do:

a) rozpisywania projektów na zadania, czyli uzupełniania listy zadań

b) ustalania list zadań do wykonania w najbliższym czasie – najbliższym dniu a nawet na cały tydzień.

Możesz wpisywać je do kalendarza lub skorzystać z funkcji przypisywania dat wykonania w odpowiedniej aplikacji do zarządzania zadaniami (tak robię ja).

Ważne❗️
Tworząc dzienne listy zadań do wykonania, pamiętaj aby uwzględnić niezbędny czas na zadania niespodziewane i „bieżączke” (rutynowe działania, których wymaga charakter twojej pracy). Z czasem wypracujesz sobie pogląd, ile zadań możesz „przyjąć na klatę” w perspektywie dnia

DZIAŁANIE
w trybie- codziennie

Jak widzisz, działanie obok analizy to dwa zbiory czynności, które są – zgodnie z moim systemem – moim „obowiązkiem” codziennym. Każdy dzień zatem rozpoczyna się od pierwszego przesiania rzeczy, które trafiły do inbox’a, wstępnego uporządkowania ich (przydzielenie do odpowiedniej kategorii).

W zakres codziennych działań wchodzi zatem:

a) analiza zadań nie wykonanych poprzedniego dnia i ich ponowne zaplanowanie (być może wciągnięcie ich na dzisiejszą listę zadań)

To nic strasznego. Jeśli danego dnia zastajesz jakieś sprawy nie wykonane dzień wcześniej, na który były zaplanowane, nie dramatyzuj i nie prowadź myśli w kierunku „nie dałem rady”, „system jest zły, bo nie prowadził mnie do efektywnego zakończenia checklisty zadań„. To całkowicie normalne, a nawet powiedziałbym, że prawidłowe. Dlaczego, bo planując swoje zadania z lekką górką, wiesz, że to co danego dnia zrobiłeś/aś to był twój „max” na ten dzień. Gdyby zakończyć dzień z odhaczeniem całej listy zadań i pozostałym zapasem czasu, można by mieć wnioski zgoła odwrotne.

b) wykonywanie zadań z globalnej listy zadań

• zadań przypisanych wcześniej do dnia dzisiejszego jako daty ich wykonania
• zadań, które wybiorę dziś z globalnej listy zadań uwzględniając moje „moce przerobowe”

To bardzo ważny moment całości systemu. Od tego bowiem momentu moim sterem i żeglarzem jest moja dzienna lista zadań, którą utworzyłem. Moim dniem pracy nie będą zatem rządzić zewnętrzne okoliczności jak prośby kolegów, wrzutki od szefa, czy niestandardowe prośby klientów. Wiem, że mam swój dzień zaplanowany i zanim cokolwiek przyjmę do wykonania w tym dniu przepuszczę przez filtr mojej dziennej listy zadań. Ja panuje nad swoją pracą i tym samym nie pozwalam nad nią panować komuś/czemuś innemu. Sprytne prawda ;).

• ---

  Ważne ❗️

  Na tym etapie osiągam główny cel i oczekiwanie wobec mojego systemu zarządzania zadaniami:

  Wszystko sprowadziłem do poziomu pojedynczych zadań, które sukcesywnie wykonuje. Takie działania powodują moje zbliżanie się krok po kroku do realizacji wielu projektów równocześnie. To jest właśnie produktywność ?
  

  ---

  PRZEGLĄD
  w trybie- minimum raz w tygodniu

  Napisałem w nagłówku, że przeglądu należy dokonywać minimum raz na tydzień. To prawda. Ja jednak mam następująca zasadę w tym zakresie (wspomnianą już z resztą wyżej w opisie tej sfery systemu):

  „Dokonuj przeglądu tak często, na ile to konieczne byś wyrzucił to z głowy”. „To” – czyli myślenie o tym ile mam spraw, ja dużo ich jest, co mam do zrobienia, itp.

  Przegląd zatem to nic innego jak przejrzenie od góry do dołu wszystkich list projektów i zadań (oraz innych sfer, które są częścią mojego systemu, ale celowo nie zostały jeszcze opisane w tym wpisie).

  Podczas przeglądu niemal zawsze dokonuje przy okazji jakiś uzupełnień (rozpisuje dodatkowe zadania przypisane do projektów lub przypisuje daty wykonania poszczególnych zadań na najbliższe dni).

Opisane tu workflow poruszania się po sferach systemu w celu codziennej organizacji swojej pracy i realizacji zadań to system tak ułożony, by po pewnym czasie korzystania z niego we wspomnianych cyklach coraz bardziej się automatyzował. Kiedy wypracujesz sobie kilka kluczowych nawyków (regularne wrzucanie spraw do inbox’a, codzienne analizy, efektywne tworzenie list zadań dnia do wykonania, inne) będziesz funkcjonował/a w coraz większym stopniu na autopilocie. Dobrze zaprojektowany system to taki, który nie wymaga bowiem od ciebie większej pracy umysłowej niż to konieczne w przerwach miedzy tymi chwilami, w których wykonujesz swoje zadania czy pracujesz kreatywnie. Twój umysł ma być obciążony bowiem tylko wtedy, kiedy wykonujesz swoją pracę a nie ponad to w tak zwanym „międzyczasie”.

Musimy sobie uświadomić fakt, iż nasz umysł – jakby to dziwnie nie brzmiało-nie ma własnego umysłu. Gdyby go miał, przypominał by nam o zakupie żarówki do lampy, kiedy przejeżdżamy obok sklepu elektrycznego a nie chwilę po nieudanej próbie włączenia światła lampy z przepaloną żarówką. Gdyby nasz umysł miał swój umysł odpuścił by zapewne ciągłe przypominanie nam o niewykonanych zadaniach w momentach kiedy nawet nie mamy możliwości ich wykonywania.

Kluczem jest zatem to, aby te luki uzupełnić efektywnym systemem zaplanowanym przez nas samych, do którego mamy na tyle duże zaufanie, by nie zapełniać zbędnie swojej pamięci RAM.

Powodzenia !

💡Uwagi końcowe

1. Ten wpis to wstęp do tematyki zarządzania projektami (zarządzanie zadaniami). Nie wyczerpuje on tematu, a jest jedynie wprowadzeniem do tego, byś mógł/mogła rozpocząć organizacje swoich zadań w oparciu o metodologię GTD. W kolejnych wpisach tego cyklu będę dodawał kolejne „klocki” pozwalające na doskonalenie systemu. W pierwszej kolejności opiszę kwestie „kontekstów”, który to dla niektórych osób może być prawdziwym wyzwalaczem zwiększenia swojej produktywności. Moim zdaniem warto ten element dołączyć do swojego systemu w drugim kroku.
2. Celowo w tym tekście nie ma mowy o konkretnych aplikacjach wspierających zarządzanie zadaniami. Gdybym zaczął omawianie tego tematu przez pryzmat konkretnej aplikacji, zasady GTD mogły by nie zostać w pełni zrozumiane. Na omawianie aplikacji przyjdzie czas w kolejnych wpisach. Najpierw teoria, potem praktyka .
3. Kiedy mowa jest o inbox, zasada jest jedna – niech ich będzie jak najmniej. Jednak za równoległy inbox możesz – obok odpowiedniej aplikacji – uznać np. skrzynkę odbiorczą e-mail czy fizyczne pudełko/segregator na biurku, do którego wrzucasz notatki, ulotki czy inne sprawy mające formę fizyczną. Ja osobiście mam tylko jeden inbox (jako funkcja aplikacji do zarządzania zadaniami), do którego wrzucam wszystkie sprawy. Jeśli chodzi o e-mail’e trafiają tam oczywiście tylko te, z których treści wynika jakieś zadanie dla mnie.
4. Nieodłączną częścią systemu zarządzania zadaniami jest „magazyn” do przechowywania treści i plików pomocniczych. Każdy projekt czy zadanie wymagać może korzystania z takich materiałów. Mnie do tego służy głównie Evernote, czasem dysk chmurowy – Dropbox.
5. Kluczowe w całej koncepcji korzystania z opisanego systemu jest czynnik zaufania do niego. Tak długo jak nie nabierzesz odpowiednich nawyków postępowania, które to całkowicie zawładną twoją codziennością i pozwolą oprzeć twoją pracę całkowicie o niego, tak długo nie uwolnisz swojego umysłu od obciążenia związanego z przechowywaniem spraw z „tyłu głowy” , a koniec dnia pracy nie będzie się wiązał z mentalnym „odwieszeniem czapki na kołek” po zakończonej zmianie.

Grzegorz Jaszkiewicz

1. GTD, Getting Things Done, dosł. doprowadzanie roboty do końca – popularna metoda organizacji zajęć, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. ↩
2. w książce „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” ↩